为什么考虑电子采购而非传统采购？

采购是重要的业务职能之一，为实现无缝运营而大规模采购商品或服务的行为。考虑到数字化转型带来的影响，决策者对于应维持传统采购还是转向电子采购或多或少会有困惑。
 
通过本文，你将更了解电子采购和传统采购，从而为业务连续性采取更好的行动。

为什么考虑电子采购而非传统采购？
 
传统采购严重依赖手工作业，涉及大量文书工作、大量跟进电话等，耗费大量时间，不仅难以处理之外，还会对整体业务运营产生负面影响。此外，由于缺乏可视性，采购过程中常常让人感到摸不着头脑。
 
另一方面，电子采购给用户带来了身临其境的体验，整个采购过程通过在线界面进行。因此，电子采购可以简化买卖流程，承诺节约成本，节省大量时间，并改善整个供应线。
 
传统采购与电子采购的主要区别
 
● 寻找供应商：
 
在传统采购中，采购人员要搜索各种供应商的目录，还不知道他们是否提供折扣，接着通过无数次电话寻找供应商，通常是以面谈为主或通过纸笔记录。
 
而在电子采购中，通过电脑或手机，就能在同一时间轻松比较不同供应商的数百个在线目录，并与供应商在线沟通，确认供货情况和数量，采购订单活动可即时完成。
 
● 采购申请：
 
在传统采购中，采购申请是一张列有所需物品及其价格的实物便条，并据此进行审批。
 
而在电子采购中，采购申请是在采购管理系统中创建和批准的（在特定的预设条件下），因此耗时更少。
 
● 采购订单：
 
在传统采购中，采购订单由人工创建和批准，然后以传统格式通过传真或快递发送给供应商。
 
而在电子采购中，采购订单在几分钟内就能在线创建、审批并发送给供应商，供应商也能立即在线确认。
 
● 订单跟踪：
 
在传统采购中，采购人员需要通过电话联系供应商以跟踪订单状态。
 
而在电子采购中，订单跟踪可通过订单跟踪和管理系统在线完成。
 
为什么企业应该将电子采购软件引入？
 
企业投资功能丰富的电子采购软件，主要有三大理由：
 
● 曝光绩效不佳的供应商
 
一般来说，采购经理不清楚供应商的绩效是因为没有定期跟踪供。究其原因，人工评估会带来很多麻烦，且耗费大量时间，采购经理必须翻阅一大堆数据。因此，绩效不佳的供应商很容易被忽视，对企业的生产率造成负面影响。
 
这时，电子采购软件的重要性就突显出来了。8Manage SRM这样的专业电子采购软件能实时显示最新且一致的信息，使采购经理能够检查每个供应商的绩效，并找出那些落后的供应商。
 
● 有助于供应商管理
 
使用电子采购软件的主要好处之一是，简化数据流程，使协作变得简单，并加强供应商关系。
 
8Manage SRM电子采购软件使沟通、交易和问题解决变得更加容易。它还能让采购经理即时查看与供应商有关的任何信息，轻松高效管理所有供应商。
 
● 防止审批瓶颈
 
如前所述，传统采购严重依赖人工干预、电子表格、电话、邮件等。因此，不管事情有多紧急，都会出现延误。毫无疑问，延迟审批会使整个流程偏离正轨。此外，人为错误也会使情况变得更糟。
 
在这种情况下，功能丰富的电子采购软件应运而生，有助于防止审批瓶颈，从而使一切都能在正确的时间执行。出色的电子采购软件，如8Manage SRM，还能通过基于角色的可访问性防范采购风险，保护机密数据，并限制在采购周期内对敏感信息的访问。
 
不只是采购部门能受益于电子采购软件。将采购和财务团队纳入电子采购平台能让相关人员的工作变得更轻松，因为他们可以不费吹灰之力地完成算术计算（字段级）、遵守截止日期等行政任务。
 
结论
 
电子采购已不再是企业可有可无的选择，它在所有部门中都压倒了传统采购。因此，想要获得最佳效率、节省时间、系统透明度和成本效益等，最好将电子采购软件引入企业运营中。
 
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