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方案

大型项目管理

无论您是使用敏捷、PMBOK 或其他方法论,对于一个大型的项目或高度复杂的项目,项目经理及团队面临的挑战都是巨大的。虽然有些挑战可以通过经验和技能来克服,但其他挑战需要更集中的专门解决方案和工具。以下是管理大型项目最常遇到的挑战:


1.  监控 


挑战:

较大的 IT 项目通常更复杂、风险更大,并且可能在稍有疏忽的情况下脱轨。这背后的原因可能是许多复杂的技术、来自多个地区的资源、混合的利益相关者、更高的项目影响等。


无论出于何种原因,此类项目都需要更高程度的可见性和控制力,以便在问题变得太大而无法处理或造成无法弥补的损失之前识别问题。


复杂的项目意味着由于技术复杂性(报告工具、团队使用的系统、工具的能力)和规模(团队规模、范围、需求数量)而不易生成详细的报告。


解决方法:

使用 8Manage PM,任何工作完成数据都经过四眼原则制造核查而成,全部利益关系者按角色权限实时看到同一版本的数据 (简称:基于实时业务的数据或基于实时交易的数据)。


8Manage PM 同时支持高度可视化,提供鸟瞰项目进展的图表,允许点击图表的内容而系统会实时显示相关内容的组成, 且允许层层查询,令利益相关者相信项目数据且不断参与,这与项目 90% 完成是神话 的数据精准性及可信性是天与地的区别。






2. 工作流程中的协作


挑战:

项目工作是一个协作的过程,如果活动中任何一个资源对活动有问题或没有清晰的理解,他/她将无法尽其所能做出贡献。在小型或中型项目中,协作问题可以依赖例会或特别会议去解决,但大型项目并不能完全依赖会议,因为这样做对于大型项目来说太昂贵而且太缓慢。


一个 10 人的项目较容易安排例会,但一个 500 人的项目就必须按需(如按迭代或工作流)来安排。另一问题是项目越大, 涉及人员越广,会议成员不在同一个时区(甚至在昼夜相反的时区)的机会就越大。


解决方法:

8Manage PM 在工作流程中内置协作,不但能促进协作,而且对工作效率能发挥差异化作用。市场上还有不少项目管理工具依赖人工集成项目活动表单来产生项目现状数据,但这种做法带来不及时且不准确的数据,甚至演变成不同版本的事实。当不同成员看到不准确且不一致的项目数据后,当然有较多的疑问,但这些疑问往往以较高的成本及较慢的方式来解决,如例会。人工集成项目活动表单的项目管理工具一般不是工作流驱动的,当新的项目成员不熟悉这些工作流时,就必须问其他成员或等到例会时发问。


8Manage PM 促进项目现状信息或工作流信息的准确性、及时性和透明度。它向每个团队成员明确作为一个团队需要完成的工作,进而促进责任。






3.  无法访问组织/业务单位资源池


挑战:

项目和组织依赖于具有多种技能且地理位置分散的人员。每个地点都有多个人力资源/资源经理负责资源管理。这些人力资源/资源经理在管理资源时,大多数都依赖独立的电子表格或电子邮件。结果和预期的完全一样——延迟、效率低下、不准确、资源请求与分配不匹配、资源利用不足/过度等。影响——项目持续时间增加、交付质量降低、客户不满意、失去经常性业务等。


解决方法:

8Manage PM 提供创建和管理集中式资源池的功能,为项目经理及资源管理者提供对可用资源的完全可见性。通过适当的访问权限,项目经理及资源管理者可以将他们的项目要求与资源池中的资源相匹配。雇用资源或缩减资源的必要触发器使高级管理层能够优化资源管理成本。






4.  缺乏对资源技能和能力的了解


挑战:

项目的成功需要独特的技能、能力和经验。对于中型(500 到 5000 名员工)到大型组织(超过 5000 名员工),获得这种详细程度是一项艰巨的任务,不要忘记为项目获取“正确资源”所需的时间。


解决方法:

8Manage PM 配备了捕获资源技能、认证、经验、位置、成本概况和其他参数的功能,使资源管理容易!请记住,您的项目成本与您的资源配置文件密切相关。






5.  临时和手动资源请求和分配


挑战:

资源的分配基于多层次的审查和批准,根据组织的规模以及所承担项目的重要性。不幸的是,大多数组织都在为资源请求和批准采用临时且主要基于手动/电子邮件的方法而苦苦挣扎。当在多个项目上共享资源时,情况会变得更加严重——分配资源所花费的时间会变得过长且不可预测。


解决方法:

8Manage PM 提供资源请求、审查、批准和资源分配,可以根据资源请求和分配过程的各个阶段来定义基于规则的通知。






6.  无效的资源利用评估


挑战:

高级业务主管希望确保资源得到最有效利用——接近 100% 是理想情况!常见的挑战是,一组资源正在熬夜,而另一组资源却很空闲——这表明资源利用存在偏差。如果您的总资源成本为 100 万元,并且您的资源利用率为 70%,那么您将面临 30 万元的浪费成本——想象一下对您的底线的影响!


解决方法:

8Manage PM 按项目/项目组合/组织中的资源分配,以自动汇总的方式实时动态捕获资源利用率水平,以便项目经理及资源管理者实现完美的可见性,并做出资源相关的明智决策。






7.  治理结构


挑战:

一个大型项目会遇到不少问题,为了更快地解决问题,需要建立正式的治理结构和问题上报路径。


解决方法:

8Manage PM 用户可根据活动责任人的角色和项目架构与组织架构的报告结构及预先设好的上报规则进行上报,直至问题得到解决。上报规则可按不同的问题类型或风险级别设定一次或多次、一层或多层进行上报。治理模型有助于为所有团队成员设定责任、明确角色、责任、有效的问题管理和沟通。

他们都在使用 8Manage
富士施乐
富士施乐是一家全球500强企业,日前,为启动企业全面的智能项目管理效益,签约高亚科技,通过8Manage PM项目管理系统,打造企业智能化、高效化的项目管理平台,提升其管理效益。
大连港
大连口岸物流科技有限公司成功签约8Manage,将借助它的 CRM 与 PM,搭建贯穿市场营销与项目管理、外接呼叫中心与各业务系统的一体化营销体系,整合各类市场信息,优化企业管理流程。
中海达
GNSS龙头企业—中海达借助 8Manage PM项目管理系统实现项目信息化管理,动态跟进加强监管力度,确保项目质量,提升企业竞争力。