制定可靠项目计划的6个步骤

某一天你的高管突然召集你参加会议，讨论希望在本季度实现的一些关键举措。你的任务是制定一个方便的项目计划，以便你的团队执行。他们要在这周末之前拿到，但你要从哪里开始呢？
 
别慌！你不需要知道所有的项目管理基础知识来执行一个成功的项目计划。请按照以下6个步骤来创建项目管理计划，自信地领导你的团队。

 
步骤1：确定利益相关者并与他们会面
 
涉众是任何受项目计划结果影响的人。这包括你的客户和最终用户。在创建项目计划时，确保你确定了所有的利益相关者，并牢记他们的利益。
 
与项目发起人和主要干系人会面，讨论他们的需求和项目期望，并为项目范围、预算和时间线建立基线。然后创建一个范围声明文档来确定和记录项目范围细节，让每个人都在同一页上，并减少代价高昂的误解的机会。这里有一个范围声明模板让你开始。成本控制在这一过程中尤为关键。
 
步骤2：设定并优先考虑目标
 
一旦你有了一份涉众需求的列表，将它们按优先级排列，并设定具体的项目目标。这些应该概述项目目标，或者你希望实现的指标和好处。将你的目标和涉众的需求写进你的项目计划中，这样就能清晰地沟通和分享。
 
步骤3：定义可交付成果
 
确定满足项目目标所需的可交付成果和项目计划步骤。你希望产生的具体产出是什么?
 
接下来，估计项目计划中每个可交付成果的截止日期。当你坐下来确定下一步的项目时间表时，你可以最后确定这些日期。
 
为重要的截止日期和可交付成果设定明确的里程碑。一旦工作开始，你将能够跟踪你的进度，以确保按时完成任务，并让涉众高兴。

步骤4：创建项目计划
 
查看每一个可交付成果，并定义完成每一个必须完成的一系列任务。对于每个任务，确定它将花费的时间，所需的资源，以及谁将负责执行。
 
接下来，确定任何依赖项。你是否需要在别人开始前完成某些任务?在甘特图中输入可交付成果、依赖关系和里程碑，或者从许多可用的在线模板和应用程序中进行选择。确保你也了解如何写一个项目管理报告来总结项目的当前状态。
 
让你的团队参与计划过程。执行工作的人对任务如何完成、需要多长时间以及谁是处理这些任务的最佳人选有着重要的见解。利用他们的知识！你需要他们同意项目时间表，设定工作顺利进行的期望。
 
步骤5：识别问题并完成风险评估
 
没有一个项目是没有风险的。祈祷并没有给你带来任何好处。你事先知道有什么问题会影响项目规划过程，比如团队关键成员即将到来的假期?哪些不可预见的情况会导致问题?(想想国际假期、缺货或旺季。)
 
在制定项目计划时，你应该知道如何管理项目中的风险，并考虑你应该采取的步骤，以防止某些风险的发生，或限制其负面影响。进行风险评估并制定风险管理策略，以确保做好准备。
 
如果可能的话，在项目时间表的早期处理高风险项目。或者围绕任务设置一个小的“时间缓冲器”，以防项目延期，从而使项目保持在正常轨道上。
 
步骤6：向项目干系人展示项目计划
 
了解如何有效地展示一个项目是很重要的。解释你的计划如何满足干系人的期望，并提出你对任何冲突的解决方案。确保你的陈述不是片面的。与利益相关者进行公开讨论。
 
接下来，你需要确定角色：谁需要查看哪些报告以及查看的频率、哪些决策需要批准，由谁批准？
 
让你的项目计划清晰明了，让所有涉众都能访问，这样他们就不必为了简单的更新而追着你。将所有项目计划数据保存在一个位置（比如协作工具），可以方便地跟踪进度、共享更新和进行编辑，而无需用会议塞满你的日程。
 
沟通清楚。确保涉众确切地知道对他们的期望是什么，以及他们需要采取什么行动。对你来说很明显并不意味着对他们来说也很明显。

不想与你的利益相关者进行公开讨论？ 以下有一些策略，可以帮助你对抗困难的涉众，以保持项目规划过程的继续进行。

如果你的计划或时间表与利益相关者的最初期望不符，请立即进行沟通，以避免任何令人讨厌的意外或紧张的对话。与其告诉利益相关者他们的期望或要求是不现实的，不如告诉他们实现它的要求是什么，包括多少时间，金钱或人力。 让他们决定是否值得使用额外的资源。

计划项目的最简单方法

上述六个领域应以某种形式包含在你的项目计划中。你可能还会想到其他特定于你的组织或项目需求的项目。计划阶段的重要结果是制定了计划，使你可以有效地管理项目。


从头到尾计划项目的最简单方法是使用在线项目计划软件。8Manage PM项目管理软件协助你时刻统筹项目计划，帮助你保持进度，对团队负责，提高透明度。

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详细的项目计划不能完全保证项目成功，但是可以将失败的风险降到最低。有关项目管理的更多解决方案，欢迎联系我们进行了解。