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传统采购VS电子采购:技术如何帮你转变职能?

采购走向成熟的过程中,经历了巨大的变革,从战术职能演变为数字化的战略过程。

在传统的采购过程中,采购职能经过人工管理,很大程度上依赖于Excel表格、文书、电话和面对面交谈。这种战术方法的目标是在合适的时间、以合适的价格,获得合适数量的商品和服务。

将采购作为短期的采购过程,而不是业务运作的组成部分来处理,企业会因此错过战略方法能够带来的价值。人工采购阻碍了公司的运营和财务成功的潜力,依赖于耗时、乏味、重复的任务,不能产生显著的节省或利润。


传统采购VS电子采购:技术如何帮你转变职能?


在日益动荡和数字化的世界里,这种传统的方法似乎已经没有立足之地。将采购业务转移到统一的数字化平台,这简化和加快了所有寻源到付款(S2P)的业务,在采购过程中创造了更多增加价值和节省成本的机会。

那么,将采购流程转移到电子采购平台有什么好处?

1. 提高运营效率

采购专业人员只需简单地从人工方式过渡到使用电子采购软件的电子方式,就能完成更多的工作。在人工方式下,采购业务通过文书、Excel表格和电话进行管理。在将业务转移到电子采购平台的过程中,S2P流程变为自动化流程,操作速度大大加快,还帮采购从业人员节省时间。

传统的采购方式阻碍了企业的效率——该方式依赖于文书和电话。随着电子采购软件的实施,整个S2P流程加快。原生云数字平台简化了采购流程的各个功能,帮助它与其他功能互通。该功能提高了流程效率,使采购专业人员能在几天内完成以前需要数周完成的工作。

2. 增加可视化和透明度

在传统的采购方式中,很难追踪和管理支出行为和模式——如果没有清晰、精简的运营和交易视图,公司就无法实现显著的价值或节约。随着电子采购软件的实施,S2P流程的整体可见性和透明度得到了提高,为采购专业人员提供了关于支出行为更深入的见解。

原生云技术能够同时访问更多数据,然后通过高级分析,对数据进行汇总、清理和分类,增加支出可见性,允许改进支出分析。企业还可以实时跟踪他们的支出行为,帮助更好地管理和监控支出和跟踪节省,大幅减少异常消费。

3. 提高合规性

当人工处理采购时,很难管理与供应商的关系并跟踪他们的绩效。电子采购软件为企业提供了全面的采购交易信息,并对供应商合同生命周期有更强的把握。利用技术,公司可以更有效地监控供应商的绩效,帮助确保供应商的行为符合合同程序。企业在传统方法中面临的另一个挑战是员工对采购系统的处理。电子采购软件有助于确保员工按照采购系统中约定的供应商和合同行事,帮助减少非常规开支。

4.  获取更多的节省和价值

有效使用采购是为了增加公司的净利润,为企业创造更多的节省和价值。传统的采购方式轻视对战略的关注,把采购更多当作短期的采购过程,因此无法带来显著的节省和利润。有了数字平台,企业可以借助供应商的战略寻源、更好的管理和支出可见性,更轻松地实现财务目标。

5.  使聚焦战略工作成为可能

单纯的战术采购限制了聚焦战略工作可能性。如果采购被视为一种琐碎的采购形式,采购专业人员将会错过对他们公司的支出行为和模式更深入的分析。电子采购软件的巨大好处在于它能够有效地处理采购的战术和交易职能,为采购专业人员腾出专注于战略的时间。采购专业人员将精力投入到更具战略性的工作中,可以极大地影响他们能为公司带来的整体价值。

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除了向电子采购平台的简单过渡,数字化转型之旅还存在着巨大的潜力。随着人工智能、大数据等新兴前沿技术的实施,企业开始把握智能采购的深度。统一的、人工智能驱动的、云原生的S2P平台优化了整个S2P流程,重新塑造了采购专业人员的工作方式,扩大了采购本身的可能性。

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