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新闻与资讯

尽快降低疫情影响,复工后如何做好供应商协同?

最近不少企业陆续开始复产复工,尽快恢复产能,降低疫情影响是当务之急!复工后,配合赶工需求,企业采购需要安全、又快又好。因此,疫情当下,无接触式的线上采购应用成为大势所趋。


那么,如何利用好在线采购工具,与供应商高效协同?可以从以下三点入手:


1、采购需求预测,及早调整采购计划


疫情期间,我们经历了一轮轮的抢购潮:“抢完”口罩消毒液,接着“抢购”超市食品, “双黄连”更是一夜之间被刷屏并且卖断货,甚至连700盒的“双黄连蓉”月饼都莫名其妙被抢光了。


以上“抢购”行为,有些明显是不理智的。作为采购人员,做采购策略之前都会做供需分析,以确定具体的执行步骤,即买还是不买,租还是外包,什么时候买,买多少等等。


提前熟悉供方市场,可以弥补供应链前端的信息不足。供应商往往接触多个客户和行业,对市场变化有独到的认知,帮助企业尽早调整预测。从别的客户处,供应商能感知市场在升温还是降温,从而预知下一步是出现短缺还是过剩。


8Manage SPM采购系统帮助企业建立完善的供应商信息库,同时,供应商可以在系统内自助更新他们的产品信息(包括价格折扣、库存量等信息),实现与供应商信息互通,有利于采购方最大利益化的决策。


比如这段时间,口罩、消毒液等防疫物资有钱都难买,当你通过8Manage SPM在更早前发现供应商库存不足了,可以迅速采取措施,找其他供应商进行采购;如果很多供应商都没货了,我们可以看产能,跟最快的供应商对接,这样就比别人更快占领先机。



8Manage SPM还能从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划,每一个采购需求量都有据可依,减少不合规的多采购或少采购的情况。


如果采购产品的标准化程度高,我们可以适当拔高预测量,降低短缺风险,如有过剩,供应商还可以通过别的方式来消化库存。相反,如果这个产品是供应商为我们定制的,那么,我们就得更加谨慎,宁缺毋滥。


采购人员也应该及时关注客户对产品的新需求,提前储好相应的供应商资源,以备不时之需。


2、产品库存透明管理


采购人员最担心的问题:断货,尤其是重要生产物资。虽然2月10日企业开始陆续复工,但工业生产要恢复至正常水平,恐怕也要等到3月份。这段时间,原材料、成品材料等输出都将受到较大影响。


因此,8Manage SPM提供给企业一个公开透明的库存管理平台,通过对库存数字化监控,更及时地进行缺货、断货的预警,有效减少甚至避免疫情期间出现断货、停工的突发事件。


由于8Manage SPM系统信息的关联性与实时性,采购人员在提出采购申请时,可实时地查看到所采购的产品的当前库存量,如有足够库存,则不需提出采购申请,只需提交库存申请即可;如库存缺货,则使用单位可提出采购申请,并提醒库管库存情况。


对采购人员而言,由于不清楚仓库或车间的实际库存情况,导致经常有采购人员尚未联系供应商而货已送到的情况发生或者需时常进行紧急采购,浪费大量的人力资源成本与采购成本。


在8Manage SPM内,所有相关人员可实时查看到各个产品目前的库存情况,信息共享,从而相应地调整库存策略,大幅度提高收货入库的效率及保障采购材料的质量。


目前受疫情影响,物料短缺的问题很难避免,切忌因当前的短缺而盲目增加采购,因为所有的短缺终会过去,而短缺过后,很可能会面临过剩的问题。


增加库存不解决你眼下的短缺问题,只是供应商的产能问题解决了,这反而造成后续的过剩问题,所以企业增加安全库存要非常谨慎。


3、供应商管理——“两个承诺”


当采购订单发给供应商后,这时的供应商管理主要是“两个承诺”的管理:承诺按时交付、承诺质量。


对于很多企业来说,除了价格以外,没有其他能客观评价供应商的指标,但8Manage SPM却帮你更好地解决这一问题。8Manage SPM能从多维度综合评估供应商的品质。除了产品报价,还对供应商进行细分、资格评审、准入、分级管理,从源头上筛选出优质的供应商。同时围绕迟交率、拒收率、服务投诉、价格偏离、中标情况等指标,从交付、质量等方面帮助企业统计供应商绩效,多维度地管理和改进供应商交付情况。


(1)承诺按时交付


有了8Manage SPM,客观的供应商的交付绩效管理也才能成为可能,比如说按时交付率。供应商的按时交货率也是采购的按时交货率。


当下疫情开工的按时交付率,需要考虑物流、疫情区域管控的非生产性因素。比如说,公司司机来自湖北,需要重新安排运力等等,或是附近工厂出现多个感染病例,考虑到安全性整个园区隔离,工厂货物无法运送。


因此,开工后了解供应商所在区域的疫情情况,并积极保持沟通,有的企业采用少批量运输以应对突发可能。


每次交易,8Manage SPM都会自动获取并更新供应商绩效信息,有利于供应商的优化改进。比如A和B都是传感器供应商,他们的需求、供应都有一定的可比性,就按时交付率来说,A是85%,B是55%,你马上就知道谁值得信赖。这样,把对比数据给供应商B看,在市场竞争的驱动下,B自然会改进。



另外,疫情期间,供应商的货物发运,企业的收货、退货、换货,都会比平常更艰难。


电子化采购以及在线化的收货、发货、退货、换货,所有的指令都可通过8Manage SPM在线进行管理,有效减少疫情期间供应商与采购、仓储部门的面对面接触,还能提升事务处理效率。


(2)承诺质量:

 

在疫情下,员工复工率不太高,生产安排都是以客户需求为导向,可能出现员工复工后从事的工种不是之前自己熟悉的岗位,生产的熟练度与品质把控能力尚在成熟之中,再加上疫情之后带来的工作、生活诸多不便,人的情绪集中性也会受影响,存在产品质量波动的风险。


因此,复工后管控产品质量稳定性很关键。对于过往合作良好的供应商,企业也应给予一定的谅解,但质量是底线,毕竟,产品质量是企业生存发展之本。


对于达成的承诺的质量,可以借助8Manage SPM记录的交易数据来统计:供应商A的平均承诺是正常交期的70%,说明供应商A平均比正常交期快30%;如果供应商B只比正常交期快10%的话,这样的信息也可以驱动供应商B来改进。


结语

 

突发的疫情给企业的采购工作带来诸多挑战,但疫情能控制,复工在眼前,产能要恢复,利用在线采购工具,与供应商高效协同是当下复工的重要利器。


借助8Manage SPM,优化采购工作方式


8Manage SPM轻松管理成千上万供应商,全流程数字化,让企业及时掌握供应商备货及供货进度,不见面也可顺利开展业务。其自动化的流程也能帮助企业降低供应链成本、提高采购效率。


●无接触式招采流程,一体化跟踪管理
●提供实时与透明的供应商相关信息
●科学严谨的供应商绩效管理
●实时库存预警,避免断货
●收货入库与质检,相关人员协同操作,信息共享



这次疫情,长远看必将是好事:它将倒逼采购行业内部革新模式,大大加速中国采购业从线下采购向在线化、数据化进军。


疫情是考验企业发展的试金石。有战略眼光和长远思考的企业家,一定会从商业模式、发展的可持续性上有较好安排,从而利于在危机来临时轻松应对,甚至抓住契机赢得更大发展。