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新闻与资讯

8Manage OA系统:助文档管理走上信息化模式

在早期的商业社会中,文档以纸质版呈现,给保存和整理都带来了极大的工作量。如今,信息化社会崛起,文档多以电子文档的形式保存,管理和存放相对简单一点。但是,仍然存在种种的问题,文档越来越多,存放出现困难,整理也需要大量的人力物力。如今,随着信息化管理的盛行,电子文档管理出现了新的生机。


对于企业来说,文档是企业重要资料甚至是机密信息,上线一套具有现代化气息的信息化管理系统,才能为企业电子文档管理带来全面的面貌,为企业文档管理寻求新的突破。


首先,确保电子文档不丢失。传统电子文档管理,尽管利用电脑、硬盘等载体来对电子文档进行存储,但是仍然出现存储设备坏掉文档丢失的情况。更为重要的是,众多的文档可能是散落在不同的电脑和硬盘中,缺乏统一的存放和管理,容易造成资料的丢失。


其次,电子文档存放有序,容易查找。在没有上线文档管理系统之前,海量的电子文档查询起来非常不方便,当需要找一个文档的时候,总是要在不同的存储介质上逐一翻查,非常影响企业的工作效率。


再次,文档存放更加安全。相比传统的文档管理模式,电子文档管理系统通过严密的权限设置来确保电子文档的安全,设置不同人的不同权限,如有些人只可以查看,有些人既不可以查看也不能修改,加密技术更上一层楼,安全系数大大提升。


最后,文档流转更加高效。电子文档,如一些合同、方案等,总免不了需要上级领导进行审批,有时候还需要层层把关,多级审批,单纯的线下传递文档进行审批,不仅传递耗费时间,还有可能在传递过程中出现信息遗漏,使用电子文档管理系统,所有的文档审批均在系统中完成,高效又方便。


目前来说,市场上文档管理系统参差不齐,企业想找到合适企业使用、能够解决文档管理的相关问题的系统,相对来说比较难。


支持版本管理。相比传统纸质文档,电子文档在修改上更加方便,但是也造成文档原始性的丢失,同时每一次修改都是智慧的结晶,都非常具备有参考意义。选用的电子文档管理系统,必须能够支持版本管理,支持每一个文档不同历史版本的存放和查找。


自定义审批流程。由于性质不同,企业中并不是每个文档都遵循一样的审批流程。电子文档管理系统必须兼具灵活性,支持用户按需自定义多个文档审批流程,包括审批阶段以及审批步骤等。


具备全文检索功能。有时候我们想查找一个文档,愣是没想起文档的标题,只是依稀记得文档的部分内容,此时若是通过一个个打开文档寻找,将是一项非常浩大的工程。选用的电子文档管理系统要具备全文搜索功能,支持用户通过全文检索功能来查找所需的内容。


支持APP登录。移动互联网热潮使各企业管理软件纷纷走上APP之路,文档管理系统也不例外,选用的系统要支持用户通过平板电脑、手机等移动端登录系统,随时随地地访问文档,以及进行文档审批等。


8Manage OA为用户提供强大的移动云电子文档管理系统,具有以下功能:

● 用户自定义文档类型
● 中央文档知识库
● 文件夹管理
● 部门之间,部门内部与公司之间的文档审批流程
● 文档库模板
● 版本管理
● 同时编辑控制        
● 支持扫描,文字及文本识别
● 全文检索
● 用户自定义导航流程
● 知识管理
● 移动式与手机 App 访问

● 与CRM,采购/供应商管理,项目管理 及其它电子文档系统无缝结合


系统是协助企业获得更高效的企业管理方法的途径,因此,适合企业使用是最重要的,功能齐全,并且能解决企业管理过程中出现的难题,为企业当下管理模式提供新的解决办法。8Manage OA系统功能完善并可根据企业需求按需启用功能,同时,支持后期维护和系统二次开发,放心使用,无后顾之忧。


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