如何将采购时间从几天缩短为几小时？

从事采购工作时，采购需要多长时间是面临的常见挑战之一。
 
采购是供应链中的一个环节，大家都不想看到整个流程被拖慢，但很多时候，事情往往向超出控制范围的方向发展。不过，企业可以通过多种方式简化采购和管理整个采购流程。

1、使用正确的技术
 
近年来，实现正确管理解决方案的最重要工具之一就是电子采购软件。借助正确的技术，企业就能轻松简化流程。
 
由于电子寻源和电子采购解决方案很可能是简化流程的最佳途径，因此企业需要寻找最符合贵公司需求的软件，以获得最佳效益。
 
8Manage SRM端到端采购管理解决方案深耕行业20年，已帮助数百家国内外企业摆脱繁琐且容易出错的手动处理，并通过易于使用的平台来处理每一次的采购支出和付款。其功能包括：
 
● eRFX：eRFX 中的 "X "代表信息、建议和报价的请求，这意味着你可以使用8Manage SRM软件发送 RFI、RFP 和 RFQ，有助于简化对于某些类别来说可能耗时的授标流程。
 
● 电子竞价：8Manage SRM采购管理软件可以让你进行不同类型的竞价，包括带有反馈的第二轮竞标。
 
● 供应商管理：8Manage SRM让你更轻松地建立和管理供应商关系、集中供应商信息存储并创建简单的沟通渠道。
 
● 仓库和库存：有效控制仓库操作中的物料移动，包括入库货物的接收、跟踪、堆叠和存货在仓库中的移动。
 
● 团队协作：8Manage SRM可以让你更轻松地与远方的同事协作，或执行跨职能审查。
 
● 实时仪表板：领导层可以通过图表和图形等可视化形式查看整个组织正在执行的所有活动，以及产生的节约或管理下的支出。
 
从需求到交付，8Manage SRM采购管理软件对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，最大限度增强可见性和控制力，使企业实现采购成本节约，并提高采购完整性和效率。
 
2、协作与透明
 
简化采购的另一个好方法是与供应商保持透明，并以协作的方式让所有人都能在同一平台上查看所有信息和数据。
 
拥有可靠的8Manage SRM采购管理软件能够做到这两点。从一开始就对供应商保持透明，有利于在开始时就建立良好关系。
 
8Manage SRM采购解决方案既省时又省力，系统始终拥有单一事实来源，数据实时聚合且相互影响。这样你就不必浪费时间寻找文件或查找电子表格的最新版本。
 
3、集中采购
 
另一种简化采购的方法是将采购集中在一个核心小组内，由该小组协助其他小组开展活动。一个常见的成功策略是由一个核心小组帮助执行采购活动。
 
这种策略使大多数采购人员在管理本地支出的同时，还能利用中央团队的最佳实践。这种方法可以很容易地进行审计，并使公司的采购流程标准化。归根结底，在一个中心地点配备专家还有助于简化采购流程，加快采购速度。
 
4、使用KPI 跟踪采购流程
 
通过跟踪指标来了解采购流程及其结果也是简化采购战略的一种好方法。这些指标被称为关键绩效指标（KPI）。通过建立和监控业务关键绩效指标，可以改进你的流程，缩短采购周期并提高利润。
 
一些关键绩效指标包括：
 
● 每张发票成本 (CPI)： 处理一张付款发票的成本。该 KPI 跟踪采购付款阶段的效率。人工处理与较高的 CPI 有关。自动化可提高处理率并减少异常情况，从而降低每张发票的成本。
 
● 紧急采购： 衡量期内（例如每季度或每年）非计划支出事件的数量。这些计划外事件可能表明原定的项目规划、预算或请购流程存在问题。这些流程的问题可能会助长异常支出，增加风险，降低资本效率。
 
● 供应商缺陷： 供应商交货中损坏或不合格物品的百分比。与其他以供应商为重点的 KPI 指标一样，缺陷率也可能表明有必要淘汰某个供应商，或改进企业的战略采购计划。
 
总结
 
从长远来看，采购周期中节省的每一分钟都可以转化为显着的成本节约和效率提升。利用8Manage SRM一站式的采购管理软件可帮助企业设计和管理完全符合其业务目标的采购生命周期。了解更多有关如何简化采购或有助于采购流程的解决方案，可联系我们申请免费试用。