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新闻与资讯

如何在项目会议中处理不同议程?

你是否曾经遇到过这样的的情况:你认为是简单的项目会议,但结果却是痛苦且无效的? 是否有与会者一开始就不高兴,会议再也没有恢复?



虽然可能存在一些无法避免的情况。比如,参与者有不同的议程,在会议破坏项目对他们有利。 也许个人认为你(或发起人//项目团队)冒犯了他们,他们只是想报复。还有更糟糕的,他们喜欢将对抗作为工作的一部分。


这是个难以处理的局面。然而,聪明的PMO/项目经理应该意识到这种处境,并有希望预料到这一点。

有时,除了上面列出的要点之外,这种行为还有一个简单的原因。我们每个人都想被重视,被尊重。所以,花点时间想想你在没有收到会议材料时的感受。也许没有正式列入邀请行列。你到了会议室,看到其他人都有资料,而你没有。

很多人会把它当作简单的疏忽,但如果有人受到压力,他们可能会做出不良反应,并且可能会破坏会议。比如说,你在主持电话会议,一个人在电话上说他们没有材料,然后另一些人会补充说,他们也没有。

虽然这看起来不是个大问题,但所有的与会者潜意识里可能会认为你没有将后勤工作组织好。这可能会让他们潜意识地认为,如果你不能组织后勤工作,材料和推荐信是否还可信?

这种情况类似于你的演示文稿中出现计算错误等。信誉很快会丢失,你将无法做出你需要的决定,还要花时间安抚别人。

在执行变更的多年经验里,专注于细节是有好处的。这里有一些简单的建议:

○ 根据会议材料中列出的与会者仔细检查分发名单。不要简单地剪切和粘贴以前分发的电子邮件列表,它们通常会过时。

○ 确保记下所有代理。有些人不使用原始的会议请求进行代理。他们可能发送单独的电子邮件。

○ 根据会议记录和会议邀请,核对会议职权范围内的名单。确保它们的一致性。

○ 确保移除那些仅作为代理人与会的人。许多人在有问题的会议结束后忘记移除名字。

○ 确保正确记下人们的名字(和他们的角色)。这很重要。如果别人一不小心拼错了你的名字,你会有什么感觉?

○ 确保材料中的信息是正确的。

虽然这些事并不复杂,但都非常实用。在发送邮件之前要养成检查这些要点的习惯,这样你就可以在会议中避免一些挑战 。

总结

沟通是现代企业成功的基石。你需要明确定义的PM沟通策略才能成长为一个团队。这就是使项目管理会议成为正确的关键所在。 

使用8Manage PMO项目管理软件可帮助项目经理提高效率,并使团队保持一致。在8Manage PMO,不仅可以实时更新、收集记录会议信息,还可以根据每次会议期间做出的决定自动更新工作流程。

系统的自动化工作流程和跟踪工具有助保持项目进展,可帮助节省时间并促进项目每个阶段的参与。管理良好的项目会议可以让团队克服分心和障碍以取得成果。