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新闻与资讯

采购流程、速度与节约之间的联系

采购流程主要分为三大类:

○ 计划到策略(P2S)流程,从为每个产品类别分配采购部门资源开始,到定义类别策略结束。
○ 寻源到合同(S2C)流程,从定义独立项目及其需求开始,到签订供应商合同结束。
○ 采购到付款(P2P)流程,从采购商品或服务的决定开始,以交付和付款结束。

P2S的活动经常发生在敏捷的、基于项目的环境中,通常不存在真正的速度问题。但S2C和P2P流程可能会异常缓慢。例如,办公用品的订单可能需要数周而不是几个小时,更具有战略重要性的项目的合同可能需要数月而不是几周。



采购流程之所以缓慢通常是因为流程不恰当,它们的系统呈碎片化,或者它们的用户不知道事物应该如何运行。优化的流程可以提高速度,因为建立了有效的方法来应对变更,消除了关于应该如何做事情的模糊性。因为有可能使更多人遵循正确的采购程序,优化的流程还可以节省开支并降低风险。

为了从传统方法中获得可能最大的价值,公司需要采取包含五个关键行动的综合方法。

1、在整体业务目标中为优化工作提供理由。

战略目标应该指导所有流程优化工作。公司必须首先确定最需要速度的地方,然后在需求和其他考虑因素之间进行平衡。如果目标是更快满足日常需求,那么在新供应商入职培训保持快速,或在日常P2P运营保持快速,哪个更重要?在产品或服务类别级别,比平时更快购买一些大型机器可能至关重要,但放弃所需的技术审批是否值得?

2、明确定义采购角色。

明确每个流程的工作人员,确保他们是具有最相关经验和知识的采购人员,这一点很重要。这有助于消除这类情况,如合同延迟的发生,因为战略买家被迫将时间花在本应分配给运营买家的任务上。

明确定义的角色将解决因过多员工获准申请采购而导致的问题。限制这类雇员的人数会使那些继续参与的人获得更多的经验,从而以更高的能力和速度执行工作。此外,更少人会需要采购政策和系统方面的培训,这可能导致更大的流程遵从性和更少的资源使用。

3、利用采购渠道策略。

速度在某些类别比其他类别更加重要,因此应该相应地部署渠道。例如,在被认为对创新至关重要的类别中,公司可以减少供应商的数量,以加快S2C流程的速度,而在节约更重要的类别中保留更多的供应商。

这同样适用于P2P进程。办公用品等简单产品的请购流程应该相对简单,用于诸如大型资本项目之类复杂请购则需要更长的时间,需要获得多个技术批准。为每种类型的请购开发不同的渠道有助于确保每个流程以尽可能快的速度进行。

如果一个特定的项目对创新至关重要,因此需要更快的请购流程,采购部门应该允许绕过一些较为耗时的步骤,作为速度、节省或风险之间的权衡。此外,不同地理区域的业务单位应该使用相同的渠道。

4、制定灵活的培训计划。

随着采购系统变得越来越复杂,采购体验越来越类似于网上购物,这是相当直观的。但仍有可能出现员工需采购目录中没有列出的商品或服务的情况。如果没有接受过复杂程序方面的培训,他们很可能会通过电话或电子邮件下订单,从而拖慢采购流程。

涵盖在线和现场程序的培训项目是让人们快速熟悉采购流程的好方法,促进采用率的提高,让人们意识到坚持已建立的P2P流程的重要性。此外,它以最小的成本提供最大的灵活性。

5、监控流程和员工。

监控整个S2C和P2P流程链上的活动进展,对于战略上最重要的类别必不可少。概览可用于将结果传达给采购管理人员和关键的外部干系人。典型的S2C指标包括供应商入职培训所需的时间。常见的P2P指标测量从发出采购申请到向供应商发送采购订单的时间。

监督员工的合规性也很重要。尽管规避系统和流程看起来是完成某事的更快方式,但它或许会极大地影响速度和节省目标。建立KIP使定期跟踪每个员工成为可能。

利用数字技术

随着业务周期加快,采购部门面临着比以往更快地采购商品和服务的压力。数字技术可以大大加快整个采购流程。比如8Manage SRM电子采购系统,支持端到端跟踪采购到付款的流程,帮助企业实现电子化、信息化采购。



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未来,采购流程的速度和效率对于竞争优势将变得更加重要。现在加快流程的公司将在以后处于领先地位。