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新闻与资讯

8Manage:支持看板的电子采购有什么好处?

看板在日语中是指视觉信号,它由列组成,其主要目的是使新任务和正在进行的任务更加直观且易于跟踪。一个基础的看板至少包含三列:“待办”、“进行中”和“已完成”。看板是工作和工作流的可视化工具,帮助优化工作负载。

采购看板
 
采购看板是一种可视化的工作管理方法和工具,旨在简化工作流程,尤其是采购团队的工作流程。例如,现代电子采购系统(比如8Manage SRM)具有采购看板模板,遵循寻源到付款(S2P)和采购到付款(P2P)流程,包括申请、寻源、订购、收货和开票。
 
尽管采购团队非常努力,但重要的是平衡他们的工作量。看板为整个采购团队提供真实的可视化概览,看到谁在做什么以及最新状态如何。
 

采购负责人可以按工作量或类别将工作划分给团队,使得分配工作、分配工作量以及共享或转移任务变得快速而简单。



看板最佳实践

这里有一些简单的指导方针,可以让看板在你的采购中发挥作用。

选择正确的采购看板软件——通用看板工具只能帮你这么多,因为没有内置的采购逻辑。请选择符合组织需求的特定采购看板软件。

定期更新——迁入后,确保所有新的流程都添加到看板模板中,随时更新进度。

制定具体规则——例如,限制每个人可以拿多少张“进行中”的卡片,定义何时将任务标记为“已完成”,建立审批程序,制定一般的团队协议等。

留意瓶颈——监控团队成员的工作负载、供应商的回复时间等。和整个团队定期检查步骤,这是非常好的做法,避免了不必要的沮丧和低效的堆积。

做出相应的调整——从经验中学习,做出必要的调整。提高团队的生产力,找到最适合自己的步骤,这是一个过程。

采购看板用法

8Manage SRM电子采购系统将看板与业务对象关联,确定创造价值和节省成本的优先顺序,识别适合的新供应商,满足新的产品需求。

系统使用看板卡片作为采购流程阶段(请购,采购,订购,收货,开票),你可以轻松地将其拖放至看板不同的列中。在8Manage 看板上可以看到每个更新,并且可以跟踪所有更改。例如,你可以通过所有不同的来源向采购团队提出请求,但这些请求会集中到一个看板中,新请求将自动出现在看板上。

 

当与分配相关联的更改/更新时,系统会自动通知所有相关方。用户可根据不同的身份权限,获得清晰的状态概览。

总之,8Manage SRM采购看板具有一流的透明度,通过自动化工作流程和实时数据管理,改进了沟通,消除了职能孤岛,并促进了协作。想要在采购中获得最佳的用户体验,并节省流程上的时间,就来申请产品演示吧。