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项目管理软件：帮助企业更好地规划多个项目资源
最近有报告显示，59% 的项目经理需要同时管理2~5个项目。此外，Wellingtone 的研究发现，项目经理目前面临的最大挑战包括管理过多的项目和资源管理不善。俗话说，凡事预则立，不预则废。因此，如果需要管理多个项目的资源，先了解可能遇上的挑战以及如何应对的解决方案。
多项目资源规划面临的挑战
项目管理本来就是一项复杂的工作，当多个项目同时进行时，收益和风险都会成倍增加。
当有多个项目而资源有限时，项目管理就成了一场杂耍。随着现有项目的进展和新项目的启动，团队变得越来越分散。在没有所需资源的情况下启动新项目，往往会导致每个单位和每个人都同时参与多个项目，努力保持头脑清醒。
● 容量规划不足
规划资源及其能力意味着你要知道团队中的现有人员是否有足够的空闲时间来启动和完成项目。如果对资源可用性缺乏深入了解，几乎不可能进行有效的资源分配，也会让人对项目何时交付以及是否能够交付产生错误的预期。
● 风险评估不充分
评估业务风险是很常见的事情。在进行容量规划和资源分配时，请考虑诸如员工生病、休假、离职或其他可能影响资源管理计划的原因等因素。
就像你会为可能危及项目的一系列风险制定缓解策略一样，资源风险也需要考虑在内。
● 没有实时监控
由于缺乏或没有实时监控，项目经理在做出关键决策时往往会盲目行事。你需要做好人力资源规划，以获得良好的开端，然后定期检查可能发生的变化，看看是否需要做出调整，以便将项目进行到底。
但是，当项目经理需要在电子表格中进行所有这些工作时，不仅浪费了工作时间，而且是在没有实时数据的情况下进行资源规划。
● 资源利用率记录不全
资源利用率是指资源用于完成某项任务的时间。如果在为即将到来的项目规划资源时，没有记录完善的利用率数据作为依据，准确估计需要多少人手以及如何分配这些人手就成了问题。
如何管理多个项目的资源
多个项目的资源规划存在很多陷阱。但哪里有陷阱，哪里就有绕过陷阱的方法。以下是一些屡试不爽的方法：
1.定义整体资源库
概览所有项目和可用资源是做好规划的最佳途径。例如，将所有项目和资源数据整合到一个地方后，你就可以分析任何特定时间点的资源能力，了解谁有空、谁已满、谁已面临倦怠风险。
2.避免超额预订
资源超额预订和重复预订是首先要避免的事情。然而，这也正是多项目管理中更容易出现的问题。有了全面的资源库视图，你就能明智地分配资源，甚至在必要时进行资源调配。
3.使用资源管理软件
找到一款管理多个项目资源的项目管理软件是实现资源规划流程自动化的第一步。借助符合项目需求的工具，就能减少人为错误、高效协作、节省时间，并从整体上更好地把握项目的进展情况，以及项目最终会以开瓶香槟而告终的可能性有多大。
4.参与人员达成共识
沟通不畅很容易导致项目脱轨。与项目团队沟通，深入了解他们的资源可用性、分配和规划情况，将使你的业务计划多了一层保障。
在资源容量面临压力的情况下，至关重要的是，每个参与人员都必须达成共识，以便他们能够根据最关键的事情调整自己的努力。评估每个项目的紧迫性和重要性、明确定义每个项目的目标、可交付成果和时间表，并确保你与团队沟通这些信息。
5.监控并准备好适应
时刻密切关注项目进度和资源利用率。利用项目数据来识别项目中的潜在瓶颈、风险或依赖性。项目进度表的实时可视化概览（例如8Manage PMO 多项目管理软件的进度管理）在这方面非常有帮助：当所有进度表和时间表都直观地呈现在面前时，更容易发现潜在冲突。
8Manage PMO提供各种先进的资源管理功能，包括：
● 自动根据资源技能和可分配时间跨区域和部门查找合适的资源
● 实时跟进资源的计划分配，实际分配和实际使用情况
● 根据资源分配自动进行费用估算和预算
● 对资源的计划使用情况与实际使用记录进行比较分析
● 自动检测资源的过度分配与不合适的资源
系统还提供各种资源计划与使用报表，根据这些报表项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况，实际分配情况以及实际使用情况。
总结
管理多个项目资源很容易陷入混乱，尤其是在没有适当的工具、技术和控制措施的情况下。希望上述提示能帮助你自信、清晰地管理多个项目。
目前，成千上万像你一样的项目经理通过使用8Manage PMO 多项目管理软件，掌握了多项目管理。它提供了一个单一的平台来计划、安排、管理和监控所有项目。此外，8Manage PMO还具有强大的项目规划、依赖管理、成本管理、报告、时间跟踪、沟通、风险管理等工具，使你和团队轻松地按时、按计划、按预算交付多个项目。详细方案可联系我们申请免费试用。
