项目控制管理：如何避免项目不达标？

最让项目经理焦头烂额，莫过于项目有可能脱离轨道，导致错过最后期限和成本超支。
 
根据 Wellingtone 的《2023 年项目管理状况》，只有43% 的项目经理表示他们总能在预算范围内完成项目，29%的项目经理表示他们的项目能按时完成。
 
实施项目控制有助于防止项目烧钱和超出范围。
 
说到实施项目控制，团队可能会有不同的想法和思路。项目控制计划提供了如何控制项目的框架。它包括项目控制人员将使用的具体流程、系统和工具。其目的是促进对工作流程和项目控制技术的共同理解。

项目控制的常见挑战
 
虽然项目控制对企业大有裨益，但也很难正确实施。以下是面临的一些典型挑战：
 
1：当项目控制由非专职人员负责时，很容易被忽视。项目控制涉及收集和监控项目绩效，而项目经理可能只有在绝对必要时才会这样做。
 
2：并非所有项目都需要相同程度的控制。小型项目可能只需要大型项目所需的部分文档，且不需要频繁进行衡量。
 
3：在没有变更管理的系统内实施项目控制，可能会导致灾难。如果计划改变而不考虑扩大范围所需的额外成本和时间，可能不会注意到增量变化，最终导致项目失败。
 
4：只有 39% 的项目经理会为项目进度制定基线。没有项目基线，就很难跟踪进度，因为没有任何东西可以用来衡量绩效。
 
5：如果没有需求可追溯流程，就无法确保最终产品符合利益相关者的需求。
 
五种项目控制方法让项目步入正轨
 
从定期状态更新到挣值管理，项目控制可以使用多种不同的方法。
 
1. 挣值管理
 
挣值管理（EVM）是一种综合成本、进度和范围来衡量项目绩效和进度的技术。它将项目应该完成的工作与已经完成的工作进行比较。EVM 显示了项目的当前状态以及应采取的纠正措施。
 
建议使用专业项目管理软件8Manage PM的报告功能来衡量 EVM。它可以显示实际成本/计划与估算成本/计划的对比情况。
 
2. 里程碑趋势分析
 
里程碑趋势分析法是通过衡量项目在一段时间内的进展情况来发现进度延误。
 
要使这种方法有效，一个先决条件是定义足够数量的有意义的里程碑，不仅是每个项目阶段结束时的里程碑，也包括项目阶段内的重要里程碑。
 
项目经理可在8Manage PM中的日程表中添加里程碑，以标记重要日期和截止日期。在该系统中，只需点击几下，就可以更新/移动里程碑。
 
3. 状态报告
 
状态报告显示项目在一段时间内的进展情况。该文档很有价值，它提供的历史数据可用于衡量未来项目的绩效。
 
在撰写状态报告之前，要了解受众的需求。面向利益相关者的状态报告应提供高层次的信息，因此要简单、简短并包含重要信息。
 
4. 预算与实际对比
 
预算与实际对比是一种成本差异分析，显示与预测的预算相比已经花费了多少。将计划成本与实际成本进行比较，有助发现完成项目的资金何时耗尽，并控制不合理的支出。
 
通过在8Manage PM项目管理软件中集中管理人员和项目数据，并在计划工作的同一位置跟踪任务时间，项目经理可以在报告中实时跟踪进度和预算支出。
 
5. 审计和审查
 
审计用于了解项目在交付绩效、成本与预算、进度与计划、风险与问题清除等方面的状况。
 
审查最好定期进行，在每个阶段结束时进行。 在提供反馈意见时，要确保是点评而不是批评。吹毛求疵不仅没有成效，可能还会损害团队士气。
 
使用正确的工具实现项目控制自动化
 
项目控制要求密切关注许多活动部件。如果不使用项目控制工具，就很难始终如一地收集、测量和分析项目数据。
 
项目控制工具可收集项目数据、衡量绩效、分析结果和检测风险。这些工具包括项目计划、进度安排、成本估算与控制以及风险管理工具。
 
8Manage PM项目管理软件将这些功能集于一身。作为动态的业务管理平台，8Manage PM实时联动的信息增强了信息的可靠度与透明度，项目计划与执行结果自动连接，直通式的业务协作大大提升了业务及项目的执行效率 。
 
使用8Manage PM，你可以通过实时查看能力和每个人的时间来计划人员和项目。这包括每个人的可用性、技能和费率，以及项目时间表、预算、阶段和里程碑，让你每次都能分配最佳团队，并实时跟踪进度。
 
采用 "人员优先 "的方法进行项目规划，意味着可以安排与能力和预算相匹配的工作。借助8Manage PM，你可以轻松发现会导致超出预算的超额分配，还可以解决调度冲突，并根据需要修改项目进度，以确保遵守项目时间表。
 
8Manage PM项目管理软件的报告功能可让你轻松实时监控预算、实际成本和利用率。你可以根据时间或费用设置预算，并预测能力和支出。如果用于跟踪团队时间，可以比较计划工时和记录工时，了解项目是否按计划进行。了解更多8Manage PM强大的项目控制功能，就来联系我们申请免费试用吧。