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新闻与资讯

8Manage OA系统,提升企业执行力

近年来,随着办公自动化的日益强大,办公自动化功能越来越受到管理者的青睐,成为众多企业的首选软件。从第一代到第七代的移动OA,发展至今,OA办公系统早已不仅仅局限于内部的沟通或者信息发布的平台,还提供了一系列强大的功能,很好的帮助了企业实现信息化管理。


对于企业来说,OA系统也并不是功能越多越好,而是能够根据公司的发展情况和阶段实现不同的功能。比如说企业建立初期,一般只需要满足行政管理和文档管理等基本功能即可,而发展到一定程度的公司,信息化管理就需要规范化和知识化管理企业;相对于规模比较大的企业来说,需要的就不仅仅是简单的OA办公自动化的功能,还要求OA系统能与其他管理系统业务集成。


随着企业的发展壮大,很多企业对于OA的需求也不断变化。企业领导关心的不仅仅是办公自动化,对于办公室管理也有一些新的需求。OA系统不应该只是一个办公自动化的平台,还应该是一个运营管理的平台,可以实时管控办公人员的工作效率和质量,实现企业业务的精细化管理。


然而,许多管理者逐步发展,传统OA虽然能够实现全面自动化管理,但无法管控办公效率和质量。


管理学大师汤姆·彼得斯说:“所有的白领工作都是项目工作”。所以,要管理好办公室的工作效率和质量,则需一个比OA更精细化、更有力度的项目管理平台。8Manage OA+项目管理一体化就是让企业管理层可以实时掌握员工办公效率和质量,跟踪策略以及计划执行情况的新一代OA,通过嵌入项目管理软件,将智力工作量化,转换成“生产线”的量化管理。总的来说,8Manage OA+项目管理通过以下三个功能实现对人员办公时间、成本及质量的管控:


细化工作分解与责任分解。传统OA虽然有计划/人为管理的功能,但相对比较简单,通常都是领导指派一个人为或者制定一个计划的标准,由下面的人执行,并在执行完成后以邮件的形式再进行上报,只完成了办公管理中文件流转的功能,无法覆盖工作执行范畴。而OA+项目管理除了能够实现办公自动化以外,成功将触角诞生到了策略以及计划的执行范畴,不仅支持计划和任务的审批、通知,通过引入项目管理功能,还能对任务、工作进行划分、指派以及进度的跟进。在系统上,管理层可以在线制定策略以及计划,并将计划/策略下发给相关负责人,再由相关负责人再系统上进行计划的细分,即将一个大的计划分解成若干个小活动,并为每一个小活动指定对应的负责人。通过系统的概览页面,管理人员即可实时了解每个活动的执行情况,实现对进度管控的同时,能够根据实际情况及时作出调整,促进项目的落实。


量化工作与成本。8Manage OA+项目管理能够对项目时间及成本进行管控。首先,制定计划/任务下面的若干个小活动的执行时间和使用资源计划,包括每一个小活动需要多少时间完成、申请多少资源(人力资源、设备、物资等)。其次,在实际执行中若出现逾期或超支的情况,这些数据均会在项目的WBS页面高亮显示。管理层只需要通过WBS页面即可对项目进度一目了然,清楚地了解到项目是否按照进度完成,有效监控项目成员的工作效率及资源是否适用过度,实现事中监控和调整。


跟踪工作进度与质量。OA+项目管理系统是一个实时跟进的一体化管理工作平台。对于不同活动负责人更新的信息,系统会实时汇总,并自动关联相关活动,形成一张实时关联的概览地图,清晰的展示项目进度,极大地方便管理人员进行执行跟进。


对于执行质量的把控,系统支持可交付成果审批功能。通过可交付成果进行验收指标设定以及审批流程的设置来把控工作的质量,这一点区别于传统OA手工记载完成率,信息更严谨真实,工作执行质量更加有保障。


使用OA+项目管理软件,企业不仅实现办公的全面自动化,还有助于管理者加强对员工的管理,实时掌控员工工作的质量和工作效率,真正做到有力度的智能化管理,切实提升企业运营效率。


8Manage 项目管理软件:http://www.8manage.cn/pm/pm.html

8Manage OA办公自动化:http://www.8manage.cn/oa/oa-bridge.html