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八个常见的项目管理挑战,如何克服?

尽管项目管理历史悠久,并且在现代组织中的作用越来越重要,但项目失败仍然每天都会发生。项目管理研究所的最新研究发现,每9.9%的资金因项目绩效不佳而被浪费了,相当于每投资10亿美元,就浪费了9,900万美元。

项目管理通常艰苦且累人,具有多重挑战,其中一些与项目管理规程有关,而另一些则随着技术和业务环境的发展而出现。


常见的项目管理障碍和挑战

 
为了理解项目团队面临的一些障碍,我们先从五个常见的约束条件讲起:

五个常见的项目约束

1、范围

范围是指客户的需求和要求。范围的更改,也称为范围渐变,可能会严重影响项目的时间表和预算。但是,许多项目经理很难拒绝高级管理人员的要求,或者不跟踪这些“小”变化。

2、时间

通常,一个项目是由客户在固定的时间和期限内要求完成的。在某些情况下,截止日期根本不现实。在其他情况下,项目进行过程中的时间表可能会意外更改。

3、质量

第三个约束是项目所需的工作质量。根据项目目标,团队可能需要牺牲质量才能按时完成。

4、成本/资源

团队可用的预算和资源将帮助或阻碍结果。

5、价值

另一个约束是项目或项目迭代所提供的价值量。

在项目开始时,不可能对这五个约束进行修复和达成共识,这就是为什么它们被称为冲突约束。例如,当你开始一个新项目时,你不可能同意在一个团队中由一个人在一年内为你的项目交付40个新需求达到完美的质量标准,并实现所有预期的业务价值。

你不会对需求的细节有足够的了解,你还不知道一年中还会发生什么。例如,团队成员跳槽到另一家公司或经济不景气,这时做出承诺的质量标准可能没有共识。

项目前进的一种方法是时间-范围-成本三角。你需要确定哪个元素最重要,例如,确定范围并根据需要调整其他元素。在这种情况下,你可以选择增加预算或延长交付所需范围的最后期限。

如果项目经理都能解决这些约束条件就好了,但通常在项目交付之前、期间和之后都有许多障碍需要注意。

八个常见的项目管理挑战

1、缺乏最佳实践模板和实时交易工具

项目管理缺乏最佳实践模板,因此新项目可以利用早期团队在类似项目中的宝贵现实经验。

项目管理还缺乏可以使人们保持诚实的实时交易项目管理工具——类似于自动柜员机(ATM)那样可使人们保持诚实的实时交易功能,因此“90%完成的神话”(具体可查看“项目成功的关键”一文)常常发生。缺少此类工具会造成严重的项目数据完整性和人员完整性问题。

实时交易项目管理工具

2、战略调整不力

战略是“旨在长期实现组织相对于另一个组织的竞争优势的分析过程”。项目仅在项目结果与业务策略相匹配时才有助于交付商定的策略。否则会浪费资源,导致与利益相关者的冲突,并使团队成员失去动力。随着组织在错误的项目上花费时间,长期的成功和竞争优势也会受到损害。

3、可见度差

当项目经理试图评估当前工作的状态时,会强烈感觉到缺少框架或工具。缺乏对项目的可见性是最常见的客户抱怨之一。

如果没有人知道项目的进展情况、下一步应做的工作以及风险的影响,那么挽救失败的项目几乎无济于事。

4、高级管理人员

正如Michael B. Bender在《项目管理人员指南》中指出的那样,高级管理人员对项目的成功具有重大影响。

许多项目问题都是从领导层开始的,一些值得注意的问题包括:

▪  将项目管理视为开销;
▪  战略调整不力;
▪  “周转计划”(优先级不断变化);
▪  仅仅因为他们有空就选择某人来管理一个项目。

5、赞助商

四分之一的组织(占26%)报告称赞助商支持不足是导致项目失败的主要原因。

通常,发起人都是些没有项目管理经验的大忙人,他们也可能缺乏克服界限的必要影响。有时,赞助商没有像他们分配给项目那样参与其中,对结果几乎不感兴趣。

6、文化

文化是项目经理面临的最严峻挑战之一。文化为项目经理提供了一个环境,因为他们必须学会在组织的愿景、使命、价值观,信念和期望中开展工作。

文化驱动组织的动力和风险偏好,进而影响批准的项目。对于某些组织来说,项目管理被认为是一项间接费用,无法提供真正的业务价值。 反过来,项目也以一种“随时完成”的态度来看待。

管理层和团队甚至可能抵制引入项目管理,因为他们担心失去对自己的工作风格和过程的控制。

7、沟通不畅

研究表明,有55%的项目经理认为沟通是项目成功的最关键因素。 但是,只有四分之一的组织可以说是有效的沟通者。

由于项目经理最多将90%的时间花在沟通上,沟通不畅会影响项目的各个方面。

8、人们不愿一起工作

从表面上看,分布式项目团队存在沟通不便的问题。但是对组织动力学的研究表明,人们是否愿意一起工作实际上对分布式团队问题的影响远大于物理距离。 例如,如果一群人在一起工作了好几年,即使现在他们中的一些人处于不同时区的不同地点,他们仍然可以在远程工作得很好。相反,如果将两组人(每个组都有自己的产品)合并到一个组织中,并且由于新组织只需要一个产品,则一组人的产品被“杀死”,因而将两组人放在在同一楼层,也不会令他们自动一起工作。

如果是新组建的分布式团队,虽然没有利益冲突的历史记录,但是团队负责人必须处理缺乏凝聚力、难以跟踪完成的工作、时区和动机的问题。缺少人际交往也使建立信任变得困难,这反过来又会阻碍沟通和协作。但是与利益冲突相比,所有这些都是次要的。

最后的话

项目计划和跟踪涉及大量动态和相互关联的数据。 由于信息的丰富性、动态性、互连性和细节性质,其信息复杂性将很容易超出人类记忆、大型白板或诸如Excel之类的静态电子工具的能力。

但是,通过现代项目管理软件来利用团队的项目生产力是明智的。例如 8Manage敏捷大项目管理软件,可以用于项目计划、时间管理、资源分配、预算以及实际成本跟踪和变更管理等。

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