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新闻与资讯

电子采购的好处,不仅仅是自动化

采购在决定你的业务成功方面起着重要作用。但是,你是否意识到传统采购流程存在许多严重影响你业务的弱点?不过,不用担心,因为电子采购能解决这些问题。
 
作为技术创新的一部分,电子采购旨在简化采购流程。下面让我们了解更多有关电子采购的信息及好处。
 


常规采购

 
在我们深入探讨电子采购之前,先回顾一下什么是采购。
 
采购是公司购买将用于生产过程的货物的活动。该活动包括询价、选择供应商、建立采购期限、选择货物、签订合同和付款等几个过程。
 
传统的采购流程需要很多人的协调来处理成堆的文件,例如采购订单、发票、合同、交货、收货等等。
 

这种类型的采购,无论你是否意识到,都存在阻碍你业务效率的弱点,包括有:


◇ 文件堆放量
◇ 重复订单
◇ 参与采购的供应商数量
◇ 由于人为错误导致的库存数据不准确
◇ 由于处理紧急任务的倾向而被忽视的流程
◇ 验证过程需要很多不同层次的人
◇ 延长执行时间

如果你在为你的企业进行采购时遇到这些问题,也许是时候转向电子采购了。
 
电子采购如何运作?
 
电子采购是由电子采购软件促进的采购过程。流程中的系统将所有采购流程计算机化。因此,通过尽量减少纸张的使用,电子采购也可以减少出错。
 
在商业中,电子采购不仅仅是网上购物。电子采购软件使公司用于管理采购流程的所有功能、程序和政策自动化。
 
以下是电子采购如何促进采购流程:
 
○ 确定查询
 
采购流程的第一步确定所需的货物是什么。电子采购将这一过程集中在一个数据库中。
 
因此,采购经理将清楚地了解剩余库存、采购内容和确定预算。
 
传统的采购过程将日光浴,因为确定需求将需要基于纸张的表计算。不输入准确数据的风险是真实存在的。
 
○ 证实
 
在此步骤中,验证意味着验证将在哪些供应商或供应商处购买库存。电子采购简化并加速了这一过程。其将处理由负责人验证的文件。
 
传统的采购流程通常会消耗大量包含需要签署的文件的纸张。这通常需要几天时间,因为有时负责人很长时间都不在。
 
○ 订购
 
电子采购系统支持订购流程。该系统将根据所需库存清单自动向供应商或供应商订购查询。
 
如果你手动执行此过程,则必须将订单一一发送给供应商或供应商。此外,如果采购流程与其他功能之间没有整合,也会导致效率低下。
 
○ 追踪
 
完成订购后,电子采购允许经理跟踪库存以确认它们处于哪个流程。这是可能的,因为系统提供了来自供应商或供应商的实时数据。
 
同时,传统的采购流程只能让管理者在库存订单的不确定性中等待。
 
○ 购买
 
采购的最后一步也可以在系统中完成,因为它也集成了会计功能。同时,供应商可以在系统中创建有效发票。
 
传统采购只允许供应商亲自递交有效发票,效率很低。丢失发票的可能性就在那里,它会阻碍你的业务。
 
○ 报告
 
由于系统记录了所有采购活动,与传统采购流程相比,报告将更加容易。
 
保存在数据库中的所有数据都可以自动生成分析报告。系统最大限度地利用采购过程中涉及的员工、部门和供应商的记录来创建评估。
 
电子采购对公司的好处
 
通过这种精简的采购流程,你可以从中获得盈利优势。
 
首先,你的采购系统现在是自动化的。你不必执行重复的采购订单。你的公司可以投入时间来制定可以提高业务收入的战略。
 
你还可以通过限制纸张使用来节省采购成本。换句话说,你实施了环保采购流程。
 
你可以控制所购买库存的质量,因为每个描述性信息都可以在目录中看到。这是可能的,因为该软件使采购经理能够对货物规格和质量进行研究。
 
结论
 

电子采购是对基于纸张的传统采购流程的创新。通过应用电子采购软件,你可以更轻松、更快速地组织从识别到报告的所有采购流程。



选择合适的软件将其他功能与采购流程相集成,将优化管理。比如,8Manage SRM电子采购解决方案具有一系列功能来支持关键采购活动。从具有实时洞察力的自动采购订单处理,到包括供应商评级和自助服务在内的高级供应商管理工作流程。


其强大的服务再加上保持预算正常的智能洞察,以及简化现有采购流程的高级供应商绩效分析,成为电子采购市场中一股不可忽视的力量。联系我们申请产品免费演示。