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新闻与资讯

如何做好项目采购管理?

就项目管理而言,采购是指你需要购买、租赁或与某些外部资源签订合同以满足你的项目目标。这些关系,就像项目中的任何过程一样,需要管理。

管理这些关系意味着从企业雇用的外部供应商那里获得最好的质量,以协助其开展业务。企业与供应商的关系中存在一些围绕成本和时间的约束。采购管理是一种更有效地处理采购、申请、订购、加急、检查和对帐过程的方法。

在建立合作伙伴关系或进行购买之前,要权衡在内部生产商品或服务以及将工作外包出去的利弊。从长远来看,与外部公司的关系是否必要且具有成本效益?做出明智的决定后,你才能自信地继续前进,确信所采取的步骤在财务上是合理的,并且符合你的进度表。


项目采购管理的四大步骤


准备好从供应商处采购商品后,项目采购管理将分为四个过程。

1、计划采购管理

首先在项目的计划阶段确定采购。对于每个外部承包商,都需要有一份工作说明书(SOW),以作为概述要签约工作的文件。但是,在签订合同之前,需要有多个承包商投标,项目经理可以通过他们的投标决定谁将获得合同。

这些请求是经过深思熟虑的,因为它们在整个项目中起着指导作用,越具体越好。这避免了以后的混乱,并有助于制定更准确的计划。

此过程收集在采购管理计划中,其中包括需求文件、风险登记、活动资源需求、项目进度、活动成本估算等。

有一些工具和技术来指导这些决策,例如制造或购买分析,可帮助确定活动是需要外部供应商还是可以在内部完成。 寻求专家的帮助,做市场调查和与利益相关者会面也有助于指导这一决策。

2、进行采购

在完成第一阶段的文书工作之后,进行采购阶段是研究你收到的投标并决定接受哪个投标。但是,在决定之前,应该有一个标准来决定哪个投标最适合该项目并适合你的物流管理。然后签署协议,并更新项目管理计划。

通过与投标人举行会议,具有评估投标书的技巧并具有独立的估算值来确定投标者,以确保投标价在正常范围内。在你签约的领域寻求专家的意见以了解他们的观点并没有什么坏处。

你也可以应用一些分析技术。广告是一种很好的方式,可以确保你在尽可能广的范围内撒网,这样你可以根据所有潜在的出价者进行决策。然后需要进行采购谈判,调整最终合同以满足你和承包商的需求。

3、控制采购

合同签订后,必须将这些承包商的管理权纳入总体管理职责。承包商可能会对预算和进度表产生负面影响,从而导致项目偏离轨道或更糟。

因此,定期更新状态是必要的,以审查承包商协议,获取进度更新并检查工作绩效,以确保承包商满足其合同中概述的要求。尽管你聘用承包商是因为他们是所做工作的专家,但你仍然需要监督和跟踪他们的工作,以确保按计划进行。

最好签约一个变更控制系统,并定期进行采购绩效审查,包括检查和审计,以确保工作顺利进行。 绩效报告还有助于使管理人员了解情况。需要建立支付系统以及索赔管理和记录管理系统。

4、结束采购

正如有一个开始采购的流程一样,也需要一个到位的流程来完成采购。在与承包商的初步协议中,应详细说明什么是已完成工作,这样双方在何时完成工作方面就不会出现混淆。

保险和担保通常也需要正式免除责任。这将确保合同的价值和完成日期没有任何未完成的变化。

采购审核有助于此过程,并有条理地进行采购谈判。你还需要一个记录管理系统来管理采购过程这一阶段将涉及的所有文书工作。

项目经理在采购中的作用是什么?

项目经理参与采购,与他们在项目管理过程中控制的任何其他方面一样。 但是,此过程可能与项目的其他部分所拥有的权限不同。

尽管项目经理有权代表公司与承包商达成协议,但项目经理通常不是一旦合同生效就执行该合同的人。无论如何,重要的是项目经理必须参与其中。

这意味着要了解项目管理知识体系(PMBOK)中概述的项目采购管理知识领域的六个流程。第一个是计划采购和收购,这意味着确定项目需要哪些外部资源。项目经理将对此具有控制权,因为他们更了解整个项目的需求。

计划合同是为所需产品或服务(包括公司提供这些产品或服务的产品)创建需求。 然后通过将供应商范围缩小到少数几家公司来请求卖方响应,然后选择卖方,这通常是采购部门的职责。

合同管理是与供应商之间的合同管理。项目经理将每天与供应商的客户经理一起工作。合同履行后,便会终止合同。这通常由采购部门再次处理。

现代PM软件如何帮助项目采购?

就像项目的任何部分一样,采用正确的工具可以使项目管理采购更加有效。8Manage PM项目管理软件提供电子投标和电子采购到付款功能,以允许所有项目采购计划、预算和执行都在项目分解结构(WBS)和预算内完成。这意味着项目采购活动、可交付成果和付款是项目活动、可交付成果、付款和跟踪都是自动的。

 8Manage PM项目管理软件

采购的成本、质量、周期等情况都会直接影响到项目的交付,确保信息数据的实时传递与共享至关重要。8Manage PM将项目与采购业务实时连通,采购需求、询比价、订单、发票和付款管理,以及采购合同等都可以在一个系统实时跟进。采购的任何流程出现问题都会推送到项目页面,及时预警提醒项目团队处理问题,避免因采购问题影响项目实施。

在8Manage PM,企业能够同时掌控合同、项目、资源、活动、产品、采购、供应商、交付、收入及成本等,实现采购+项目联动一体化管理,大大提高企业管理效率。更多项目与采购的协作方法,请联系我们获取。