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成本与资源管理

构成资源管理需求的其他关键因素是在临时环境中负责多个项目的公司。这意味着它们面临几个不断变化的变量,例如项目优先级、资源可用性和预算限制。

IT 服务、建筑与工程、审计与会计以及专业服务组织等行业已经实施了强大的资源管理流程,因为劳动力成本效益会决定它们是赢利还是亏损,晋级还是淘汰。


其他行业也有不少基于矩阵跨职能团队和共享服务模型的组织, 他们采用的业务流程非常复杂,需是要强大的资源管理才能有效执行。


资源管理能力不足所产生的问题可出现在业务的方方面面(如员工效率、客户满意度), 但最容易看到的是资源管理与成本控制的戚戚相关,以下是在缺乏有效资源管理的情况下成本控制所产生的最常见挑战:

控制范围变化

对于任何项目,预算都是事先准备好的,范围不可避免的变化很常见,这导致了预算的变化。在这种情况下,项目经理的范围变化控制能力非常重要。可以确定的是,项目经理只能更有效地控制资源和成本,至于需求的取舍更多是用户的专项。但在现实生活中,不少项目经理仍然采用表单型工具,当活动的本质和时间在变,他们根本没法立即重新配置资源,更不用说重新计算成本作取舍的参考了。因此,他们不能给用户提供准确的取舍参考资料。在迫于无奈的情况下,有些项目经理甚至把自己当成用户去争论需求,也有用户把自己当成项目经理去反击。

整合进度和成本

协调项目的进度和预算是项目经理在成本控制管理中遇到的另一项艰巨任务。当一个项目活动需要更改时间, 该活动已分配资源的时间及工作量可能需要做出调整。如果该活动在时间更改后与其他活动产生资源冲突,该活动或其他活动需要重新分配资源。您很快就能看出时间影响资源,而资源影响成本。做出合理的决定必须同时考虑这三个因素。但在现实生活中, 不少机构不知道可以利用新技术来实时计算活动时间、资源和成本,他们仍采用旧的方法——先估算与项目活动时间及资源完全脱节的项目资源成本,再加上 10% 至 20% 缓冲,而项目执行时人们完全看不到不断更改的活动时间或资源对成本有什么冲击。换句话来说,那些迟迟不采用先进技术的机构,他们要求员工在信息不足的情况下不断作岀决定并开展工作, 不少项目经理根本不知道活动时间的变更到底对成本有多大影响。

准确的成本分析和报告

一般利益相关者会定期要求为每项活动提供准确的报告,以检查其进度。但不少项目经理对监控每项活动的现金流的成本分析知之甚少,即使项目中有成本分析师或会计师, 他们也很难控制每项活动的成本。提供准确的成本分析和报告是许多项目专业人员的一个共同挑战。

适应先进技术

尽管技术取得了重大进步,但不少项目经理唯恐无法正确地适应它。这也是许多项目专业人员面临的成本控制管理的共同挑战。