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新闻与资讯

用白板或白板自动化工具能做好项目管理吗?

白板作为一种项目管理工具,常被应用于获取和更新项目计划等静态信息,对项目状况统一显示管理,在白板上能够获取项目的全部信息。

常见的白板自动化工具有两种:基于手动输入自动绘制的甘特图或调度图,用来提供项目活动时间范围和依赖关系的图形视图,以及基于手动输入自动放置和替换不同便利贴(代表活动)的看板工具,用来提供项目活动状态的图形视图。


然而,随着项目复杂性增加,使用白板或白板自动化工具真的可以管理好项目吗?


从理论上讲,如果你所管理的项目没有太多时间和成本的限制,只有功能和质量检测,给你足够长的时间和足够高的预算,你或许可以通过功能和质量的测试。就像无限猴子定理,只要有无限的时间、猴子和打字机,即使猴子是在打字机前乱打,最终还是能打出莎士比亚的著作。

但是,在我们的工作实践中,大多数项目都有时间和成本的限制,甚至耗费几年时间和数千万元的成本。

一些项目赞助人或许还会强调创造先进产品来打败竞争对手的重要性。但在现实中,从概念到销售阶段,任何新产品的推出都有一个时间窗口。过了这时间窗口,产品不适合市场的风险变高,又或新产品的开发和营销成本会受预算和资金流的限制。

许多项目团队表示他们的项目不受时间和成本的限制,这是因为他们不知道这些限制,或者他们只相信他们希望相信的东西。

这种情况之所以发生是因为项目目标和限制缺乏清晰沟通,或者由于管理问题导致项目团队的承诺和真正的责任不一致。

白板项目管理工具

有时间和成本限制的项目该怎么管理?

管理一个有时间和成本限制的项目,最重要的是项目利害关系人获取正确的项目信息。如果项目信息误导项目中的每一个人,即便这个项目有一位经验丰富的项目经理和众多训练有素的团队成员,他们最多也只能成为优秀的救火员,后知后觉地去救火或解决问题。

因为信息不足,他们无法在问题不大时阻止问题的发生或者解决问题。换句话说,即便是优秀的项目团队,也需要正确的项目信息来进行有效工作。

为什么许多管理人员经常在计划阶段认为他们的项目易于管理,后来却发现这个项目实际超出他们的管理能力?有以下三个原因:

1、说起来容易做起来难——项目计划阶段的项目信息是未来的计划,而不是实际的成果。

2、未能在开始时看通结束——有些人经验或智慧不足,难以看清项目执行的复杂性。

3、静态与动态信息的管理差异——计划阶段的项目信息是静态的,而执行阶段的项目信息是动态的。静态信息可以由办公室中一两个人用白板或白板自动化工具进行维护,但是动态信息必须用实时业务工具进行管理。


8Manage项目看板工具


我们通常用白板或白板自动化工具获取和更新项目计划等静态信息,例如MS Project用于自动绘制甘特图或调度图,而看板工具用于自动将黄色便利贴(每个黄色便利贴代表一个活动)放在看板(圆柱状白板)上。但对于项目动态信息,如活动状态、依赖关系和预测信息,却难以用白板或白板自动化工具来维护。 

如果用白板或白板自动化工具来维护项目动态信息,会出现哪些问题?
 
1、共享资源的工作安排及时间没法跟踪

最稀缺的资源(例如领域专家)通常由相同或不同项目中的不同活动共享。如果一个活动改变了日程安排,即便启动日程安排变更顺序的活动与受影响的活动没有前置关系,这也会影响到其共享资源的日程安排,继而会影响共享这些资源的活动的日程安排。

使用白板或白板自动化工具需要手动检测多个传递关系,以及手动更新白板或白板自动化工具上受日程变更顺序影响的复杂信息。不能及时遍历关系和更新信息会导致项目团队因为不知情而错误判断情况,未能在适当的时间采取正确的措施去执行项目。
 
2、延期直到最后一刻才报告

项目的延期是一天一天地发生的,应该第一次的一天延期或第二次的一天延期就发现。不过实际上,许多项目在没有任何需求变更的情况下会突然从90%完成变成了50%完成,甚至最后导致项目不断延期或失败。

这是由于来自白板或白板自动化工具的信息100%依赖手动输入,项目成员由于人性的弱点,只会等到迫不得已时才报告其活动的完成时间延迟,上述的情况便会发生。
 
3、预算超支直到几个月后才被发现

一个全球著名的证券交易所有个重要的项目,由证监会及该交易所的项目指导委员会领导及该交易所的项目管理委员会管理。

这两个委员会有许多经验丰富的行政人员、管理人员和会计人员。然而,直到事情发生3个月后,他们才发现项目预算超支。事后,交易所在项目事后分析中发现以下原因:
 
① 项目团队的实际项目成本信息与财务系统中的实际项目成本有很大的脱节;
② 即便使财务部有专业的财务系统,因为复式记账法的本质是需要人脑判断那些科目及它们的借或贷等,故财务信息相当滞后;
③ 由于白板自动化工具生成的项目状态信息是100%基于人工输入的数据,白板自动化工具只是在做垃圾进垃圾出(garbage-in garbage-out)。拿着不好或不对的数据去做分析,只会产生糟糕或是无用的结论。
 
那么项目动态信息应该怎么管?

与单纯信息记录的白板工具不同,作为新一代实时交易型项目管理工具,8Manage PM能够实时和随时掌握项目动态信息的真实情况并及时知道偏差。

8Manage项目管理工具

8Manage PM就像银行柜员机处理信息一样实时、准确。举个例子,一个家庭有5个成员,每个成员共用一个账号的银行卡。无论这5个成员在同一个国家还是不同的国家,在同一时间或是不同时间,取钱或存钱,系统都能保持所有互动信息和交易信息清晰、准确和实时,并有审计跟踪,即电子留痕。

8Manage PM也一样,无论项目发生了什么变化、项目成员做了什么,所有项目信息都会被如实追踪记录。

8Manage PM如何有效维护动态项目信息?

8Manage PM项目管理工具的强大优势在于管理数据真实性及完整性,以及责任跟踪能力。系统会实时记录现时的状态、余额、廉洁的不可更改的过往交互和交易记录,信息的高度可靠性使人们保持诚实,大大减少项目受人性奸诈的干扰,从而让整个团队能更科学地完成项目。

1、项目计划与执行密不可分

8Manage PM项目管理系统的计划和执行结果由系统自动连接,实时更新,而且一个项目有且只有一个当前计划,所有的责任划分与执行状况一目了然,团队成员可以实时共享最新的项目进展情况。

2、范围与沟通一起管理

8Manage PM支持以迭代的方法对复杂的需求进行递交及验收。它能自动追踪需求的评审与验收情况,并提供现状调查功能侦查沟通过程中出现的问题。系统还通过鼓励建立早期的对话、设置规则,尽早发现问题,从而快速地采取适当的改善措施。

3、实时了解项目及项目成员绩效

8Manage PM项目管理工具能实时追踪责任和职责,自动跟踪每个项目成员的每个项目计划与实际的工作量,准确洞悉每个项目成员的绩效问题。

8Manage PM项目管理工具实时追踪责任和职责

4、与实际业务交互实时互连

8Manage  PM项目管理系统允许企业数据实时自动地关联业务,事情发生时即可立刻看到其前因后果。比如,一个项目活动的延迟,能实时反映到合约中基于服务水平协议的罚款及基于里程碑的付款。

5、资源需求和依赖清晰

8Manage PM让所有资源需求与依赖关系一目了然,支持跨部门、跨站点、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率,以防资源申请者轻易夸大资源的需求。此外,8Manage 还能检测到资源技能与需求之间的差距,让资源与需求更加匹配。

6、问题与风险自动跟踪上报

8Manage PM能帮你识别风险的概率、风险处理的优先级别及其处理方法。并且,它还能实时汇总所有相关的问题与风险及其解决方法,从而统一有序地管理所有问题与风险。

8Manage PM通过数字规则鼓励和实施有效实践,使人们可以同时从静态与动态角度观察项目,把握全面的信息,凭借真实准确和实时完整的数据发挥出最佳项目管理能力,赢取项目的成功。现在就来申请8Manage PM项目管理工具免费试用吧!