采购申请与采购订单：有什么区别？

采购申请和采购订单是采购领域的支柱。本文中将讲解两者的含义和区别，并分享采购和财务团队可以轻松实施的优化采购流程的技巧。

采购申请到采购订单流程
 
从采购申请到采购订单的流程包括确定采购什么物品、向谁采购以及采购多少。在大多数组织中，流程是这样的：
 
1-采购员提交采购申请
 
采购员需要获得批准才能进行采购，因此他们要提交一份采购申请。这是一份内部文件，仅请求控制预算的人（无论是部门经理、采购团队，还是两者一起）批准采购。
 
2-采购申请审批
 
采购申请需要经过相应的审核人员，并根据公司采购政策中的所有必要项目进行检查。这通常包括审查预算、业务需求、供应商可靠性和其他因素。
 
3-发出采购订单
 
采购申请获得批准后，就可以用来创建采购订单。采购订单包含供应商履行订单所需的信息，用于下订单。
 
在采购流程中，采购申请先于采购订单，因此我们先来深入了解一下采购申请。
 
什么是采购申请？
 
员工每次需要为企业购买商品和服务时，都必须获得财务部门的许可。这种许可申请就是采购申请。采购的物品可以是办公用品、库存、生产用物品等。
 
要代表公司做任何事情，首先需要获得授权人的批准。采购申请可以创建审计跟踪，确保所有流程的透明度。
 
为什么需要采购申请？
 
主要办公室负责人不可能总是联系供应商并获得他们的供应。他们需要下属员工代表他们联系供应商。然而，当他们之间发生这种直接联系时，就有可能出现欺诈行为。为了防止这种情况，公司采用了采购申请工作流程。这样可以创建审计跟踪，使下属员工对自己的行为负责。
 
此外，采购申请等内部文件比口口相传的订单验证方式更好，因其增加了采购的真实性。
 
什么是采购订单？
 
采购订单是买卖双方之间的合同，包含价格、交货数量、交货日期等详细信息。
 
采购订单遵循采购申请的流程。申请获得批准后，采购订单就会发送给供应商。采购订单对于保存会计记录非常重要。
 
为什么需要采购订单？
 
采购订单有助于公司跟踪需要交付的货物和供应商的详细信息等。出于审计目的，你需要有文件表明采购部门主管批准了订单，为此需要采购订单。
 
有时，供应商可能会在签订合同和货物交付期间提高价格。你可以使用采购订单作为双方已经商定价格的证明。采购订单还可以帮助建立一个非常有序的记录保存系统。它们使你更容易跟踪订单，确保及时交付货物。
 
采购申请与采购订单： 有什么区别？
 
采购申请和采购订单这两个术语有时可以互换使用，但它们是公司采购系统中两个不同的组成部分。
 
采购申请是内部文件，旨在促进内部支出审批流程：
● 描述提议解决方案或原材料订单的预期功能
● 概述供应商要求的交货日期或绩效评估
● 为采购过程提供从开始到结束的书面记录
 
采购订单是向供应商下订单时使用的外部文件：
 
● 将谈判过程中商定的功能和参数编入订单
● 规定交货和验收的履约或合规期限
● 概述付款结构、可接受的付款方式以及条款和条件
● 提供交付的审计跟踪以及未来预算所需的数据


采购申请和采购订单在高效流程中的作用
 
无论你是供应商还是采购员，提高采购流程的效率都会使你的公司受益匪浅。
 
如果没有既定的规则和流程，员工就会浪费大量时间去寻找丢失的信息或纠正因文书工作出错而造成的错误。
 
要做到这一点，一个简单的方法就是使用采购自动化软件改进采购申请和采购订单流程。
 
8Manage SRM采购管理软件可实现采购申请和采购订单审批流程的自动化，这比手动和纸质流程带来更多优势。
 
● 可处理不同类型的采购需求
● 使用自动化来消除耗时的任务
● 允许优先使用库存，自动生成采购订单
● 设置易于跟踪的审批工作流程
● 整合支付，使采购流程无缝衔接
● 收货单(GRN) 与订单和发票三向匹配
● 集中数据以简化财务报告、预算和审计
 
使用8Manage SRM，最显着的好处来自于通过消除采购订单流程中繁琐且耗时的任务而节省的时间和金钱。
 
事实上，8Manage采购管理软件可将采购订单、发票处理和其他采购工作流程的时间缩短 56%，但节省时间和金钱并不是其唯一的好处。系统还可以与其他软件集成，各部门的团队就能更轻松地创建请购单。
 
这些采购订单随后会自动转给正确的审批人，从而进一步简化采购流程。
 
8Manage SRM采购管理软件还能使审计和监管要求更加合规，因为所有采购的电子纸质记录都在一个系统中，而不是保存在不同电脑上的各种纸质文件或 Excel 文件中。
 
最后，8Manage SRM还能让公司更轻松地进行支出管理，团队可以为每次采购设定预算。
 
如果团队希望从采购申请到采购订单的过程中节省时间和金钱，并同时享受其他好处，那么使用8Manage SRM采购管理软件将这些过程自动化是一个不错的选择。详细方案可联系我们申请免费试用。