PMO有效管理项目依赖的5个行动

2021-08-02

在一个完美的世界，每个项目都存在于一个没有限制的泡沫里。所需的资源（人员、预算、设备、技术等）都能用来满足项目定义的时间线。不幸的是，我们大多数人都没有从这种“泡沫”中获益。因此，项目的结果很大程度上取决于资源的可用性。

因为这种情况，所以识别和管理依赖的结构化方法非常重要。在这方面，积极主动的PMO可以起到带头作用，帮忙将这些依赖的影响降到最低。

以下是项目经理或PMO可以引领的5个活动，以帮助实施依赖管理的结构化方法。

1、达成共识

在开始捕获和验证依赖之前，对依赖的含义达成共识很重要。虽然PMO监督的项目和项目群雇佣了经验丰富的项目经理，但不要假定他们对依赖管理的含义完全理解。

确保有个明确、一致的定义。应该写下来并进行沟通，确保达成共识。

定义标准流程也很重要。依赖通常跨越不同的项目。因此，所有参与者都必须清楚流程，以便能够捕获和沟通依赖。

2、制定计划

在你开始识别和管理依赖之前，你必须有个计划。该计划的构建必须达到足够的水平，并有指示可交付成果的里程碑。这些是必须的，因为依赖应该与里程碑相关联。

3、识别依赖

使用已定义的流程，每个项目经理都需要识别项目的依赖。它的实现方式可以是项目经理坐下来，检查计划并记录潜在的依赖。

更好的方法是开展依赖识别会议。这通常会让一组了解项目和/或主题的人参加会议。

会议的目的是让集体识别所有可能的依赖。会议的实质作用在于，它是交互式会议，这会导致人们产生额外的依赖，这些依赖是建立在其他人确定的事项之上。它还允许讨论要点并做出决定，不管它们是否真的依赖。

为了使其发挥作用，会议必须包括适当的参与者。如果项目涉及到技术，要确保技术都有代表。这同样适用于业务、运营、财务、法律等。

所有的依赖都应该被捕获到定义的依赖工具中，必须包括谁负责向项目交付依赖。

4、验证依赖

在识别依赖之后，对这些依赖进行验证很重要。在此之前，没有承诺会满足依赖。

依赖可以通过一些方法进行验证，包括：
• 双方的讨论/会议
• 电子邮件协议

但是，如果有许多依赖，那么PMO设置依赖结算所是值得的。这是有关各方的会议。然后对所有依赖进行讨论、批准或拒绝。与依赖识别会议一样，它允许集体讨论，以提高信息的质量。

5、持续的管理

与大多数PMO活动一样，重要的是不将识别和验证视为单个的、一次性的事件。在项目开始时，可能会举行会议来确定依赖。事实上，依赖可以在项目的整个生命周期中出现。当项目和/或外部环境的情况发生变化时，依赖也会发生变化。因此，项目团队持续审查依赖很重要。

PMO可以发挥作用，确保遵循持续审查准则。对依赖登记进行正式或非正式的定期审查，这将推动项目进入主动管理依赖的例行程序。

总结

• 依赖很重要，因为它们有能力阻止项目交付。
• PMO应该带头定义流程，并推动所捕获的依赖的质量。
• 所有依赖必须经过给予者和接受者双方的验证和同意，如果没有，则存在无法满足依赖的风险。
• 有效的管理是个持续的过程，而不是项目开始时的一个事件

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通过实时追踪每个活动或可交付成果的直接和间接的依赖，避免因依赖造成项目延期等问题。此外，通过依赖管理，可以看到被依赖者的所有依赖关系，让每个可交付成果的负责人清楚地了解依赖关系对项目实施的影响。

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