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新闻与资讯

项目管理流程发生偏离,该怎么办?

流程之所以出现,是因为人们认为流程是有效的。有时这是由专家意见形成的,有时是因为“最佳实践”。在许多情况下,它们会对行政的突发奇想和愿望做出反应。


项目管理软件


在一个完美的环境中,流程在大多数情况下运行得相当好。将该陈述置于上下文中,理想情况下,一个流程大约有9 / 10是相关的。务实地说,大多数现实世界的流程往往不太相关。换句话说,很多时候我们说我们使用的流程实际上并不支持或适用于我们在现实中面临的挑战。

有时,通常规定的内容不仅不合适,而且实际上可能会破坏需要完成的工作。了解何时偏离流程以及如何偏离是项目经理需要学习的最重要技能之一。

项目负责人对过程的价值和相关性的判断,以及我们需要适应、发展或偏离现有实践的情况。他探讨了如何定义流程、流程如何演变以及我们如何实际参与流程的基础。最重要的是,项目负责人需要确定既定流程阻碍的情况,以及参与负责任偏差的策略和方法。

在项目管理的背景下,偏差分析的概念是基本的。目的显然是确定变异的原因,简单来说,就是预期结果与实际结果之间的差异。

偏差分析可以追溯到 4 个基本步骤:

1、范围控制

大多数项目都会经常改变项目的目的。有时,项目团队无法控制变更,因此无法验证其影响。这种不受控制的项目范围扩展,没有改变计划、预算、风险和资源,被称为“范围蔓延”。

控制项目范围变更的步骤主要包括:
-变更控制流程的实施。
-定期审查项目的基本预测。
-定期监控项目跟踪,以可视化项目目的的变化。

2、程序控制

作为程序控制技术的偏差分析是挣值管理(EVM)的一部分。

然而,有许多组织不使用 EVM 技术来控制项目规划,而是使用类似的技术来衡量偏差。这些技术主要包括对计划开始日期和结束日期的测量更改。此外,它们还意味着将达到计划目标所花费的时间与基本计划进行比较。

3、成本控制

毫无疑问,项目成本控制是监控任何项目的关键方面。因此,组织实施跟踪某些项目活动的实际预期成本的程序。然后将实际成本预测与批准的预算进行比较,获得成本的变化。

4、风险控制

项目的风险分析使用从范围、程序和差异成本分析中获得的数据。

这不仅有助于项目经理和项目团队建立风险阈值,还有助于应对现有的风险阈值。如果风险变化超过预期阈值,则实施项目风险缓解计划。

使用项目管理软件可以帮助监控项目价值并及时可视化差异。特别是对于涉及不同利益相关者的复杂项目,使用项目管理软件可能是基础,以免忽视重要和基本的价值。

像8Manage PM软件这样的强大解决方案提供了用于预算、风险管理、规划、执行、预测等的工具,以确保你的项目按时按目标进行,并在整个组织中实现更大的业务价值。

8Manage PM通过WBS工作分解结构,实时审计追踪每个项目活动或可交付成果。

系统向每个项目成员显示唯一的、一致的、实时精准的项目计划与执行合二为一的信息视图,从而能完全消除由多个版本的真相而造成的误解。一旦项目有异况,系统会自动预警通知相关人员。

通过8Manage PM监控流程中的关键数据,你可以平衡工作负载,有效地分配项目资源,使你的团队自动与项目优先级和性能保持一致。

如果你与流程共存,如果你偶尔质疑流程的相关性,尤其是如果你想知道为什么人们有时不遵循流程,你就会想要调整你的实践,就需要先进的项目管理软件来简化每个项目管理阶段。

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