项目需求的重要性和开发步骤

项目管理研究所（Project Management Institute）表示：“47%的失败项目之所以未能达到目标，是因为糟糕的需求管理。”

什么是项目需求？

项目管理知识体系（PMBPOK）将需求定义为“产品、服务或结果所必需的条件或能力，旨在满足合同或其他正式实施规范。”


需求有不同的类型，让人感到混淆。项目管理知识体系对需求进行了如下分类：
▪ 业务需求——描述为什么要进行项目
▪ 利害关系人需求——描述利害关系人或利害关系人群体的需求
▪ 解决方案需求——描述满足业务和利害关系人需求的产品、服务或结果的特性、功能和特点
▪ 功能需求——描述产品的行为
▪ 非功能性需求——描述产品有效性所需的环境条件或质量
▪ 转换需求——描述从当前状态转换到期望的未来状态所需的临时功能
▪ 项目需求——描述项目需要满足的行动、过程或其他条件
▪ 质量需求——描述条件或标准，确认项目可交付成果的成功完成或其他项目需求的完成

为什么需求很重要？

想象一下，你和一个总承包商签订了建造梦想之家的合同。这房子你想了好几年，当你拜访朋友时，你会记下他们家喜欢或不喜欢之处。或许你还有个文档，用来保存你最喜欢的照片。

你和总承包商第一次会面，讨论你对房子的需求。承包商会给你列一份清单，说明你的选项和定价。你指定房子的大小、建筑的类型、房间的数量、结构的类型和房子的特点。

一周后，承包商会带你参观房子的交互式模型，逐步细化你的需求。几次会议后，承包商了解了你的需求。这时承包商更有可能达到你的期望。

当需求模糊时，项目就面临不能交付所需要内容的风险。至少，需求遗漏会导致返工。这可能会对计划和预算产生不利影响。而你的客户，以及你的团队成员，将会有负面情绪。

我们如何开发项目需求？

我们可按照以下步骤开发项目需求：

1. 引出需求

如果你认为有人会简单地把项目需求交给你，那其实是极少数的幸运事件。实际上，大多数人都不知道他们想要什么，他们需要帮助。

一个好的需求分析人员（可能是项目经理、业务分析师或是业务主管）知道如何引出——提取——并验证需求。观察过数百个项目之后，发现有熟练需求分析人员的项目面临更少的需求相关问题。如果你是个项目经理，你没有时间或需求开发技能，请确保你有一个熟练的需求分析人员；否则，你就是在自找麻烦。

以下是引出需求的一些工具和技巧：
▪ 头脑风暴
▪ 名义群体（决策）技术
▪ 采访
▪ 文档分析
▪ 调查
▪ 需求研讨会
▪ 工作影子活动
▪ 背景图

2. 分析需求

“分析”这个词的意思是分解或详细检查某物的组成或结构。对于软件项目，当我们从业务需求转移到用户需求，并进入详细的系统需求时，就将需求分解为更详细的细节。一旦确定了细节，就能将这些组件合成，以满足更高层次的需求。

实际上，分析需求最强大的方法之一是构建原型或创建图表，这并不复杂。当用户看到原型或图表时，他们可以做出他们喜欢和不喜欢的反应。

另一个用于分析的工具是环境图，它对产品进行可视化描述，例如建筑、流程或软件应用程序，以及参与者（个人、小组或其他系统）如何与之交互。我们可以看到在流程中流入和流出的东西以及谁接收了输出。

一些组织在分析过程中优先考虑需求。哪些特性和功能提供了最大的好处？哪些可能造成最大的风险？在敏捷项目中，我们可以在产品待办事项列表中对用户故事进行排序。

3. 记录需求

近年来出现了一种趋向，即转向更轻的需求文档和更多的协作，特别是对于敏捷项目。记录是有好处的。当我们记录时，我们会思考和分析。当人们在未来的项目中扩展特性和功能时，拥有轻量级的文档版本作为参考也很有帮助。

业务需求通常被定义为项目章程中的目标。用户需求通常以用例或用户描述的格式捕获。详细的软件需求经常在需求管理工具中被记录和捕获。

4. 验证需求

最后，我们讨论了需求验证，如何确保项目需求的正确性，没有缺陷/bug，并满足用户的需求。与跨职能团队（如开发人员和测试人员）共同开展验证会议，以审查需求。

5. 结束需求

一旦团队就需求达成一致，就需要用适当的结束流程为需求建立基线。

需求管理走向何方？

与所有项目管理过程一样，你要调整需求管理流程，以满足每个项目的需求。在项目早期，考虑你的需求处理方法，创建一个简单的需求管理计划：

▪ 你会采用传统方法，还是敏捷方法？
▪ 谁会是需求分析人员？
▪ 谁会参与引出、分析、归档和验证？
▪ 你会使用哪些工具和技术？
▪ 你会如何对需求进行优先排序？
▪ 你会如何跟踪需求（例如，从需求到设计）？
▪ 你会如何处理需求的变化？

现代项目管理软件8Manage PM可以帮助你收集和组织这些需求计划，并为你提供更好定义项目优先级的工具。

-提供详尽且有迹可循的审查程序
-简化新工作和项目请求的收集
-通过中央存储库收集，跟踪和审查所有请求
-定义通用指标，关键绩效指标（KPI）和风险因素以评估绩效

在项目进行过程中，用户与利益相关者的一些需求变更没有办法避免。8Manage 能自动侦查需求的变化，并把需求变化与项目的各个阶段关联，以此提醒用户，让用户更好地了解需求变化所带来的影响。系统也能自动追踪需求依赖及间接变化，让用户尽早了解其潜在影响。

有了这样一个可以查看组织内所有需求的8Manage系统，管理人员就不再需要盲目地评估能力，所有类型的需求都可以在系统中捕获。想更好预测项目，欢迎申请演示体验8Manage PM的丰富功能。