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新闻与资讯

项目管理清单的10个要点

作为一个项目经理,你可能会发现自己要同时承担很多责任。当你的盘子里有太多东西时,很可能不知道从哪里开始。下面的项目管理清单涵盖了一些必要的东西,这样你就不会有遗漏,并确保你的项目按时完成:

项目启动和计划:定义项目
 
第一个阶段是项目启动,此时交流是至关重要的。你必须同时理解项目和干系人的期望。
 
1. 定义你的项目

让你的客户共同定义:

可交付成果和目标(项目将产生什么结果?)
关键性能指标(将决定项目是否成功并帮助你跟踪性能的量度)
期望(客户希望通过这个项目解决什么问题?)
范围,预算和时间框架。
根据你的客户是谁,他们可能需要指导来正确定义他们的项目。

目标总是建立准确的目标、预算、范围和时间线。避免模糊的讨论,把一切都写下来。

当建立项目目标时,尝试使用SMART目标设定方法。每个目标都应该是:
▪ 特定
▪ 可衡量的
▪ 实现
▪ 现实
▪ 有时限的

例如,你的客户可能会说,他们希望在三个月内生成一个每天可以服务10,000个用户的在线银行应用程序。


 
2. 创建一个工作分解结构
 
客户和高层管理人员有各种各样的想法。作为项目经理,你需要确定这些想法在资源和目标方面是否可行。
 
项目清单上的下一项应该是创建一个工作分解结构(WBS)。WBS将帮助你定义完成项目所需的所有任务和活动。

你将了解任务依赖性——哪些任务必须先完成?通过这种方式,你将清楚地看到完成不同任务所需的所有资源。
 
此外,你还将确定关键路径——任务完成顺序,这将帮助你在尽可能短的时间内以尽可能低的成本完成项目。
 
3.与利益相关者
 
创建WBS之后,再次与干系人会面,确定他们是否还想让你执行这个项目。
 
通常,WBS会揭示约束问题。例如,项目可能需要比客户准备分配的更多的预算。你可能需要更多的时间,或者这个项目只会比客户之前想象的多做很多工作。
 
4. 创建项目计划
 
当所有干系人都加入时,就是创建项目计划的时候了。

它应该包含:
▪ 项目范围说明书
▪ 项目时间表
▪ 项目风险计划
▪ 改变政策
▪ 项目沟通计划
 
你的项目计划就像一张路线图。它会准确地告诉你需要做什么,需要什么资源,如何处理风险和问题,以及如何告知干系人(而不会感到头痛)。
 
项目执行:把事情做好
 
5. 选择一个沟通和项目管理工具
 
从技术上讲,你可以用一张纸来管理项目,但这会让事情变得更加困难。最好是使用可视化任务和项目管理工具,比如,现代项目管理软件8Manage PM可帮助你增加每一步的透明度:
 
▪ 你将能够监控项目的性能和进展
▪ 你的团队成员将清楚地知道他们需要做什么
▪ 其他利益相关者将继续参与其中

如果你在做一个更长的项目,外部的利益相关者(例如客户,高层管理人员)可能想要保持与你的进展有关的循环。使用8Manage PM,你可以轻松地在任务管理方面调整权限,让他们看到你已经取得的进展。
 
6. 为你的项目团队创建一个时间表
 
一旦所有干系人都签署了项目计划,就该为你的团队制定一个时间表了:
 
▪ 定义任务并将其添加到任务管理软件中
▪ 制定最后期限
▪ 给团队成员分配任务
▪ 识别任务依赖关系
▪ 在PM工具中设置优先级
 
7. 监控你的项目进度和性能
 
这是项目清单中最重要的步骤之一。不能只是把任务添加到PM工具中就不管了,相反,你应该主动管理自己的表现。
 
使用甘特图表或仪表板报告功能来简化报告。如果你在8Manage PM这样的项目管理工具中设置它,你将能够一眼就能检查你的进度。
 
另外,要定期检查WBS和日程安排,以确保你遵循计划和关键路径。

 
8. 管理问题和风险
 
项目是动态的,所以你可能会遇到问题和风险。

如果你已经在初始阶段创建了良好的变更和风险政策和流程,那么你将确切地知道该做什么。
 
当你遇到一个不影响主要三个约束条件(时间、预算和范围)的问题时,将其添加到你的待办事项列表中。
 
如果问题影响到主要的三个方面,请咨询你的团队和相关利益者修改计划。
 
遵循风险管理实践是确保风险和问题不会对项目产生负面影响的好方法。它们将帮助你降低风险,同时还能及时到达终点线。

8Manage PM项目管理软件提供多种有效的机制管理项目层及活动层的问题,问题与风险自动跟踪与上报,自动监测不恰当的依赖并预警。

项目完成:经验教训
 
9. 检查你的结果和可交付成果
 
当你完成项目时,结果和可交付成果应与项目计划中约定的一致。确保将结果与已建立的验收标准进行比较,看看它们是否符合规范。

准备交接和项目完成文件,安排与干系人的最终完成会议。
 
10. 你学到了什么?
 
最后,项目完成是反思你和你的团队在整个项目中所学到的经验教训的最佳时机。
 
你过去的行为和PM工具分析可以成为很好的有价值的见解。你可以利用这些数据来了解你的障碍,并从长远来看提高你的表现。你甚至可以为你的团队和/或其他干系人准备评估调查。从长远来看,反馈会帮助你提高。

客户满意度同样重要。但是作为一个项目经理,你也必须牢记性能改进。为此,你需要考虑每个人的观点。它将帮助你持续地产生优秀的结果。