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为什么看板可以提高你的业务效率?

什么是看板?你可以把它看作一堆便条和一堵墙,也可以把它们放在一起。一旦你有了电子板设置,它就变成了从左到右,从一列到下一列移动卡的问题。当卡片沿着它们的路径移动时,可以添加注释和反馈。另外,尊重和管理在制品限额也很重要。
 

为了进一步简化问题,看板方法可以分为六个相当直接的核心概念。


为什么看板可以提高你的业务效率?

 
1、可视化
 
看板方法背后的一个主要前提是可视化,或者换句话说,使你的项目和工作流程切实可见。
 
这是通过构建和实施看板来实现的,能够真正地看到需要做什么,以及每个人在这个过程中的位置,帮助每个人保持在轨道上。
 
看板抵消了那种需要再完成一项任务的无休止感觉,因为它提供了每个任务都在进行直到完成的视觉反馈。
 
或者,作为另一个例子,在用看板管理编辑日程的情况下,一个典型的流程可能是这样的:内容思路→发给作者→初稿→审稿→批准→发表。
 

如果与你的任务相关的看板卡已经进入了“发布”栏目,那么你应该有信心,在点击“发布”之前,为它的公开亮相做准备的一切都已经完成了。


可视化看板


2、限制进行中的工作(WIP)
 
如果工作场所的常规思维是完成尽可能多的任务,那么砍掉任何在制品(WIP)的想法似乎是违反直觉的,对吧!但如果所有的成品都是半成品就不会了。
 
看板方法旨在限制同时进行的任务数量——这一想法可以追溯到看板的汽车制造时代,即花费时间和金钱制造最终产品所不需要的零件导致明显的资源浪费。
 
基本上,WIP就像浏览器只允许你一次打开六个标签一样,它可以防止你把一篇相对不那么重要或感兴趣的文章留在你的阅读清单上。
 
WIP和看板中的大多数东西一样,可以随着时间和经验而发展。例如,一个特定的开发团队的WIP限制可能从2个任务/卡片开始,但是随着他们对系统的效率和舒适度的提高,这个限制可能会随着时间的推移而增加。

与大多数敏捷系统一样,看板跟监控进度有关,并将这些指标转化为有形的自我完善。
 
一旦项目完全完成并移至“已完成”类别,你的团队就可以将一个新项目拉入工作流。这直接支持了下一个核心原则。
 
3、管理工作流程
 
强制限制在制品数量和可视化都允许对工作流进行管理——或者,换句话说,减少不必要的或“无价值”的过渡时间。
 
工作流管理最重要的方面是使用可视化表示来注意瓶颈发生在哪里,或者在交接阶段你的团队在哪里受阻。
 
随后可以进行调整,以帮助解决开发周期的障碍。例如,如果一个可交付产品被卡在了QA部门,那么团队成员可以从开发部门临时转移到QA部门,以加快过程并再次推动工作。
 
4、明确工作流策略
 
在多面性的大公司里,有太多的程序和期望留给人们去解释,或者想当然地认为它们是“过程的一部分”,没有人试图去解释或定义这个过程。然而,这些恰恰是工作流的组成部分,会让一切陷入困境。看板将工作流的每个方面缩减到最基本的部分。
 
使工作流策略明确本质上意味着留下书面记录,并确保每个工作项都明确定义,以便在此过程中不会产生误解或误解。
 
定义工作流策略可以表现为“如何”和技术指南的突然涌入,但从长远来看,清晰会带来效率。

5、反馈回路
 
看板的一个主要好处是它允许多层次的内部反馈。

看板方法提供视觉反馈——传统上使用四个具体过程:站立会议;服务提供检讨;业务审查;以及风险评估,以便在问题像滚雪球一样越滚越大之前得到解决。
 
从某种意义上说,看板基本上就是一个智能化的饮水机。它允许团队成员每天聚在一起,以实际和简单的方式讨论他们的任务进展。
 
这些反馈机会可以让开发和时间问题尽早被发现,以防止在周期的后期发生错误,因为这些错误肯定会变得越来越昂贵。
 
6、把所有的东西绑在一起
 
看板的最终目标是一个更高效的工作流程和更高效的服务或商品交付,也就是一个快乐的工作场所=一个快乐的客户。
 
想想你点披萨的时候。你下了订单,希望等一段适当的时间准备好,然后货到付款。但是披萨制作过程的幕后发生了什么呢?
 
为了做到科技化和透明化,达美乐创造了披萨追踪器(Pizza Tracker),这是一种经过改进的看板,专为不耐烦的现代客户设计,让他们能够看到披萨从“下订单”→“准备”→“烘焙”→“质量检查”→“出库配送”的过程。
 
不管披萨跟踪器作为看板系统是否完全合法,它都证明了跟踪“进展中的工作”的满足感。
 
大多数成功跳转到看板的团队都坚信看板,他们无法想象回到过去那些臃肿、不一致和不清晰的工作流管理结构。

如何使用看板方法

从最初应用于汽车工厂到如今实践于各行各业,看板方法证明了它是一种通用的系统,几乎可以适用于任何团队。

一个好的看板系统在帮助团队了解如何花费时间方面大有帮助。8Manage 看板提供跟踪和生产力数据,可帮助人们轻松识别问题区域。系统非常灵活,可以随时进行调整以满足特定企业或组织的特定需求。重要的是使生产力保持不变,使任务和目标保持一致,并使整个团队彼此同步运行。

 

所有团队成员都可以通过使用8Manage看板,以视觉方式传达难以处理、理解或保留的信息并从中受益。当根据需要适当地重新安排工作的优先级并使用系统或任务板进行可视化交流时,个人无需质疑接下来要做什么,大大提高了团队协作效率。

当从流程、项目或工作流中消除浪费时,生产率提高了,员工可以将更多的精力放在重要的工作上,并且企业在管理时间和工作方式上的效率都得到了提高。如果你准备改善工作流程,就从实施看板方法开始吧。