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方案

基于需求的项目管理

挑战

几乎所有项目都在一定程度上存在需求挑战,但有些项目比其他项目更严峻。 如果您的项目需要满足不同的用户组,并且项目需求对您来说不是很清楚,那么您最好将其视为基于需求的项目来管理。 如果您一开始就没有准备好系统的方法来管理项目需求,那么您在项目开始后采取的所有行动都可以说是被动的、不系统的行动。一旦项目需求失控,您的项目将处于失败边缘。许多项目经理未能管理好他们的项目需求而导致项目失败,这是因为他们在项目开始时低估了管理项目需求的难度。当项目需求管理出现较大的混乱,他们开始失去信誉及用户组和团队成员的信任, 继而导致其他项目需求失控,最终导致整个项目的失败。


所有需求问题都可以归因于人员和沟通问题。 例如,如果项目的用户群受到近期组织合并的不利影响并且不合作,则项目需求的管理将变得更加困难。 在这种情况下,人员问题将对项目中需求沟通的有效性产生不利影响。 如果项目中没有人员问题或人员问题可管理,那么您可以使用先进的项目管理软件如 8Manage PM 来系统地管理项目需求。在项目需求沟通及管理过程中,重点是要用适量的文字把每条需求写出来, 然后加上编号,最后大家确认如何测试这个需求才算完成。这些先进的项目管理软件如 8Manage PM 都能帮你实现。


常见的项目需求管理问题如下:


1.  坏需求

坏需求的定义是什么?如果需求模棱两可、不完整、不可验证等,那么它们就是坏需求。如果利益相关者给您提供了坏需求并且你记录了这些需求,你最终会得到一个在许多关键方面不完整的系统。


2.  冲突的需求

当您的项目有超过 3 个利益相关者或利益相关者群体时,他们的需求必须得到管理。 由于这些利益相关者或利益相关者群体有不同的需求并代表业务中的不同利益,因此总是存在调整他们的需求的问题。 例如,业务总监希望客户永久登录(客户自行注销除外和用户空闲超时,用户保持登录状态且不设置空闲超时的时间),而该项目的另一位利益相关者 IT 安全主管建议将空闲超时设置为 2 分钟。由于它们之间存在冲突,因此无法一口气满足这些要求。


3.  未记录的流程

您必须在某个组织或其他组织中面对这一现实。记录不充分的流程和程序是一些公司的生活方式。C 级主管认为每个人都在有条不紊地开展工作,但事实并非如此。 该过程的实际细节/步骤将因用户而异。


4.  改变优先级

由于缺乏更好的词,我使用了“改变优先级”这个词,但更直白地说,应该是“利益相关者不断改变主意”。这是一个非常普遍和猖獗的项目需求现象。利益相关者提出了一组需求,下周,他们将更改需求。


5.  缺乏接触最终用户

这一挑战源于客户和管理层,认为这是理所当然的。 例如,利益相关者和 IT 管理人员可能“认为”他们了解最终产品最终投放市场时会发生什么。 因此,他们不允许您直接访问最终用户。



解决方案


8Manage 需求管理允许您 (i) 识别和编号每一个需求,(ii) 清晰每一个需求的提出人和负责人是谁及它的优先级别,(iii) 达成共识需要通过那些测试这需求才算实现 和 (iv) 设置需求基线。 无论您使用的方法是敏捷、 PMBOK 或其他,这 4 件事对于需求管理都是必不可少的,尤其是 (iii)。


1.  坏需求

使用 8Manage 罗列功能和测试清单。 最好是针对每个需求检查此清单,确保所有项目需求都能顺利完成。


2.  冲突的需求

使用 8Manage 记录和发布利益相关者的需求,安排所有利益相关者都参与的会议,在大家清楚了解需求冲突的情况下解决问题。


3.  未记录的流程

正确的文档是关键。使用 8Manage 记下所有现有的业务流程以及不同用户之间的差异。 将此信息提供给相关的利益相关者和更高的管理层。 如果可能的话,在您的工作职责范围内,创建和维护现有业务流程和操作程序的最新文档库。


4.  改变优先级

您需要一个变更管理流程来记录和宣传每个需求变更和影响。如果您没有系统的流程来处理需求变更,您最终将获得更多变更,因为每个变更都不会对利益相关者造成任何损失,并且会间接鼓励他们不用提前考虑得那么仔细。需求变更并非完全可以避免。但是你必须让人们在项目开始时仔细考虑,并在需求被签署后尽最大努力限制变更。对于不可避免的变更,您必须使用 8Manage 准确记录并公布其影响,以便项目利益相关者了解变更的好处和成本。


5.  缺乏接触最终用户

在应对这一挑战时,您使用 8Manage 记录和发布所得到的需求资料,您的说服力会派上用场。 向项目发起人展示您的案例并说服他们为什么在工作中观察真实用户并了解每项活动的执行方式至关重要。 这样做还能让您清楚地了解用户在日常工作中面临的问题类型。

他们都在使用 8Manage
富士施乐
富士施乐是一家全球500强企业,日前,为启动企业全面的智能项目管理效益,签约高亚科技,通过8Manage PM项目管理系统,打造企业智能化、高效化的项目管理平台,提升其管理效益。
中投证券
近日,中国中投证券有限责任公司与8Manage签约,上线8Manage项目管理系统,以实现项目需求、计划、资源等项目全管理流程,提升企业运营管理效益。
谱程未来
高亚科技为谱程未来打造动态化项目管理平台,实现研发项目的进度监控、异常预警与成本统计的信息化管理,提高研发项目的效率。