如何有效使用项目管理工作流？

在项目管理计划的框架内，工作流指的是完成任务所需要采取的一系列步骤，以及你如何在这些任务之间切换。

项目通常是一次性的、有时间限制的企业服务于非常具体的目的，并产生非常具体的结果。

例如，一年两次的大型户外活动是个有时间限制的项目，服务于特定的目的和结果。当目标和结果都实现时，这一年的活动也就结束了。事件的项目管理是对事件相关的所有活动进行处理。

什么是项目管理工作流

项目管理工作流是将关键里程碑之间的任务和活动安排成有效和有意义的顺序的过程。

工作流程是我们日常生活的一部分。当你坐在办公桌前，给供应商写邮件或跟进同事负责的任务时，工作流就在发生。像项目一样，所有企业和组织都有持续的工作流程。

单个任务的成功完成通常需要项目经历一系列的阶段。不管规模和复杂性如何，所有单独的项目都有自己的工作流模式。

有效的项目管理工作流系统应该帮助你组织和记录工作流的各个阶段。良好的工作流程将创建一系列步骤，指导你和你的团队朝着最终目标前进。

项目管理工作流的优点

○ 提高整体效率——工作流系统减少纸张的使用，将所有东西集中在一个易于获取的地方。

○ 允许协作——最好的项目管理工作流系统具有内建的社会协作工具，使沟通更容易、更有凝聚力。

○ 使报告更容易、更透明——工作流项目管理软件具有使报告更简单、更快和更准确的工具。

○ 让人们保持联系——如今，流动性是许多工作团队的标准。当你的项目管理工作流系统方便移动时，那些正在旅行、不在现场或远程办公的员工可以轻松地检查项目状态并更新自己的状态。

如何有效使用项目管理工作流

项目管理处理的是计划、监督和指导任务，而工作流处理的是这些任务的连接。项目管理纵览整个过程，而工作流确保纵览，从一步平稳地移动到下一步。

工作流管理系统为组织、记录、控制和协调工作流提供了基础设施。有效使用项目管理工作流的最重要方法是，为你的项目选择正确的方法。

如果你过去没有使用有效的工作流过程，你可能不知道从哪里开始。选择正确的工作流系统时，首先要考虑以下四个步骤：

1. 计划

每个项目都从一个计划开始，不管你选择的工作流方法是什么。无论你是使用敏捷、瀑布还是PRISM，成功完成项目的关键是一个无懈可击的计划。从大范围开始，然后将项目分解为单个团队成员能够轻松理解和处理的较小部分。确保严格精确，同时保持灵活性。记住，计划可能会在项目进行到一半时发生改变。

2. 参与

与你的团队、客户和其他重要的干系人交流。找出对项目成功最关键和最重要的东西。虽然你不需要从每个人那里获得意见和反馈，但确保每个人都知道发生了什么是明智的。收集可靠的信息并让其他人参与其中的好处显而易见:更好的团队合作、灵活的资源和更多的脑力来排除故障。

3.预测

即使是最成功的项目也会在过程中经历一些小插曲。在项目开展过程中，要预料到事情会出错。确定计划可能需要改变的地方，或者可能让你变得脆弱的地方，做好准备。有效的项目经理能够预见到有问题的情况，并准备好应对突发事件。

4. 跟踪

写下项目的每个重要事件、对话或里程碑、标记时间并进行更新。做到这一点，要确保你有良好的系统。

项目管理工作流程方法

如果你想让你的项目运行得更快，效率更高，那么你可以选择多种项目管理方法或系统。以下是三种最常见的工作流方法：

敏捷项目管理工作流

敏捷工作流方法的核心是：协作、自组织、跨功能和适应性的核心价值和行为。敏捷是一种项目管理方法，在70年代和80年代从丰田、富士和本田等创新型日本公司中兴起。

如果你的项目需要高水平的适应性，那么敏捷是个不错的选择。这种方法适用于不断变化的情况，以及需要不断、定期的内外部反馈的项目。敏捷项目管理方法通常是小型项目和/或那些开发进度加快的项目的理想方法。

瀑布项目管理工作流

瀑布是一种更传统的、自上而下的工作流和项目管理方法。瀑布方法按顺序处理工作流的各个阶段。从最初的概念和规划阶段一直到开发和质量保证，最后是项目完成和维护。项目需求通常在一开始就设定好了，除非绝对必要，否则对计划几乎没有任何改变。

瀑布方法最适合大型项目，在这些项目中，全面的计划和可预测的过程至关重要。

PRISM项目管理流程

PRISM由GPM Global开发，是一种创建方法的方式，它将环境因素考虑在内，同时确保一个可重复、有效的系统，该系统可以很容易地应用于广泛的大型项目。

为每个项目都拥有一个项目管理工作流程是非常值得的。投资项目管理软件也是值得的。使用8Manage PM这样的项目管理软件可以更轻松地准确了解项目在其工作流程中的位置。

8Manage PM项目管理平台提供了模板、工具和集成，使工作流易于创建、维护和使用，以发展你的业务。系统最大优势在于实时跟踪审计，将所有项目信息集中在一个易于访问的位置。并且有助实现工作流程自动化和可视化，允许你的管理团队或整个团队进行实时协作和沟通。

总的来说，项目管理工作流可帮助项目更顺畅地运行并提高效率和透明度。它们让你可以创建经过验证的、可重复的流程，使每个项目比上一个项目更成功。