改善项目问题管理的8个步骤

如果想让项目成功，你需要制定适当的计划来快速有效地应对出现的问题。这些步骤是最佳实践问题管理过程的一部分，也是良好项目管理的核心要素。

项目问题管理是什么？

问题是在项目过程中出现的影响计划的任何事情。问题可能是先前定义的风险，也可能不是。要避免问题出现，但得不到解决。（如果问题得不到解决，就会以另一种方式重新浮出水面。）

项目中的问题管理始于定义活动和业务规则的计划，以管理和控制项目期间出现的问题。

管理问题与管理项目没有什么不同，都需要一个过程和一个计划来实施战略。以下步骤将帮助你建立一个框架来控制项目中出现的问题。

1. 创建注册

开始的唯一方法是识别问题并将问题收集到文档中，这样你就可以响应并跟踪解决问题的进展。理想情况下，创建一个在线协作文档。你可能以同样的方式管理风险或变更，希望在日志或注册中跟踪问题，进而管理问题。如果没有报告问题的过程或工具，问题将在项目的混乱中丢失。你需要报告问题并通知其他人，以便其他人确认问题是否仍然存在。

2. 及时报告

时机很重要。如果你允许报告延迟，在问题变得太大而无法解决或需要太多资源而成为项目终结者之前，你将失去解决问题的机会。沟通是关键，渠道必须开放，尽快将信息传达给正确的人。如果及时汇报，最好及时解决。对已知问题置之不理是自找麻烦。

3.日志的问题

确保人们知道谁可以记录问题，同时确保他们这样做。如果没有人记录问题，那么问题就会被遗漏。这会让你的项目出现更多裂缝，直到最终崩溃。你需要详细记录这个过程。没有什么是太小的。这对你来说可能无关紧要，但它可能是打开问题解决方案的钥匙。此外，日志还提供了一个存档工具，以供将来使用。

4. 分配行为

在动作旁边也放一个名字，这样就定义了明确的职责。只有所有权明确，有人负责识别、跟踪和解决问题时，问题才会得到解决。你需要有一个关键人，他的任务是处理所有与该问题相关的事情，直到问题解决为止。问责制在问题管理中至关重要。

5. 监测进展

人们是否跟进他们的行动项目？定期验证状态。问题的状态是关键的区别。如果问题已经解决，但资源仍在进行不必要的工作，那就是另一个问题了。频繁地通知大家。防止为某个问题分配不需要的资源，你希望获得完全的透明性。为了最有效地工作，每个人都必须了解问题的状态。项目仪表板可以让每个人都知道问题状态。

6. 评估影响

定义升级范围，确保衡量所采取的行动，但适当地升级。你不想把所有资源都投入到只需要一部分资源的地方。也就是说，你不想制造不必要的障碍来阻碍快速恢复。

7. 通过决议

确保在问题标记为已解决后对其进行双重检查。虽然有问题负责人，但必须有管理这个过程的人，这样他们就可以检查工作，确保它与整个项目和组织的战略目标相一致。只有把所有的事情都安排好了，问题才能解决。

8. 关闭问题

最后一步是关闭这个问题，将已解决的问题移出列表。

帮助项目问题管理的工具

如果没有项目管理软件来实时连接团队并帮助管理人员在解决这些问题时跟踪这些问题，问题管理会很困难。8Manage PM提供多种有效的机制管理项目层及活动层的问题，跟踪问题和系统性地解决问题：

○用于问题管理的可视化工作流

8Manage具有丰富且可视化的视图，管理人员可以自定义工作流程以自动化任务批准并监督他们的工作以根据需要重新分配资源以避免瓶颈。

○用于问题跟踪的实时仪表板

8Manage实时仪表板自动捕获项目数据、处理数字并在图表上显示时间、成本和更多指标，为管理者提供了进一步的监督。系统提供问题地图以帮助项目人员层层深入了解问题的来龙去脉。

此外，8Manage的一键式报告能让你掌握进展情况，并提供详细数据和问题上报机制，以便向利益相关者展示问题解决方案。综合起来，8Manage PM是管理项目问题的理想软件。详情可联系我们获取产品免费试用。