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成功管理外包项目的4个技巧

业务流程外包在商业世界中并不是什么新鲜事。在过去的几年里,它已成为一种趋势。原因是外包可以提高效率,提供成本优势; 外包后,企业可以专注于核心领域。 此外,它还提供对非常熟练的资源等的访问。
 
但即使外包,项目也必须进行管理。你必须洞察所取得的进展、迄今为止花费的资金、死胡同,并且必须能够快速有效地解决任何可能的问题。本文为你提供一些成功管理外包项目的技巧。


成功管理外包项目的4个技巧-8Manage PM


1.项目规划
 
将项目外包之前,你需要非常详细地计划。这将由一个远程团队处理,不可能在运行中解决一些问题,比如内部项目。
 
你必须将项目分解成任务,为每个任务编写描述,并解释每个任务必须使用哪些资源和信息。如果你外包给一个按小时收费的团队,你还必须与他们协商每个项目任务需要多少时间。
 
2.提供重要文件的访问权限
 
为了简化管理过程,你必须允许外包工人或团队访问所有与项目相关的文档。这将使他们工作更有效率。此外,不必回答与项目相关的问题也可以节省大量时间。当外包团队能够访问所有信息和资源时,他们就更容易操作并迅速完成任务。
 
为此,你可以使用任何受云计算技术支持的软件,比如8Manage PM这类项目管理软件工具。这些工具中大多都支持更改跟踪。这非常重要,因为它可以防止任何有价值的信息在编辑和更新后丢失。
 
3.外包给可靠的合作伙伴
 
市场上有专门的外包公司,提供一整套业务流程外包服务。这些公司从客户的角度运营,同时也负责客户的项目管理。通过使用最新技术,只雇佣最好的专业人士和自由职业者,这些公司可以为客户提供全面的外包服务。
 
如前所述,通过将项目外包给可靠的外包合作伙伴,你的组织可以专注于核心领域,而无需不断监督和管理远程团队。在你选择这样的合作伙伴之前,一定要检查他们以前的客户的推荐,以检查他们在市场上的信誉。
 
4.制定沟通策略
 
沟通是每个项目管理任务的关键方面。内部沟通有很多障碍,更不用说在与远程人才和团队合作的情况下了。这就是为什么在开始项目之前,你必须与外包团队制定沟通策略的原因。

由于存在不同类型的沟通,请决定每种沟通类型应使用哪个沟通通道。定义沟通频率,即他们何时以及多久向你发送报告。

在项目期间,不可避免地会有一些问题。通过清晰有效的沟通策略,你将减少冗余,提高远程员工和团队的生产率。

利用项目管理软件

以上这些技巧使管理外包项目变得更加容易。而利用合适的项目管理软件,能够使外包项目管理事半功倍。

8Manage PM是一个实时交易型系统,使团队能够计划和跟踪项目、实时协作以及自动生成报告。系统的数据精准度、完整性和及时性的优势,能让你与合作伙伴进行有效的沟通,并有效地解决问题,避免因信息模糊或者不及时而产生误会和相互指责。

系统实时管理合同、项目、资源、活动、产品、交付、收入及项目预算等,更好地实现端到端业务全自动化,以及快速获悉业务项目进度、各个延迟及问题的影响与原因。通过时间跟踪、预算管理和项目组合分析创建 360° 可见性,项目团队成员和利益相关者都可以看到项目实时情况,每个人都在同一个页面上。

此外,8Manage 内嵌的文档库管理可以设置文档的访问权限,还能自动记录所有文档库的访问痕迹,一切有迹可寻。了解详细的外包项目管理解决方案,快联系我们申请免费试用吧。