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加快采购流程的6种方式

传统上,采购可能被视为一个障碍,因为你只在绝对必要时才参与采购,唯恐耽误你的项目。 然而,如今这种过时的观念正被技术和采购流程急需的创新所颠覆。

以下是企业加快采购流程的方法,旨在推动整个企业更快运营和加速实现价值。

1、确定瓶颈并对其进行优先排序

如果你不知道采购流程的哪些方面进展缓慢,你就很难知道应该在哪些方面进行变更。在开始之前,你首先要确定哪些变更会产生最大的影响。审批人是在拖延时间吗?发票放在收件箱里吗?与你的团队和公司进行沟通,了解主要问题所在。

一旦你了解流程在哪里受阻,你就能确定这些延迟的成本(在时间或金钱上),更好地按优先顺序列出并优先处理最紧迫的瓶颈。


加快采购流程的6种方式


2、采用精益-敏捷采购框架

精益敏捷采购方法论是一种协作的方法,它简化了复杂的寻源和采购流程。这意味着减少在传统采购流程中浪费的时间,缩短进入市场的时间,并显著地巩固供应商评估过程。

这个框架的核心是简化的提案结构,该结构可以更快地创建和比较供应商的提案。它涉及将业务的需求、条件和可选项与供应商提供的功能、价值主张和成本结构进行比较,以了解它们是如何结合在一起的。通过标准化评估标准,与供应商合作伙伴的能力和成本结构相关的最高风险升到顶峰,允许更快对供应商进行评估和决策。

3、给你的团队授权

通常,采购部门是财政规划中最后获得资金的部门之一,这意味着采购工具的升级通常被推迟。如果你能证明你的团队能以多快的速度完成他们的工作,他们将用正确的资源产生多高的价值,你就能更好地为采购技术的投资做准备。

冗长的审批链是另一个经常被忽视的减慢采购过程的方面。通过简化审批链,你可以大大缩短采购商品和服务的时间。自动工作流的例子包括授权员工批准低于500元的采购,或将任何超过100万元的采购申请直接发送给首席执行官批准。

4、提升你的供应商接触技能

供应商行为会极大地影响采购团队的交货速度。不断让你的供应商设定期望,提供或接收反馈,并投资你们的关系。

如果你和你的供应商紧密合作,就不会有意外的交易,政策更新,或其他耗时的问题。毫无疑问,从现有供应商转换,时间成本和资源成本都是巨大的。与你的供应商定期沟通将确保你俩达成共识,保持业务快速开展。

5、发展更强大的干系人关系

你的业务干系人在采购流程中扮演着关键角色。与他们建立牢固的关系非常重要,这样你就可以在采购责任和交付速度方面与期待保持一致。定期与他们会面,花时间了解他们的担忧、当前的痛点和业务计划。有了这些信息,你就可以更好地预测他们即将到来的需求,更快地为他们提供服务。

如果这听起来让人不知所措,请放心:优化和加快你的采购流程不是一天、两周、甚至一年就能完成的。对于大多数组织来说,采购转换是一个持续的、协作的过程。当你考虑这个过程对你的组织来说会是什么样子的时候,记住上面的技巧以及你的企业的背景和文化,你就会在成功的路上走得顺畅。

6、建议使用采购管理软件

一个可靠的采购软件可以简化杂乱的采购流程并保持透明。你不会丢失任何信息,利益相关者可以按时提出、批准或拒绝项目。简化的采购流程将加快采购效率,可以更好地控制采购生命周期的每个阶段。

加快采购流程的6种方式


以高效的8Manage SRM采购管理软件为例,可以实现以下好处:

○ 最大限度地减少文书工作造成的混乱
○ 缩短采购生命周期
○ 减少人为依赖的干预和错误
○ 减轻所有利益相关者的工作量
○ 保持过程准确和一致
○ 为流程注入透明度
○ 坚持预定的采购周期

选择自动化的采购管理软件而不是依赖电子邮件和 Excel 表格将加快采购流程、确保准确性、提高效率并节省时间和资源。想要加强你的采购流程并最大限度减少欺诈和错误,来体验8Manage SRM产品演示吧。