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项目失败的原因:缺乏担责

糟糕的沟通会扼杀一个项目,但期望和角色不明确也会带来同样多的问题。“担责”始于明确定义的项目目标,确保团队成员知道谁负责什么内容。但是,随着范围和角色的变化,在项目的早期和整个过程中解决担责问题变得更加重要。以下是一些可以决定项目成功与否的担责概念。

项目失败的原因:缺乏担责


负责与担责

我们需要区分术语:“负责”(responsibility)和“担责(accountability)”。这两个术语经常被误认为是相同的,但是知道两者的区别意味着成功项目和失败项目之间的区别。

就我们的目的而言,负责小组成员(responsible team member)可以定义为被分配任务的个人。职责可以共同承担。与此同时,担责小组成员(accountable team member)最终要对活动或决策担责,一个行动只能指派一个担责人。这是一个重要的区别,因为负责完成任务的人往往不是那些对任务整体成功担责的人。

通常情况下,项目经理依赖许多大型的和不同的团队在特定的期限完成任务。但是,负责和担责不总是相关联。在这种情况下,责任重大但责任心不大的团队成员可能会退居二线。

这并不是说那些团队成员是出于懒惰或恶意。很多时候,这归因于团队成员有很多职责来争夺他们的时间。问题是,如果袖手旁观的人足够多,差距就会变成现实,项目目标就会落空,相互责备就开始了。

为了在项目工作开始之前建立担责,你不仅要清楚任务和分配给谁,而且要清楚整个项目如何与更大的团队目标联系起来,这一点非常重要。担责还意味着应该有“记录”,从而评估进展和绩效。承认成功和可以改进的领域是让你的团队担责并建立持续改进的文化的关键方法。

如果你是一名项目经理,你不仅要确定职责,还要理解项目内的担责机制。多提前问自己:“有没有人对项目内的这项任务担责?” 如果答案是“没有”,那么无论从哪个角度来说,在你解决这个缺口之前,就是你对这项任务担责。

你期待什么?

无论你是一名独立贡献者还是一名管理者,管理期待至关重要,这样你的职责是什么,以及你在履行这些职责时表现如何,就不会出现不匹配或误解。同样的道理也适用于项目经理和主管或项目干系人的期待。就像与团队合作的项目经理一样,避免不匹配和误解对项目的成功同样重要,但这取决于你在设定和表达你的期待时牢记担责。

在启动会议上,如果团队成员说“让我们……”或“我们会……”,请务必更深入地研究,不一定要使该人对他们提到的任务负责。 但是,为了确保问责制,请确保被调出的任务将拥有适当的担责人,该所有者将负责报告该任务的进展情况。 如果忽视“让我们”和“我们将”而未就担责人是谁达成一致,项目建立起来,团队成员有职责,但如果项目失败,就没有人担责。

需要注意的是,“担责”并不是用来指责别人的工具。事实上,这是一种策略,避免日后因谁来承担这项任务的误解而受到指责。

如何更好承担责任?

项目过程中要处理的事项很多,即使事情进展顺利(你的团队正在做出色的工作,按时实现了里程碑,也没有任何意外的变化要适应),但仍然有很多需要监督的活动部分。

如何在不失专心的情况下承担这些项目经理的职责? 答案是:项目管理工具。

全面的项目管理工具,例如8Manage PM,可为你提供在项目的每个阶段收集,分配和跟踪任务所需的所有工具。

 8Manage PM项目管理软件

8Manage帮助你将项目工作进行自然分解,并能强化执行适当的责任与承诺。当某团队成员更改其承诺时,8Manage 会自动通知其他相关人员。对于可能无法完成的承诺,它会在项目的概览页面发出预警。

笼统的承诺(如承诺内容模糊或承诺完成的困难度估算不准确)和过度承诺,也不利于个人乃至整个项目的顺利进展。 8Manage能够帮助你清晰地识别这些不利事件的风险,从而快速做出有效的决策,确保项目的成功。

结果的清晰与明确性(如可交付成果被接受或不被接受),会在很大程度上影响团队对其承诺的责任心。

8Manage 提供以下功能来帮助项目团队进行有效的管理:

○ 设置可交付成果的评审与验收规则
○ 实时提醒负责人参与评审与验收
○ 提供实时概览与定期的电子邮件报告

若完善了以上管理,责任与结果就会更明确地展现在项目团队面前。如果你尚未找到适合你和团队的项目管理应用程序,不妨尝试使用8Manage PM项目管理系统吧。