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8Manage:项目管理最佳实践有哪几种?

你对自己的项目表现感到满意吗?你负责的项目是否能够在预期内提前完成?如果你的答案是“不满意”以及“不是”,那么你急需改变自己的项目管理方法,因为有效的项目管理方法是管理者取得成功的“秘密武器”,比纯粹的创意和才华更为重要。想要成为一名出色的项目经理,开展和采用项目管理最佳实践是你的首要任务之一。

下面我将分享11个企业通用类型的项目管理最佳实践,项目管理者可以参考一下。

8Manage项目管理最佳实践

1. 确保所有利害关系人理解需求

项目失败的常见原因是利害关系人对项目需求缺乏统一的理解。如果你的项目团队和客户对项目范围有不同的判断,那么你将会陷入麻烦。

想要解决这个问题,你需要在概念阶段召集所有利害关系人,询问他们以下问题:
 
项目的可交付成果是什么?
项目的目标和已经实现的收益是什么?
项目的预期产品/服务/结果是什么?
你如何定义项目及其关键可交付成果的“成功”?
什么东西定义了关键可交付成果的有效性或完整性?
哪些风险是每个人都应该意识到的?
项目预算、时间和绩效约束是什么?

以此确保他们在项目需求和项目范围上达成一致。

2. 创建风险应对小组

在项目实施过程中,往往会出现错误,可能是关键资源丢失,利害关系人会撤资,重要技术组件损坏等等。想要应对这个问题,创建一个风险应对小组是降低风险的最佳实践。这个小组应由经验丰富的成员组成,具备必要的风险应对经验和接受必要的培训,能够在最坏的情况下制定应急计划挽救项目。

3. 开发和正式确定项目管理职位

项目管理不单单只是项目经理的职责,同时需要部分员工共同履行管理的职责。最受欢迎的项目管理最佳实践之一便是识别、开发和正式确定这些项目管理职位。例如,高级开发人员定期协助项目经理制定计划。虽然开发人员有相关的经验,但是没有正式的权利来履行他的项目管理职责。

如果想让项目更好的实施,可以针对他的职位提供一些培训使职位正式化,这有助于他成为更好的项目进度计划工程师,帮助项目经理减轻负担,全面改善项目执行情况。

4. 培养领导能力和技术能力

企业通常过于看重项目经理的技术能力,比如他们正式的项目经理知识、技能证书等,往往会忽视他们的“软”能力,如领导能力、同理心、人际交往能力等等。鉴于项目经理与客户和内部利害关系人之间联系的紧密程度,除了技术能力,帮助他们培养领导能力也至关重要。


当你处理一组复杂的资源时,通常情况下,你必须运用领导力、积极性和同理心,让有创造力之人发挥最大作用。帮助你的项目经理培养领导能力,你的项目就会成功。

5. 采用更好的技术工作进度计划标准

在IT项目中,项目经理一般对技术知识没有深入了解,因此对项目的进度计划和评估难以把握。想要提高IT项目的成功率,可以把项目进度计划交给技术开发人员进行评估,要求他们创建一个时间表。因为技术开发人员是最接近这项工作的人,他们的评估或许会更准确,这也是其中一种项目管理最佳实践。

6. 定义和评估项目生命周期的质量标准

在创造性项目中,其中一个常见问题是关于“质量”的定义相当模糊,你应该对贯穿项目生命周期的“质量”的定义有一个清晰的概念。这必须依据每个利害关系人都能接受的标准,特别是必须就最终可交付成果签字的来自甲乙双方的人。可以采用以下方法来做到这一点:


1) 将项目分成多个阶段,每个阶段都要让利害关系人就可交付成果签字。
2) 建立质量测定的客观标准。这对于创造性工作来说可能很困难,但与行业基准和客户过去的项目相比,效果很好。
3) 记录流程,并与双方的利害关系人共享。
4) 显示通往最终结果的路径通常也验证其质量,建立所有利害关系人都同意的质量基准。

只要项目满足这个基线,项目就会被认定为“成功”。

7. 使项目更加透明化

项目透明化意味着在管理层级中,每个员工都知道自己需要什么,向别人展示他们的工作如何与项目其他部分联系起来。通过建立透明的项目管理系统,能在团队中产生更大的责任感。通过增强团队合作,有效防止项目因为某个人偏离轨道。

除了里程碑和任务之外,还有一些其他项目活动可以从更大的透明度中受益,如项目沟通、项目预算和时间、项目变更等,把这些环节透明化,既有助于制定决策,评定工作优先级,也能提高团队士气,提升信任度。

8. 强调项目的“目的”

安永(E&Y)的研究显示,以目的为导向的企业拥有更高的员工满意度、更好的产品质量和更高的客户忠诚度。一个员工同时负责机构内多个项目,这十分常见。如果员工不清楚他的工作对项目成功或企业成功有何贡献,这就会引起长期消极怠工和不满意,因此强调项目“目的”是其中一种项目管理最佳实践。

这一规则同样适用于外部承包商。自由职业者通常对项目和机构目标的了解有限,这迫使他们关注短期可交付成果,而不是他们的工作造成的长期影响。而通过关注项目的目的和影响可以解决这个问题。

9. 建立“超级小组”处理重复任务

在企业中,大多数项目都需要在定期完成,而有时候执行这些任务的人可以简单通过重复操作来提高他们的效率。

关于效率影响最大化的最佳实践是创建一个由专家组成的“超级小组”,小组成员在特定的重复性任务中受过训练。整个小组不隶属于任何特定的项目或团队。他们会从一个项目移动到另一个项目,目的只为完成工作所安排的任务。这种专门化可以为项目带来急需的效率。

10. 开发正确升级问题的流程

项目失败的一个常见原因是,重要的利害关系人和发起人未能及时发现存在的问题,为了逃避指责,把可以由资深人员解决的问题停留在机构底层,导致后期有解决办法也无济于事。解决这个问题的项目管理最佳实践是为项目创建问题升级流程。

开发一个问题升级矩阵,将其作为项目管理计划的一部分。这个矩阵应包含两大关键部分:

1)识别问题的强度或程度的流程;
2)不同问题级别的升级路径。

除了问题升级矩阵,你还可以采用其他最佳实践来确保问题得到正确的解决,如团队成员可以将问题升级到更高管理层;与外部供应商打交道时,一次只能将一个问题升级至一个利害关系人。当问题升级时,要识别问题的强度,提供相关数据,并提出纠正措施相关的建议。

11. 使用项目管理系统跟踪和纠正项目计划中的偏差

想要更好完成一个项目,往往需要一个强大的项目管理系统助一臂之力。在项目实际的运行过程中往往造成实际进度与计划进度的偏差,例如错过项目最后的交付期限,项目成本超出预算,发现风险管理计划以外的风险等等。因此,能够跟踪项目计划的偏差尤其重要。


8Manage项目管理系统


8Manage PM项目管理系统提供以下功能,帮助你有效跟踪项目计划偏差:
- 活动计划和执行管理
- 可交付成果计划和切换管理
- 风险和问题的识别及纠正措施
- 执行规则和控制管理
- 项目和活动审批及再审批管理
- 完整的审核跟踪

想要顺利的完成一个项目非常复杂,从头到尾项目可能拥有成百上千甚至上万个日期、依赖和可交付成果。如果项目管理系统没有自动将计划和执行结果连接起来,就会造成许多复杂的问题,严重的话还会影响项目完成的进度。那么该如何解决这些问题呢?

在8Manage PM项目管理系统中,项目计划和执行出于同步状态,能够自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动,逾期活动会自动亮红灯,自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员,因此8Manage PM项目管理系统适用于各种复杂的团队协作。

另外,8Manage PM项目管理系统应用也是非常广泛的,适用于技术研发项目、业务交付项目、多项目、项目组合等,你可以轻松应对在不同情况下所需的不同管理风格,针对不同的项目阶段,实现精细化管理。

项目管理最佳实践是考量企业项目管理是否成功的重要标准,想要让项目管理计划真正落实并执行,一个强大的项目管理系统是必不可少的,现在就来申请8Manage PM免费试用