如何评估PMO （项目管理办公室）的实施效果？

2023-01-09

使用有效的组织战略、方法和技术，可以成功启动并制度化企业范围的PMO (项目管理办公室)。
 
一个企业范围内的PMO可以使用成熟的技术启动。 但你应该开发和使用适当的评估工具，以确定你的PMO实施的项目管理过程的有效性。这些工具可以包括正式的管理评估、项目调查和项目审查，并得到有效的项目绩效趋势和分析的支持。
 
制定和报告指标
 
最常用的项目管理指标是那些来自EVMS（挣值管理系统）的指标，包括每月、每季度和每年报告每个单独项目的成本绩效、进度绩效、完成时的估计值和完成时的差异，以及最后提供每个业务部门和整个企业的总体绩效的汇总表。EVMS报告可以在企业仪表板上提供，由业务单位管理层、执行管理层、董事会，以及在某些情况下由客户访问。
 
此外，管理评估、项目调查和项目审查的指标也可以被开发出来，以记录和跟踪评估和调查过程中发现的问题、改进的机会和最佳做法。这类指标数据可以用来识别和纠正那些可能以不理想的速度反复出现的系统性问题。
 
验证和维护PMO的增值建议
 
通过建立代表有效执行PMO流程和程序的绩效标准来验证PMO计划和服务的充分性。PMO应定义响应程序要求的衡量标准，并可用于衡量、跟踪和监测实施效果。
 
实施效果的验证
 
管理评估。执行管理评估，利用PMO主题专业知识，遵循公认的质量保证原则，以计划、确保和控制企业的项目管理过程和程序的合规性。
 
监督。对表现出绩效挑战、低于行政管理部门规定的可接受的EVMS绩效阈值、或遇到异常情况的项目进行监督。
 
项目审查。按照制定的标准与 PMO 的项目管理主题专家团队进行项目审查，他们具有广泛的项目管理背景，并了解程序中定义的全企业范围的项目管理过程和方法。项目评审小组可以由一名从被评审项目所在的业务部门挑选出来的项目管理主题专家来补充，该专家了解该业务部门的项目组合，不直接参与项目，并且也持有项目管理证书。
 
独立评估。取证审查和根本原因分析。利用外部项目管理专家进行取证审查和/或根本原因分析，并对遇到导致客户不满且需要更高独立性的项目进行根本原因分析支持客户和执行管理的关注。
 
PMO实施为企业带来价值
 
通过遵循这些技术，企业范围的PMO将能够获得强大的执行管理支持，这对于 PMO 的成功至关重要，并与更大组织的业务战略和目标保持一致。
 
成功的PMO有助于企业：
▪ 整体了解今天的投资和未来的计划
▪ 确保准备好替代计划，应对可能发生的事项
▪ 做正确的事，提高项目质量和效率，同时控制在预算之内
▪ 清楚了解员工利用率和实际能力，确保他们在做真正重要的工作
▪ 总是关注首要任务，大幅减少失败项目的数量
 
充分利用8Manage PMO软件等现代技术，企业可以快速建立PMO，并为关键决策者提供及时、准确和相关的信息。

1-优先级管理
 
8Manage PMO帮助你对制定的计划进行可行性分析，以更科学合理地确定项目请求的优先次序。

新项目请求通过审批成为正式项目后，系统的投资关注功能也可帮忙持续监控项目实况，包括计划时间表与实际进展对比分析。
 
2-实时协作
 
8Manage PMO强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性，能帮助项目和项目群尽量地减少误解，提高团队合作效率。
 
系统包含单个项目管理所需的功能，并且所有单个项目的信息会实时自动地聚合到 PMO 层，相关人员随时可了解到最新信息。。
 
因此，团队能够专注于自己的特定项目，而不会产生太多干扰。此外，团队负责人很容易为多个项目和任务做出贡献并进行监督。
 
3-成本和预算
 
8Manage PMO自动检查预算与实际的偏差并支持重新制定预算，实时跟踪和汇总实际的收入和成本。
 
完成项目后，系统还可以创建详细的支出报告。你可以使用8Manage PMO跟踪每笔支出，并最终确定其回报，以在将来做出更好的业务决策。
 
4-风险管理
 
8Manage PMO软件能自动检测项目各种系统性风险及其影响，包括项目计划，成本，资源以及质量的风险，并且能根据现有影响自动推测最终的影响。
 
项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。

如本文所述，由PMO充当卓越中心，将支持项目经理实施实现成功项目所需的流程和方法。以上讨论的8Manage PMO软件示例将提供流程和工具，以成功管理整个企业组合中的项目。