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Timesheet
如何帮助您的员工管理好他们的工作时间

随着您使用的 8Manage 工时表不断审核员工的工作时间,您将了解员工在低优先级别、效果不佳,甚至无益的活动上花费了多少工作时间。主要的挑战来自人们的潜意识偏见驱动和计划谬误。


潜意识偏见驱动的挑战:

随着您使用的 8Manage 工时表不断审核员工的工作时间,您将了解员工在低优先级别、效果不佳,甚至无益的活动上花费了多少工作时间。主要的挑战来自人们的潜意识偏见驱动和计划谬误。

  • 人们在浪费时间后经常抱怨时间紧迫,却不反思之前的时间都用了在哪里
  • 不少人习惯拖延,有些人狂看电视
  • 人们为了节省 5 元的餐费去寻找优惠券,所花费的时间却等同于一整顿丰富的午餐
  • 人们承担的工作超出了能力范围,当没有达到最后期限时,却假装很惊讶


一般的人无法充当很好的时间决策者,研究发现多种偏见会导致糟糕的决策和时间管理。一项研究发现,员工只需在如何管理时间方面更加自律,就可以腾出 20% 的时间。这是一个令人欣慰的消息,例如,公司员工平均每天收到 200 多封电子邮件和短信,而会议占用了 35% 的工作周。


解决方法:

您可以采取以下具体步骤来帮助那些在时间管理上苦苦挣扎的员工。


1. 找出问题的根源(并尽量减少它)

无论员工是被低级别优先事项的细节所困扰,还是被工作量压得喘不过气来,您都可以通过使用 8Manage 工时表表来深入了解员工如何度过工作时间,进而发现时间管理问题的根源可能是解决问题的第一步 。


开始讨论:与员工进行对话,了解他们的时间管理问题根源。例如,当员工抱怨他们没有足够的时间来完成工作并且感到筋疲力尽时,提供安慰并帮助员工了解哪些职责优先级更高,以及他们应该将精力集中在哪里。


尽量减少干扰:识别并尽量减少诸如白噪声水平或低效的工作空间配置等干扰。


2. 明确期望和优先事项

确保个人按时完成可交付成果的最佳方法之一是让期望变得清晰,并根据需要在会议和一对一会面中加以强调。关于您可以如何执行此操作的一些示例包括:

  • 使用直接的语言和项目时间表来传达目标、截止日期、优先事项和任务责任
  • 当新成员加入时,谈论团队文化。例如,在入职期间,强调时间管理很重要,员工应该准时参加会议


3. 伸出援助之手

一些员工可能意识到他们需要时间管理方面的帮助,而另一些则可能不会。在任何情况下,您都可以为似乎难以明智安排时间的员工提供帮助和支持。以下技术通常非常有效:

  • 定期与员工联系,简单地询问:”我能做些什么来帮助你?”
  • 将员工置于小团队中,让他们将大型可交付成果划分为更小、更易于管理的任务。
  • 与个人一对一会面,集思广益,制定计划,支持更有效的时间管理。


4. 模范行为和指导员工

员工从团队领导那里获得时间管理提示。当您准时参加会议并兑现您的承诺时,他们可以看到您在实践您所宣讲的内容。一旦您确定员工正在经历时间管理挑战,您还可以通过 MCR(模范、教练、要求)指导他们对自己的行为做出适当的改变,该指导由以下步骤组成:

  • 模范:领导者在希望员工做出的行为方面树立榜样,以便员工看到、理解并相信变化。
  • 教练:领导者评估员工的行为并提供指导、想法和计划,使改变成为现实。
  • 要求:领导者设定期望,要求员工负责对其时间管理行为进行必要的改变。


5. 教授新技术

帮助员工在工作中更好地进行时间管理的一个好方法是教他们如何做。有效的时间管理培训包括有效管理资源的方法,以及保持井井有条的技巧。以下三个领域的培训将极大地支持有效的时间管理:

  • 计划和优先排序:学习如何计划和估计关键任务的时间安排有助于员工预测他们的一天将如何进行。确定优先级还可以帮助员工避免追赶被忽视的可交付成果。
  • 组织技巧:有必要组织时间,以及你周围的空间。杂乱无章的工作空间可能导致员工浪费时间寻找丢失的物品,这可能导致错过截止日期或会议迟到。
  • 沟通技巧:专注于提高沟通技巧的培训教会员工如何以及何时更新他们的工作进度。






计划谬误的挑战:

大型建设项目的历史突出了预测乐观甚至不切实际的完工时间的趋势。例如,悉尼歌剧院是在最初估计的完工日期后 10 年建成的,而蒙特利尔的奥林匹克体育场则是在将近 13 年前完工的!不幸的是,这种现象不仅限于商业大型项目,而且主要出现在日常生活中。汽车专家低估了修复受损汽车所需的时间。新房主甚至在拆包完成之前就计划举办乔迁派对。


最糟糕的是,我们不断地低估完成一个项目所需的时间,即使我们知道我们可能会低估一个截止日期。一项研究表明,无论先前对完成特定任务所需时间的了解如何,我们都依赖于乐观的观点,并且可能会在截止日期之前预测完成日期。


乐观不是敌人。计划谬误鼓励我们中的许多人开始艰巨的项目,因为我们低估了完成所需的时间和工作。无知是幸福,但也可能导致压力增加和内疚感。


我们经常无法在最后期限前完成,但最后期限也是我们完成工作的原因,尤其是对于那些拖延者来说,那么我们如何与现实保持一致呢?


解决方法:

将项目分解成更小的部分:如果将大型项目分解成更小、更易于管理的部分,则更容易估算完成时间。您为实现更大目标所采取的步骤值得认可。将项目分解为更细化的步骤后,您可以将每个任务的时间相加,从而切实地确定完成日期。利用8Manage 工时表的历史数据重访截止日期,确保截止日期的合理性。