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新闻与资讯

2020年快到了,明年的项目计划还没做?

眨眼间,距离2020年只剩一个月。为了让明年的项目执行顺利,项目管理者应提前制定好项目计划。然而很多项目管理者认为“船到桥头自然直”,接到项目后马上就开展工作,而忽视了项目计划在时间成本管理上的重要性。据统计,大约有百分之三十的项目成本来自于返工,因为项目管理者没有提前制定好项目计划,进行盲目管理,结果导致项目质量不过关、项目延期等问题的产生。这不仅使项目成员产生负面情绪,而且也对公司发展造成了负面影响。


项目计划是项目管理工作的中心内容,它是项目执行的首要任务,也是项目成功的关键要素之一。因此,在立项后,项目管理者应重视并积极参与到项目计划的制定及决策中来。那么,为迎接2020年的项目工作,管理者应该如何制定项目计划呢?


8MSaaS项目计划管理工具


制定项目计划,一般需要经过以下过程:


1、确立项目目标、需求和范围


首先,项目利益相关方是直接或间接影响项目的人,因此,要确立项目目标、需要和范围,就要关注项目利益相关方的立场,考虑他们的需求,明确完成项目目标需要哪些条件,与他们沟通并达成一致。其结果要素具体说明项目成品、期望的时间、成本和质量目标。


2、WBS工作分解


项目目标确定之后,与项目有关的干系人根据WBS分解结构,按照一定层次把项目分解成一个一个的工作包,并据此有效地控制项目进展。WBS及工作包是项目制定预算和进度计划的基础,每一个工作包的成本和时间估算表明了所预计的工作包完成情况。工作包预算加上企业管理费及间接费用的总和就是整个项目的目标成本。同时在项目进行过程中,每一个工作包的实际完成工作也可与进度中计划完成工作进行比较,用以监督把控项目进度。


3、创建项目组织


项目组织是保证项目正常实施的组织保证体系。一般以项目经理为组长,以项目副经理为常务副组长,以各职能部门负责人为副组长,以各单元工作负责人、各班组长等为组员。小组成员分工明确,责任清晣;定期不定期召开会议,严格执行讨论、分析、制定对策、执行、反馈的工作制度。


4、输出项目进度计划表


在进行详细的项目结构分析后,开始输出项目进度计划表,表明工作活动的时间安排、截止日期和里程碑。项目进度计划要与费用、质量、安全等目标相协调,充分考虑客观条件和风险预计,确保项目目标的实现。进度计划编制主要工具是网络计划图和横道图。


5、准备项目预算和资源计划


有了进度计划,根据完成项目活动所需资源情况,进行费用预算和分配,计划项目费用。 在现实情况中,资源往往是一个重要的约束条件,资源缺乏或者对单个资源的过度分配,对项目计划的执行都会带来极大的风险。因此,对资源的需求数量、质量、需求时间、释放时间要有清晰的定义。此外,要制定项目费用计划。主要依赖的资料有:资源需求计划、资源价格、工时表、过往项目历史信息、会计表格等等。项目费用的分配和安排要与进度计划相适应。


6、进行项目风险预测


在制定项目计划时,要对完成项目的工期、成本和质量进行预测,并系统地识别项目风险。分析风险发生的可能性及影响程度,明确责任人,预留必要的资源,提前制定应对计划,以免风险发生时措手不及。此外,面对风险,要能够追溯问题发生的原因,提出改进方法,为以后的项目提供借鉴,以保证同样的问题不会重复发生。


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按照以上梳理好项目计划的相关内容后,项目管理者可以利用8MSaaS PM(项目管理系统)来记录和落实项目计划。8MSaaS PM支持项目计划与执行同步,动态WBS反映项目最新进展,项目信息准确可靠,实时记录现状,过往交互和交易记录不可更改,信息实时更新,及时了解项目成员与项目绩效,同时支持保存多个项目基线以作对比。


8MSaaS PM系统设有项目资源/需求/成本管理,能够计划并追踪资源技能与使用情况,同时管理需求沟通与变更,与业务互连,做到责任清晰,结果明确。在成本管理上,8MSaaS 能帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本,各项项目费用,采购订单,开票与回款等,实现精准化项目管理。


8MSaaS PM的风险管理功能渗透到每个功能模块,它能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划,成本,资源以及质量的风险,并且能根据现有影响自动推测最终的影响,以便项目人员更快速有效地确定行之有效的方案来避免风险。


8MSaaS PM系统还内设时间管理、质量管理、沟通管理、采购管理、问题管理、变更管理、企业协作等功能,各模块之间环环相扣,帮助企业优化项目流程,提高项目执行效率,保障项目按计划实施。8MSaaS PM,帮助团队制定落实项目计划,真正实现高效的项目计划管理。


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