8Manage SRM：从采购申请到付款全流程，采购管理系统是如何打通的？

2025-08-19

在传统采购管理中，从提出采购申请到最终付款，每一个环节都可能存在信息延迟、沟通不畅甚至流程断点。这不仅影响采购效率，还容易造成成本失控与合规风险。

8Manage SRM采购管理系统着力解决这些痛点，系统通过将采购流程数字化、自动化，实现申请、审批、寻源、合同、收货、付款等环节的无缝衔接。那么，这个系统是如何打通“端到端”采购流程的呢？

一、采购申请：需求在线化与可追溯

采购流程的起点是采购申请。传统做法中，需求部门提交纸质申请或邮件给采购部，容易出现表格格式不统一、审批链条混乱等问题。

采购管理系统在申请环节的核心作用是：

• 标准化表单：统一采购申请模板，确保信息完整性（物料编码、规格、数量、预算等）
• 审批流程自动化：根据申请类别与金额，分配审批人，并提供移动端审批功能
• 申请留痕：所有申请记录可追溯，便于后续审计与数据分析

这样一来，申请环节即可实现信息的准确传递和实时审批，大幅缩短响应时间。

二、寻源与比价：让采购更透明

采购申请通过审批后，下一步是寻源（寻找合适的供应商）与比价。

在传统模式下，比价往往通过电话、邮件甚至面对面沟通进行，不仅耗时，还存在信息不对称风险。8Manage SRM采购管理系统可以：

• 供应商库管理：提前建立合格供应商名单，包含历史合作记录与评分
• 电子询价/招标：支持系统内批量发布询价单或招标公告，供应商可在线报价
• 自动比价：系统可按价格、交期、质量评分等维度进行自动比对
• 合规与透明：全过程留痕，方便后续审计与供应商绩效考核

通过统一平台的寻源与比价，企业既能提升议价能力，又能保证流程公开透明。

三、合同管理：在线审批与履约监控

确定供应商后，就进入合同管理阶段。

SRM采购管理系统在这一环节的优势主要体现在：

• 合同模板化：预设标准合同模板，减少法律风险
• 在线审批与签署：合同可通过系统审批，并支持电子签章
• 履约进度跟踪：系统可记录交货时间、质检结果、发票信息等，确保合同条款落实
• 自动提醒：合同到期、交付延迟等情况可自动预警

这样，合同不再只是静态文件，变成为可被实时监控和管理的动态流程节点。

四、收货与验收：数据直连库存与财务

当供应商交付货物或服务后，收货与验收成为关键环节。

8Manage 采购管理系统可以将收货与库存、财务数据直接关联：

• 收货记录与质检：现场人员可用移动端扫码录入收货信息，并上传质检结果
• 自动入库：验收合格后，系统可自动生成入库记录
• 与应付账款联动：收货信息会自动传递给财务模块，作为付款依据之一
• 异常处理流程：若发现货物不合格，可立即触发退货或补货流程

这种实时数据流动避免了手工录入的重复工作，也减少了财务与采购之间的对账时间。

五、付款与结算：财务自动化衔接

流程的最后一步是付款。

采购管理系统，如8Manage SRM，能将应付账款与合同、收货数据直接打通：

• 付款申请自动生成：系统根据合同条款和收货记录生成付款申请单
• 多级审批：大额付款可自动触发多级审批机制
• 发票与付款匹配：自动核对发票金额与收货金额，减少差错

这样的付款流程既保证了合规性，又能大幅提升资金流转效率。

六、全流程打通的价值

将采购申请到付款全流程打通，给企业带来的价值主要包括：

1. 效率提升：自动化审批和信息流转减少等待时间
2. 成本优化：集中采购与比价机制提升议价能力
3. 合规保障：全过程留痕，满足审计与监管要求
4. 数据驱动决策：采购历史、供应商绩效、成本分析等数据为战略采购提供依据
5. 跨部门协同：采购、财务、仓储、使用部门实时共享数据

在竞争激烈的市场环境中，这种端到端的采购数字化能力，正成为企业稳健运营的重要保障。

结语

从采购申请到付款，看似一条简单的链路，却包含了大量的沟通、协同与风险控制环节。8Manage SRM采购管理系统通过流程标准化、数据透明化与审批自动化，将这些环节有机整合起来，不仅提升了采购部门的工作效率，也为企业整体运营创造了价值。

对于正在进行采购数字化转型的企业来说，全面打通采购全流程，已经不再是“锦上添花”，而是必须迈出的一步。