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8Manage：准确的项目状态有多重要？
你真的需要知道在一个项目上花了多少时间吗？或者粗略的估计就足够了吗？对于大多数来说，知道项目何时完成的信息是至关重要的。资源预测、向新系统和方法的运营过渡、新产品的盈利能力以及许多其他关键目标都依赖于项目的及时完成。
准确的项目状态取决于多种因素。在本文中，我们将讨论其中一项——时间报告。它是准确的项目状态的基本组成部分，并且对于挣值管理（EVM）等技术来说是必不可少的。良好EVM技术的应用将允许项目经理在项目仅完成20%时，准确地预测项目的总成本/进度（在10%以内）。这是一个非常准确的数字，它高度依赖于准确的时间报告。当然，你不需要为所有项目做完整的EVM遵从性报告，但如果你需要时间报告，可以采取一些可操作的步骤来确保准确的项目状态。
○ 项目经理（PM）角色
如果你是PM，你需要精确的数据以便成功管理你的项目。没有准确的时间报告，你怎么知道每个成员完成了多少项目？如果一个贡献者在一个任务上落后了，而你没有意识到，这将如何影响项目的下一步，并影响其他项目资源？不准确的时间报告会导致连锁反应贯穿整个项目。
○ PMO角色
如果你是PMO管理员，你将遇到类似的问题，但涉及更大的一组项目。延迟数据意味着你没有完成工作所需要的东西。数据不准确不可避免地会给你带来不好的影响。你是否已经沦落到向所有没有上交时间表的员工发送垃圾邮件的地步？PMO管理员是有经验的员工，而不是保姆，但他们常常被简化为追踪不符合规定的贡献者，以获得准确的项目数据。
○ 资源经理角色
作为一个RM，你通常负责跟踪你的员工的项目和管理时间。你需要能够为项目提供资源，并知道谁将在未来的工作中可用。如果你没有准确的记录，那么你的资源可能超载或未充分利用。任何一种情况都会造成问题。
○ 团队成员角色
现实情况是，时间报告对于团队成员来说是一件乏味的琐事，但却是项目管理的必要组成部分，也是确保项目正常运行的关键部分。
更深入地了解团队成员为何不遵守时间跟踪可能会产生新的见解。问题出在健忘的团队成员，顽固的员工还是懒惰的员工？可能都不是。或许只是该过程太麻烦，不清楚或太复杂。该过程越困难，结果就越容易出错。
如果每个报告周期要花费几分钟以上的时间来报告时间，则该过程需要简化。有一种更好的方法可以鼓励更高的合规率，更少的挫败感并确保整个业务流程更加顺畅。
如果它很重要，那就正确地去做
报告项目花费时间的准确性使预测未来变得更容易。首先，确保你是在为你的项目要求适当级别的报告时间——不要太高或太详细。确保每个人需要报告的任务数量是合理的。如果你有正确的报告期望水平，你会有更好的结果。
如果报告级别合理，每个报告周期中的每个任务需要两个项目：
▪ 你花了多少时间在上一个周期的任务？
▪ 你还有多少时间（小时）来完成这项任务？
为什么是小时而不是百分比？最重要的是，除非你在请求中有具体要求，否则人们会乐观并通常在报告中含糊不清。
例如，如果你的项目中有人报告他们的任务完成了85%，而你已计划100个小时，这对你来说意味着他们已经工作了85个小时，还有15个小时可以完成。随后，你预测任务将在几天内完成。团队成员通常以更笼统的方式思考：我们整周都在努力工作，而且工作日趋紧密，因此我们“几乎”完成了工作，因此可以说是85％。
当团队成员按百分比报告时，很多不准确之处都会渗入你的项目预测中。如果你询问还剩几个小时，他们会给你一个更精确的答案。
不遵守业务流程可能导致将时间报告给错误的项目或向正确的项目报告时间不足。错误并不总是有意为之，你的团队可能只是在忙着做他们被雇佣来做的工作。
如果团队成员理解准确报告他们的时间的重要性，他们可能会更愿意遵守。这可能意味着补充培训，向参与项目的每个人展示数据是如何使用的，以及缺失的数据如何影响项目。一旦他们能够认识到数据的重要性，并明白这不是他们需要跨越的又一个障碍，对保持你的业务流程简单也会有所帮助。
过程中涉及的步骤越多，每个人都将遵循它们的可能性就越小。请记住，每个人都有工作要做，填写时间表并不是每个人的优先事项。
如果我们能让它变得更简单呢？
无论你的角色是什么，上面的建议应该都对你有所帮助，但是我们也有一些建议：可以通过自动化使这项工作变得更容易。改变游戏规则的人能够及时了解你的项目状态，而不需要花费数小时的时间去追踪人们或用电子邮件唠叨他们。
如果你能够立即知道谁没有遵守时间报告流程，哪些项目报告了未预料到的时间，哪些没有报告呢？更好的是，如果在管理员、PM或主管参与之前，就自动通知适当的人员他们的数据丢失或不准确，该怎么办？
有许多不同的软件解决方案提供时间跟踪或时间表管理，比如8Manage PM项目管理软件。你可以想象这是一个使用你自己的业务规则的解决方案，它能够提醒需要采取行动的特定方。因此能产生一些积极的影响：已经发送时间表的员工不会被群发邮件骚扰，错过最后期限的员工会收到明确的信息，并针对性地采取了需要采取的行动。管理员可以回去做他们实际的工作。想想这样能节省多少时间。
使用 8Manage PM管理项目活动和使用ATM 类似，系统会实时审计追踪每个项目活动或可交付成果。它还能向每个项目成员显示唯一的、一致的、实时精准的项目计划与执行合二为一的信息视图，从而能完全消除由多个版本的真相而造成的误解。8Manage 项目管理信息的高度可靠性能够使人们保持诚实，提高项目管理能力。
此外，8Manage 能自动检测项目进行中可能出现的各种系统性风险及其影响，包括项目计划，成本，资源以及质量的风险。其智能算法可根据当前信息作出未来形势预测，为项目团队制定应对方案提供可靠的参考信息。现在可申请产品免费演示，体验8Manage数据管理可靠性带来的好处。
