顾问采访：项目跟踪要跟踪什么？

2021-06-17

对于许多参与项目管理的人来说，管理人力资源、分配时间和成本、提高团队绩效、应对问题、降低风险是一个个艰巨的挑战。在这方面，项目跟踪活动将很有帮助。 为了成功交付项目，你需要了解如何跟踪项目以及需要监视哪些项目。对此，高亚科技（广州）有限公司开发经理Polaris有一些值得参考的见解：


Q1：什么情况下需要项目跟踪？

Polaris：在日常工作中，我们经常处理多个项目工作，资源存在交叉。这时假设有一个项目A没有按期完成，导致项目A上的资源不能按期释放，投入到下一个项目，从而产生多米诺骨牌效应，最终可能导致后续所有项目均延期。

如果我们在项目A执行过程中做好项目跟踪，那这将是另外的结果，例如：
• 在执行过程中发现前期计划与实际不符，投入资源不足，则可以提前申请资源保证项目按计划正常完成。
• 在执行过程中发现某个关键里程碑存在差异，可能导致后期返工，则可以提前安排处理解决，保证计划不受影响。
• 在执行过程中发现前期计划与实际不符，且工作相互依赖，无法通过补充资源解决，只能加紧跟进力度，保证项目A按质按量的同时也需要着手重新安排其他项目计划资源，避免其他项目受到影响。

项目跟踪是为了保证项目正常执行并完成，但其作用不仅仅是监控项目是否正常运行，更重要的是通过监控跟踪可以尽早发现问题，当出现风险时能及时采取纠正措施，最大程度减少负面影响。

Q2：项目跟踪主要跟踪什么？

Polaris：项目跟踪相当于项目监测，项目各级管理人员根据项目的规划和目标等，在项目实施的整个过程中对项目状态以及影响项目进展的内外部因素进行及时的、连续的、系统的记录和报告。

一些普遍的观点认为，项目跟踪主要针对计划、任务和项目成员三个方面，是为了了解项目的实际进展情况而进行。比如，了解成员工作完成情况，了解整个项目计划完成情况等内容。但我认为这是不够全面的，比如成本管理，记录监控人工成本、材料成本等，提高资源使用率；比如沟通管理，可以让项目经理及时获取最新项目情况，同时发现并解决问题；比如风险管理，做好风险把控，将问题解决在萌芽状态等。

正如PMBOK指南中列出项目管理的十大知识领域，都是可能影响项目进度的内外因素，是项目跟踪需要关注的。

Q3：有什么项目跟踪工具推荐吗？

Polaris：项目跟踪活动看起来繁杂琐碎，但8Manage PM项目管理软件都可以帮你轻松实现。软件本身就严格按照PMBOK项目管理的十个知识领域管理设计，时刻关注项目的最终目标，有助跟踪整个项目管理流程，确保项目按质按量完成。8Manage PM主要的跟踪内容包括：
（1）项目目标
（2）项目发起人及相关利害关系人
（3）项目计划
（4）项目范围
（5）项目进度
（6）项目资源
（7）项目依赖
（8）项目交付质量
（9）项目合同
（10）项目预算和实际成本
（11）项目问题
（12）项目变更
（13）项目风险

这些模块相互关联依赖，组合成一个强大的8Manage项目跟踪管理系统，帮助项目经理调整工作安排，合理利用资源，促进项目交付成功。