沟通管理

8Manage PPM 项目组合管理系统为你提供沟通的工作流程,确保在项目开展过程中由正确的人发送、接收和理解正确的消息。8Manage PPM 项目组合管理系统涵盖计划沟通、管理沟通、监控沟通的流程以及项目的上报流程。


计划沟通

8Manage PPM 项目组合管理系统帮你清楚地概述了你将如何管理跨项目沟通。这通过创建项目沟通管理计划来实现。创建计划时,系统将引导你完成以下步骤:

  • 确定你的目标:你沟通的目的是什么?你可以使用一些沟通工具来增强意识,例如状态报告。其他人可能需要采取行动,例如要求赞助商授权支出或要求客户批准项目测试。
  • 确定你的受众:谁是这个项目的干系人?你应该列出所有相关人员的详细清单。考虑受项目影响或影响项目成功的任何人。此列表应包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。
  • 写下你的信息:每种沟通类型的信息是什么?这是要共享的实际内容。需要沟通的关键组成部分包括范围、进度、预算、目标、风险和可交付成果。
  • 选择你的渠道:消息将如何传递?它是一份通过电子邮件发送给所有干系人的正式报告?还是在团队会议期间进行的非正式口头汇报?
  • 设定时间线:你什么时候传递信息?你的干系人是否需要每周报告或每月报告?是否有截止日期?在这里考虑不同的时区和员工时间表。

你的项目沟通管理计划要足够详细,应列出你发送消息的原因、发送给谁、将发送哪些具体信息、你将如何发送以及何时发送。


管理沟通

在管理沟通方面,8Manage PPM 项目组合管理系统为你提供以下自动化的工作流程:

  • 收集和分析计划和交付的活动/可交付成果/里程碑
  • 为临近和错过的最后期限创建消息提醒
  • 向合适的干系人传输或分发沟通消息
  • 根据 WBS 结构存储与活动相关的沟通报告、文件或文档
  • 允许检索任何经过存储的沟通


监控沟通

8Manage PPM 项目组合管理系统帮助你在项目的整个生命周期中监控项目沟通。这包括确认以下内容:

  • 沟通信息按计划公布
  • 沟通信息被合适的干系人接收
  • 消息被理解
  • 相关反馈提供给合适的干系人


升级

8Manage PPM 项目组合管理系统还支持项目干系人的上报机制,从而将手头的问题突出显示给更高的权威。例如,如果某个项目干系人不愿意或不能做他或她负责的某项活动,那么就有必要将问题上报给上级进行解决。


与项目目标、资源和组间冲突、模糊的角色和责任、范围分歧、第三方依赖关系相关的风险或问题是一些要求上报的已知情况。这类问题需要更高层次的干预,因为解决这些问题所需的权力、决策制定、资源或工作量很多时候都超出了项目经理的能力范围。有时候,项目经理可能希望让更高的权威参与进来,仅仅为了提供信息,让他们及时了解项目的潜在问题。

高管将有能力及有效地发起项目,
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