有效控制异常支出的五种方法

异常支出是指因违反公司程序制定的规则而产生的采购费用。异常支出要么是故意忽略已确定的采购流程，要么是单纯的采购错误，与之前谈判的采购条款不一致。

企业和企业通常会与供应商签订合同，帮助建立长期的、对双方都有利的关系。

供应商同意继续向采购企业提供供应品，而采购企业同意向供应商下订单并付款。这些合同的目的是通过与值得信赖的供应商建立关系，保持较低的采购成本，确保有保障的资源供应。

这是异常支出的由来：异常支出是企业在那些约定合同之外进行的采购或购置。

虽然合同是为了帮助企业更简单、更连贯地采购资源而设计的，但异常支出往往会抵消这一点，引发更高的购置成本，破坏供应商关系。

什么导致了异常支出？

首先，我们要弄清楚为什么企业会在合同之外进行采购。换句话说，为什么会出现异常支出?异常支出的出现通常有6个关键原因，即：

1、分散式采购

一些企业采用分散式采购系统，旨在提高他们的敏捷性。个人团队成员和部门可以使用资金(通过公司卡)进行采购。

其目的是消除官僚主义的层次，这样团队成员只需获得采购人员的许可就可以进行采购。虽然这可能会简化采购过程，但也会导致一种情况，即个人或部门可能会购买已被现有合同涵盖的产品，只是因为他们没有意识到。

2、竞争性的异常支出

在某些情况下，团队成员知道有一个现有的合同涵盖了他们想要下的订单。但是，他们仍然选择在其他地方购买，因为他们认为其他选择更便宜，他们想为公司省钱。

3、支出审批管理不善

许多现代采购工具都是为了支持分散式支出而构建的。分散式采购系统需要内置审批，以便中央采购团队可以批准个人和团队的采购。

在这种情况下，异常支出飙升至难以想象的比例，企业内的个人和团队可以在现有合同之外进行采购，而不受采购团队的限制。

4、间接支出高（通常出现在数字企业）

对于主要使用实物原材料的传统硬件公司来说，原材料可以一次又一次地批量订购，几乎没有空间或需要在现有合同之外进行采购。

对于营销机构、软件公司等数字企业来说，企业需求在不断变化，个人可能不得不在现有合同之外进行采购。更糟糕的是，这些合同可能根本就不存在。

在数字企业的采购管理混乱中，异常支出更容易长时间持续下去。

5、低效耗时的采购流程

一天就只有那么多小时，如果企业中的个人或团队发现，采购所需的内部流程要花费很长时间，他们通常会寻找更简单、更快的替代方案。

6、供应文件不足/无意识

员工和团队成员只能利用他们知道的现有合同。如果企业员工没有意识到他们所需的特定资源在现有合同下，他们会乐于寻找替代方案，因为他们认为这是唯一的选择。

如何处理异常支出？

异常支出会减少利润，使企业面临运营风险。如果你希望将风险降至最低，稳定日常业务运作，提高利润，你就需要果断地处理异常支出。

这里有五种方法可以帮助你减少异常支出：

1、进行详细的支出分析

首先，你需要创建一份明细表，详细说明你在现有合同之外的支出有多少。为了实现这一点，你必须把支出分解成基本要素，看看你的钱都花到哪里。

接下来，你要确定供应商和团队中的干系人，他们是异常支出的主要驱动者。下一步，估算异常支出的短期成本和长期成本，即异常支出的成本是多少，以及你在合同范围内的支出是多少。

2、教育团队成员

你的团队需要了解采购在全局中的位置。让团队中的每个人都明白这些要点很重要：

▪ 集中采购可以帮你节省采购费用
▪ 异常支出会损害公司的经济利益
▪ 来自未审批供应商的供应品或对内部运营有害
▪ 如果每个人都能尽自己的一份力，集中采购是可以实现的。

3、采用更智能的采购系统和流程

你的工作取决于你所拥有的工具和策略。为了尽可能消除异常支出，你需要：

▪ 为采购团队配备简化流程的工具，使企业其他人员易于与采购团队协作，
▪ 鼓励团队成员识别现有采购过程中的痛点，
▪ 构建更简单的流程，这样团队和个人可以轻松提出申请，
▪ 采用采购审批系统，以便在采购前进行审批。

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4、为特殊采购需求创建一个流程

无论你的采购系统和流程有多好，总会出现现有供应商无法满足的情况。为了避免这种情况导致不受控制的异常支出，建议创建一个简单的流程来指导上报，详细说明当现有供应商不能提供所需供应品时应采取的步骤。

5、将采购教育纳入人力资源流程

让人力资源团队参与采购培训过程，这有助于团队成员了解采购合规的重要性，并能轻松避免异常支出，因为他们从第一天就开始这样做了。

人力资源部门也可以设计和执行惩罚措施，并适用于那些反复在合同之外花钱的团队成员。

结论

总之，异常支出主要发生在这种情况下，企业使用复杂或严重受限的工具，这些工具使干系人的采购过程复杂化，并让他们寻找替代方案。

通过简化采购系统和流程，你将会赢得干系人的支持，最终消除异常支出。