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PPM
高效的 PMO

8Manage PMO 支持项目组合与项目策略管理,帮助 PMO 管理者高效地管理项目目标,协作,承诺以及在目标导向的多项目环境下最为关键的控制点 —— 投资。


8Manage PMO 包含单个项目管理所需的功能,并且所有单个项目的信息会实时自动地聚合到 PMO 层,确保数据的实时性和准确性,提高管理效率。

管理与政策

PMO 通常需要强制执行某些规则以使跨项目的监控和管理更加有效。8Manage 是规则驱动型系统支持企业按照实际项目环境选择性地设置不同的策略与规则。它提供以下丰富的可按需配置的规则与控制机制,这些规则和控制机制可以根据企业、项目群和项目的层级灵活调整,自由组合。

  • 目标与关键成功因素
  • 范围控制与阶段预测
  • 工时与资源控制
  • 费用分类与控制
  • 审批与接收流程
  • 质量控制
  • 突出问题控制
  • 变更控制
  • 采购控制
  • 净资产预测管理
  • 沟通,预警与上报规则


除了高效的监控与评估机制,8Manage 还提供匿名的现状调查功能获取员工对项目群或项目的真实看法和期望,并收集真实有效的信息帮助项目群或项目更顺利地进行。

项目请求与优先次序

有效地管理项目请求与其优先次序能让多项目或项目群管理更加透明和可预测。8Manage 提供项目请求管理功能帮助提出者与负责委员会进行有效的沟通,调查和评估双方的效益、风险以及影响以更科学合理地确定项目请求的优先次序。

科学合理地确定项目的优先级需要从效益,可用资源以及风险等方面多维度进行评估。8Manage 提供投资关注功能,可视化的泡泡图让管理者全局地查看新项目请求和现有项目的情况,做出准确合适的评估,权衡与优先级。

新项目请求通过审批成为正式项目后,投资关注功能也可帮忙持续监控项目实况,包括计划时间表与实际进展对比分析,计划 ROI 与实际 ROI 对比分析以及风险管理。

多项目结构化协作

团队成员之间的沟通协作能力是项目或项目群管理的关键。8Manage 为项目成员与管理部门提供高效的协作与互动平台,主要功能如下:

  • 职能型的项目与项目群组织架构管理
  • 项目与项目群可交付成果管理
  • 部门、委员会以及站点之间的协作与管理
  • 客户、合作伙伴以及供应商之间的协作与管理
  • 跨组织沟通与上报管理


8Manage 项目与项目群协作管理功能加上责任与结果管理功能可以更好地帮助企业提高项目群管理绩效。

多项目范围与需求管理

8Manage 集中管理项目群及项目的范围与需求,提供需求申请功能获取,过滤,解析和明确项目的需求,提供项目矩阵功能组织需求并追踪需求从开始到完成的整个过程。所有项目的需求信息会实时自动地汇总到项目群以确保信息的及时性与准确性。


8Manage 现状调查功能帮助企业及时发现项目群和项目的范围沟通问题与需求不稳定的问题。系统会自动追踪需求的审核与通过情况,任何需求的变更都需要经过严谨的变更控制流程以确保项目的顺利进行。此外,8Manage 还提供实时显示组件以有效地显示和分析所有需求管理的信息。

多项目时间管理

8Manage 能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动,项目以及项目群。逾期活动会自动亮红灯,并且系统会自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。


8Manage 时刻跟踪原计划时间,最新的计划时间与实际完成时间,如有任何时间差异都会实时高亮显示差异以方便项目人员更方便快捷地管理项目时间和及时发现问题。并且,8Manage 会自动跟踪项目计划的多个基线,保留每个基线的版本以供项目人员随时查看和对比。

多项目依赖管理

8Manage 支持管理项目与项目群的依赖,包括强制性的与灵活自定义的依赖关系并实时追踪它们的变化。同时,也可以管理项目与项目群关键资源及共用资源的依赖。8Manage 可实时追踪每个活动或可交付成果的直接和间接的依赖。当依赖超过预设的极限范围依赖指示灯会高亮成红色以示提醒。


此外,8Manage 还支持从属依赖管理(即被依赖者的所有依赖关系)以确保每个可交付成果的负责人清楚地了解它的变动对其他从属依赖者的影响。

多项目成本管理

8Manage 能帮助企业全面有效地管理活动、项目以及项目群的成本预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本,各项项目费用,采购订单,开票与回款等。


8Manage 提供以下项目与项目群的会计功能:

  • 项目群的成本分类并链接到相关的项目合同
  • 根据工时表自动计算项目人工成本
  • 根据销售订单与合同自动计算项目收入
  • 根据采购订单与合同自动计算采购成本
  • 根据费用报告自动计算各项费用
  • 根据采购需求和采购订单自动检查供应商的发票
  • 开票时间与逾期管理
  • 自动链接关联的发票与付款
  • 自动检查预算与实际的偏差并支持重新制定预算
  • 实时自动地把项目的成本关联到项目群的成本
多项目质量管理

8Manage 提供全面严谨的质量指标功能帮助项目经理有效地制定质量衡量标准,计算质量偏差和管理最终可交付成果的质量。同时,8Manage 支持项目经理在可每个项目交付成果生成和最终确定两个阶段设置不同的检查与审批规则以更好地控制项目群的可交付成果的质量。


现状调查可帮助项目经理及时发现项目问题和可交付成果的质量问题以快速做出准确的决策。 项目仪表盘实时显示所有质量标准信息,质量检查与审批信息以及现状调查信息,所有项目人员都能在第一时间查看到项目的问题与成果。

多项目沟通管理

8Manage 为项目和项目群提供以下智能沟通机制:

  • 自动预警与通知
  • 自动生成与递交每周进展报告
  • 即时聊天
  • 研讨论坛
  • 现状调查


对于复杂的项目问题,8Manage 支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理,帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。 8Manage 也支持结构化团队沟通并实时提供团队沟通信息,充分发挥团队智慧,做出更有效的项目决策。在项目沟通管理中,8Manage 最强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性,能帮助项目和项目群最大限度地减少误解,提高团队合作效率。

多项目资源管理

8Manage 资源管理功能可按照区域、部门、项目群、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时,8Manage 支持定义项目群资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。


8Manage 提供各种先进的资源管理功能,包括:

  • 自动根据资源技能和可分配时间跨区域和部门查找合适的资源
  • 实时跟进资源的计划分配,实际分配和实际使用情况
  • 根据资源分配自动进行费用估算和预算
  • 对资源的计划使用情况与实际使用记录进行比较分析
  • 自动检测资源的过度分配与不合适的资源


8Manage 提供各种资源计划与使用报表,根据这些报表项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况,实际分配情况以及实际使用情况。

多项目风险管理

8Manage 能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划,成本,资源以及质量的风险,并且能根据现有影响自动推测最终的影响,项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。


同时,8Manage 支持记录用户自定义风险并跟踪风险从开始到结束的整个过程。系统会自动根据风险发生几率的高低和采取行动前后风险的的影响来分类和评估每个风险,以便项目人员更快速有效地确定行之有效的方案来避免风险。


所有的风险信息会实时自动地从项目层汇总到项目群以供项目群管理者随时查看。

多项目采购管理

8Manage 支持项目群、项目及活动层的供应商管理,电子招投和电子采购管理。系统提供一整套先进严谨的机制管理基于规则的整个招标过程确保招标的安全性和完整性。8Manage 支持采购需求,采购订单,采购发票与付款管理,同时支持采购合同,分包和外包的管理。


8Manage 也支持基于项目群或项目的采购。大型或复杂的采购通常有多个不同类型的采购活动,可用8Manage PM 管理此类采购项目,所有的采购信息都会根据采购项目的 WBS 架构实时汇总更新,所有采购计划时间表、资源和依赖都可以使用项目群和项目管理规则进行有效管理和跟踪。

多项目问题管理

8Manage 提供多种有效的机制管理项目群、项目及活动的问题,包括问题的提出,分配,行动追踪,上报以及关闭。并且支持把问题关联到对应的风险、变更请求和行动。


8Manage 提供问题地图以帮助项目人员层层深入了解问题的来龙去脉,提供问题上报机制,所有上报的问题都会红色高亮,负责人必须及时确认并处理。下一层活动提出的问题会实时自动汇总到上一层活动、项目及项目群。

多项目变更管理

8Manage 提供变更请求功能快捷有效地记录和管理项目变更。每个变更请求都含有以下信息:

  • 变更的来源
  • 变更计划
  • 工作指令
  • 解决方案
  • 变更的影响

8Manage 支持多种变更请求的状态:

  • 已指派
  • 已接受
  • 提出申请
  • 提出解决方案
  • 接受解决方案
  • 结束


变更请求可应用于记录项目 WBS 的更改,变更的影响信息和变更请求永久关联。当项目人员需要找出某一个或一系列变更请求的变更影响,他们只需输入变更请求的编号,系统就会自动显示它的变更影响信息。所有的变更请求信息会实时自动地从项目层汇总到项目群。

多项目实时监控与跟踪

8Manage 提供了以下概览,以便实时跟踪项目状态,及时发现问题和跟踪解决问题的行动:

  • 项目总概览
  • 费用
  • 项目阶段
  • 资源
  • 依赖
  • 可交付成果
  • 风险
  • 变更请求
  • 现状调查
  • 关键指标和对比

8Manage 为每个项目和项目群提供上述的实时概览。

多项目关键成功因素(CSF)管理

8Manage 的设计师拥有丰富的项目群和项目管理经验,非常了解项目中无形因素对于项目成败的影响并在 8Manage 中设计了内嵌的功能帮助企业有效地管理这些关键成功因素(CSF)。这些内嵌功能帮助项目群和项目的管理者清晰地了解极度重要却难以监测,并且让人容易犯错的各种因素。

5大成功因素:

  • 用户参与
  • 管理层支持
  • 需求清晰
  • 合理的计划
  • 符合实际的期望

10大失败因素:

  • 不完整的需求
  • 用户参与度低
  • 缺乏资源
  • 不切实际的期望
  • 缺乏管理层支持
  • 需求与规则变更
  • 缺乏合理的计划
  • 存在多余的东西
  • 缺乏 IT 管理
  • 技术水平低


8Manage 能有效地管理这些重要因素关键在于知道如何衡量这些难以衡量的因素。这些衡量工具能帮助项目群和项目的管理者清晰地了解管理上的不足,利用他们对项目环境的熟悉和解决问题的能力来改善不良的状态。缺乏这些衡量工具,项目群和项目的管理者往往无法意识到他们在一些重要管理方面的不足或失败。

多项目业务地图 (OGSM)

8Manage 提供业务地图功能可让项目群管理者在一个页面监管所有的项目。并且,管理者可利用业务地图在一个页面管理整个企业的所有项目群与项目。业务地图的所有信息都是由具体的下一层业务交互汇总到上一层的(例如:申请、交付与验收),所有的信息都是实时的,并且可以层层展开以深入了解具体的来龙去脉。业务地图中的可交付成果必须是已完成或已验收的状态,业务地图中的所有信息都是精准的、简明的和实时的。


业务地图能让企业的管理层清晰地了解企业中下游机构的实际情况,同时企业的中下游机构也可通过这个平台向管理层展示他们的优秀业绩。清晰、实时和可靠的信息让人们更加诚实,每个人都会把精力集中花在解决问题和提高效益上而不会本末倒置,玩无谓的政治游戏。

结合 8Manage 的其他扩展功能模块,PMO 业务地图可编程企业业务地图以帮助企业管理者更有效地监管整个企业多个业务和项目组合的情况。扩展后的业务地图并不只是包含基本功能,而是能让管理者更精细地管理特定的具体的业务。


和 PMO 业务地图一样,企业业务地图能让企业管理层更加清晰地了解企业中下游机构的实际情况,同时企业的中下游机构也可通过这个平台向管理层展示他们的优秀业绩。清晰、实时和可靠的信息让人们更加诚实,每个人都会把精力集中花在解决问题和提高效益上而不是玩无谓的政治游戏。