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优秀PMO的5条规则

让一个庞大的团队完成任务,通常跨越多个部门、多个国家和数百个资源,需要大量的纪律和奉献精神。一个优秀的项目管理办公室(PMO)可以是确保项目价值实现的成败机制。如果做得好,你的PMO是提供数据和见解的关键,当事情出错时就能做出正确的决策,回到正轨。


优秀PMO的5条项目管理规则-8Manage


1.正确掌握基本知识

几乎每个组织都有一个稍微不同的PMO——企业PMO、卓越中心、敏捷、混合、精益。然而,一个好的PMO的关键是,确保在为组织量身定制的同时,不会偏离基础太远。PMO的主要作用是通过提高可见性和有效治理,确保为组织提供价值。

花时间与主要利益相关者就 PMO 的目标、团队的结构以及各种其他职责达成一致。

2.在支持和控制之间找到平衡

一个不成熟的PMO通常只能充当行政职能,提供用于生成各种报告的数据。然而,如果你只关注成为最终的控制主体,那么就没有多少价值了。

在一个优秀的PMO中,团队帮助项目经理制定计划,与利益相关者一起举办研讨会,以确定哪些计划与战略相一致,并与组织合作确定问题的解决方案。

但是,为了做到这一切,你需要有足够的时间。如果你太忙于充当管理员、编写报告或将任务添加到项目计划中,那么你就没有时间做应该做的事情,比如分析数据。

一个优秀的PMO将专注于建立可重复的流程,通过工作流自动化手动任务,并创建实时仪表盘——从而让团队有更多时间专注于更高附加值的活动。

你需要找到一个适当的平衡点,既要求人们更新状态,又通过良好的流程、结构和问题解决方案为他们提供适当数量的支持,以使他们受益。这是一条很难管理的路线。

3.衡量成功

一个优秀的PMO需要有明确的目标和措施来实现它的目标。如果没有明确的目标,就会限制你抵制低附加值工作的能力。不仅如此,如果你没有衡量自己在做什么,你很可能没有达到预期。

然而,一个关键点是,我们并没有关注投资组合中项目或计划的关键绩效指标。这是正确掌握基本知识的一部分。这里讨论的关键指标是PMO的有效性,即客户满意度。

对于优秀的PMO来说,这是一种思维方式的转变。它必须评估团队如何将PMO从基于运营的方法转变为基于客户服务的方法,主要关注价值的交付。

一旦你制定了目标,你就需要公布这些数据,以清楚地显示PMO的绩效。

4.找到合适的团队

一个优秀的PMO团队必须具备专业知识和经验,以理解“好”是什么样子,并愿意并能够帮助企业实现这一目标。这意味着你需要有合适的团队,这需要多种技能的组合。

- 融合敏捷和传统方法
- 适应不断变化的优先事项
- 利用数字和数据可视化专业知识支持有效决策
- 结合领导力和软技能支持变革管理计划
- 拥有出色的规划团队和擅长定义和改进流程的团队成员

通过平衡技能和个性的正确组合来调整PMO团队至关重要。通常,一个小的改变可以在性能上产生巨大的差异。

5.确保持续改进

大量研究发现,提高项目管理成熟度和增加业务价值之间存在直接联系。

专注于提高交付能力的关键方法之一是进行企业成熟度评估。这着眼于用于在整个企业内交付项目和计划的关键流程和实践,然后将它们与行业中的最佳实践进行比较。其结果是清楚地了解与你的目标未来状态的关键差距,并制定持续改进行动的路线图,以使 PMO 逐步实现。

一般来说,8Manage PMO软件对于拥有多个项目的组织很有用。该软件是一个完整的解决方案,你将获得项目管理中可能需要的所有功能,能够快速向报告提供项目状态和项目类型等信息。

-方便查看项目摘要
-确定项目请求的优先次序
-跟踪项目进度和成本
-逐步深入分析项目
-管理组织的调度要求
-找出风险并有效管理它们
-制作报告生成工具

使用8Manage,你可以将基础项目报告汇总到 PMO 办公室。这创造了单一的事实来源,这样正是在企业内拥有 PMO 的显着好处。此外,8Manage还允许企业的项目管理成熟度随着 PMO 的建立而增长。有了8Manage PMO的助力,企业可以专注于持续改进 PMO 组织——从而提高项目绩效、提高组织效率并更大程度地实现业务收益。详情联系我们申请免费试用。