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防止工时表出错的五种方法
乍一看，员工工时管理是一个简单的概念。员工要么打卡上班，要么打卡下班，或者在工时表上跟踪他们的时间。每周或每隔一周，他们都会提交上述工时表，管理层会为他们的工作时间开出工资单。这可能会出什么问题？
首先，我们都是人。人为错误的范围从忘记打卡到漏报工时甚至虚报工时。工时表错误对雇主来说是一种负担，对员工来说可能同样代价高昂——财务或工时表错误并不总是对员工有利。工资可能与劳力不匹配，福利可能无法准确累积，晋升可能缺乏有力依据。
1. 对员工进行时间跟踪教育
员工应该了解时间跟踪的重要性。告知他们错误跟踪时间的更大影响，以及它如何影响财务团队和企业的整体成功。
确保他们知道公司的时间跟踪系统是如何工作的。如果他们手动跟踪工时，请确保他们在方便的位置拥有所需的一切。为他们提供有关如何正确记录工时和最佳提问方式的明确指南。
如果他们使用移动应用程序或他们的计算机，请确保他们知道如何登录和导航所述系统。他们应该知道在哪里可以记录他们的时间以及如何在需要时重置密码。
2. 确保他们充分了解你的期望
尽早设定期望并在必要时经常重复——不要给他们不正确跟踪工时的借口。了解他们预计工作的时间。如果他们有预定的休息时间，要明确他们应该如何跟踪这些时间，如果你允许提前或推迟打卡，也要让他们了解这些。
加班费用迅速增加，给财务团队带来很多不必要的压力。如果允许加班，确保每个人都在同一起跑线上，并确保他们了解跟踪加班的正确方法。
3.创建流程来捕捉常见错误
确保每张工时表都经过审核批准，以捕捉任何未经授权的时间。如果不这样做，可能会很快增加时间表上的工时，并导致多付员工工资。
使用软件还可以提供额外的安全协议层，并有助于发现常见错误。它通过提醒和标记错误或不一致极大地减少了人为因素。
当有正式的登录流程时，员工自己进行欺诈的可能性较小，外人也不太可能接触到您的时间表。这对每个人都是双赢的。
4. 让你的员工成为一道防线
由于你已就正确的时间跟踪对员工进行了培训，因此可以依赖他们对工时表的准确性保持警惕。向每个人的日历添加日历邀请，提醒他们检查工时表的准确性。这样，工资单就可以减少错误。
制定一个正式流程，员工在发现工时表与财务结算差异时可以使用该流程。他们应该知道联系谁以及联系他们的最佳方式。
5.利用软件自动跟踪工时表
手动工时表通常是人工处理的，不太符合要求。要真正减少错误，最好是通过工时管理软件实现无纸化办公。
8Manage 工时表系统不是简单的上下班打卡系统，它能帮助你清晰准确地跟踪不同区域，不同部门的成千上万员工的工作时间，包括项目及非项目活动，有效地提高员工的工作效率，实现精细化管理。
● 实时跟踪不同类型的工时
一般的工时表工具独立使用或与项目管理工具结合使用。而8Manage 工时表既能独立使用，又能与项目管理工具结合使用，还能结合不同类型的工作或假期，包括项目或项目办公室活动、营销活动、销售工作、采购工作、临时任务、带薪假期等。
● 实时汇总花费在不同项目/产品/客户/供应商的时间和成本
8Manage 工时表除了帮你从工时信息实时追踪到活动，再追踪到相关项目/产品/客户/供应商外，还能替你按项目/客户/产品/供应商/活动 实时汇总工时。
这不仅能让你了解员工怎样花费上班时间，还能让你了解到企业花费在每个项目/产品 /客户/供应商的时间和成本。
● 帮助企业有效使用资源并形成竞争优势
资源分配：了解每个员工计划从事的项目和任务以及何时工作
工作负载仪表盘：了解哪些项目正在进行以及谁过度分配
预算小时时间表：深入了解每个员工的能力和可用性
实时员工可用性：查看每个员工在任务日期范围内的可用小时数
借助 8Manage 工时表，你可以始终拥有做出正确业务决策所需的全面知识和深刻洞察力。
准确的工时管理对于经营盈利业务至关重要。它帮助企业监测员工的生产力，并确定员工可能懈怠的领域，这样也帮助企业更有效地预算他们的时间和资源，最终使企业创造一个更加高效和有效的工作场所。
