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采购管理系统：如何在15分钟内创建采购订单流程？
虽然纸质采购订单更容易维护，但从长远来看，管理所有文书工作是一件麻烦事。采购商品越多，跟踪起来就越困难。因此，越来越多有远见的企业选择采用数字化方式，并使用符合要求的可靠采购订单系统。创建自动化采购系统并不像打开电子表格那么简单，需要一些时间，但有了8Manage SRM采购订单管理平台，只需6个简单步骤，就能自定义自动化采购订单流程。
采购订单 (PO) 系统是一种端到端管理采购订单流程的软件。一个好的采购订单系统不仅能迅速生成采购订单，还能安全地跟踪和管理所有相关文书工作。
基于云的8Manage SRM自动化采购订单软件可消除采购订单流程中的冗余，提高采购效率。
如果操作得当，采购订单流程系统可以显著提高生产率，并提供更好的组织支出可见性。
小型企业也需要采购订单系统吗？
投资采购订单系统可能不是小型企业的当务之急。采购订单流程可能仅仅作为后台操作而被忽视，或者采购量不大或不混乱，不需要技术支持。
虽然小企业可能不需要一个端到端的采购系统来控制采购的方方面面，但仍有一些重要的采购陷阱需要避免，如重复采购和超支。
如果能以较小的成本为小企业建立采购订单系统，那么从一开始就建立自动化流程是有意义的。
在系统中创建采购订单流程的6个步骤
1. 创建自己的采购订单表格
设计好采购订单系统的第一步是创建数字表单（采购申请单、采购订单等）。你可以从头开始创建，也可以使用自动采购订单模板收集必要信息，如订单详细信息、供应商详细信息、项目价格等。8Manage SRM非常灵活，可以让你根据业务流程创建采购订单表单。
2. 列出流程步骤
不同组织的采购订单流程可能有所不同，这取决于政策和业务需求。因此，在采购订单系统上实现流程自动化之前，你需要全面了解流程所涉及的流程和任务。这也有助于企业识别冗余任务和流程漏洞。
3. 设计采购订单工作流程
数字表单准备就绪，并了解了需要完成的任务后，就可以设计工作流程了。
根据流程的不同，你可以让它收集数据（输入任务）或让利益相关者审查表单并采取行动（采购订单审批）。对于发起采购单的申请者来说，这将是一项输入任务。而对于财务人员来说，这将是一项审批任务。因他们需要通过与分配的预算和库存进行交叉核对，以此来评估采购订单。
自动提醒功能将使整个流程步入正轨，并在截止日期前完成。
4. 定义角色和权限
工作流程准备好后，需要分配利益相关者并设置访问权限。
应根据每个人在采购流程中所扮演的角色，分配具体的角色和职责。考虑到这种情况，申请者可能需要输入采购详细信息的权限，而审核的经理和财务人员只需要查看订单详细信息的权限。虽然这听起来很复杂，但8Manage SRM提供易于使用的选项，使你轻松上手。
5. 实施采购订单流程
采购表格有了，任务也已通过动态工作流程实现自动化，角色和规则也已设定。最后一步是发布应用流程并与采购团队的每个人共享。
明智的做法是将采购订单流程系统发布给参与采购流程的一个小团队，确保一切正常运行。
6. 获取反馈并改进
采购订单流程系统向广大用户发布后，将收集大量反馈意见。如果你的简易采购订单流程只是缺少一些细微差别，那么明智的做法是采纳这些建议并更新到8Manage SRM系统中。
8Manage SRM是一个端到端的采购管理系统，使用它来创建采购订单流程时，你将体验到以下几个主要优势：
● 采购申请审核与审批
根据组织架构和采购类型，自动将预设的审核与审批流程与你的采购订单绑定。
● 从采购申请到采购订单
当采购请求获得批准，即可根据供应商、运输方式和付款条件自动创建采购订单。
● 在线确认
8Manage 告知供应商新的采购订单，并允许其确认采购订单，然后再通知你。
● 自动传送订单
根据业务需要，你可以选择是否将订单自动传送给供应商。
● 轻松创建文档
订单可转换为收据、发票和发货通知，省时省力。
● 三向匹配
将供应商提供的发票与采购订单的付款安排和验收状态进行匹配。
● 安全可靠
你的采购订单将始终安全地存储在云端，这意味着你可以随时随地通过任何设备访问订单。
通过遵循这些步骤，企业可以建立一个简单而有效的采购订单管理系统来处理其采购需求、控制支出并改进整体采购流程。详细方案可联系我们申请免费试用。
