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PPM
如何避免项目失败

虽然项目管理并非纯科学,没法保证绝对成功。但项目经理的成功与否是相对而言。这如同三个人被一头狮子追,心里认为自己不可能跑得比狮子快的人自然会腿软,心里认为只要跑得比旁边那人快就有机会生存,自然就会加把劲。

当你查看项目失败的常见原因列表,你会想克服全部困难似乎很难。当你了解到很多有经验的项目经理年轻时电脑 CPU 很慢而且依赖不了当时的科技来管理项目执行,你就会留意到类似下面的统计:

  • 44% 的经理不相信在项目管理中使用软件(Hive,2020)
  • 35% 的项目经理使用 MS Excel 来制定资源计划(Wellington,2020)


你会明白使用现代技术软件可以处理大部分问题。当然,你仍须做好以下两点:

  • 有工具的傻子还是傻子,故你不能是傻子。在你接受项目经理的工作之前,你必需要受过合理的培训并决心做好工作。
  • 如果你的项目从来没有确定一组可测试的需求,那么你当然无法在时间和预算内完成承诺。你需要在项目开始实施之前记录一组可测试的需求并建立基线。  


8Manage PPM 能帮助你避免以下常见问题的发生:


定义不切定义不切实际的活动截止日期

8Manage PPM的活动时长和截止日期需要由上而下和由下而上共同定义,能最大程度地减少计划与执行的不一致。如果活动在执行期间因突发事件而导致计划与执行发生偏差,系统能第一时间侦察到,而第一时间的沟通/警报要求项目经理和活动负责人第一时间解决。虽然系统不能阻止突发事件的发生, 但它能利用它的沟通/警报能力在第一时间解决偏差。

 

资源分配和管理十分复杂

即便只是一个资源的一周时间都能被划分多次,然后被分配并使用在多个任务上。如果出现资源冲突,受影响的资源又要被重新划分,计划、分配和使用。 试想想 50 个资源,每 50 个资源需要 2500 倍的时间完成上述划分、计划、分配和使用,手动数据输入或其他重复性任务占用越来越多的员工时间。在如此大的范围内,手动任务越来越容易出错。


8Manage PPM 能够自动执行这些手动任务,减少出错的可能性,并让员工腾出时间来完成其他任务,带来更精简和高效的劳动力。

 

缺乏细节监控 

监控对于项目的成功至关重要,即使同时了解多个项目的细节也可能非常具有挑战性。

 

8Manage PPM 能够实时监控项目的每个细节,实时提供精准信息让你了解项目的进展情况、是否按计划进行以及预算是否在可控范围内。如果与最初的计划有分歧,你仍然可以加以纠正。


缺乏透明度

参与项目的每个人都必须拥有完整的项目可见性,以免项目失败——不仅是项目经理,其他团队成员也是如此。 

这包括清晰的沟通、良好的文档管理和任务状态的透明度,所有这些都可以通过 8Manage PPM 的全数字文件来实现。

 

缺乏沟通 

沟通是良好项目管理的关键。如果没有像 8Manage PPM 这样的工具,让团队成员和项目经理一开始就进行互动,就很难实现有效的沟通。


范围蔓延 

在项目失败的方式中,一个非常常见的方式是范围蔓延。8Manage PPM 的变更管理在项目开始时准备就诸, 当项目发生需求变化,利害关系人只需发出变更请求,系统适当记录变更并分析影响,再走预设流程,由变更委员会审批和指派执行人。


变更管理需要利害关系人同意变更和影响,若影响无法接受,则变更被推翻,利害关系人从中作取舍。