为什么可见性在项目管理中很重要？如何实现？

项目可见性的概念很难掌握。正确的策略可以增强团队与他人协作的能力，增加沟通和参与度，并促进透明度和凝聚力的企业文化。
 
但即便如此，它仍然经常被忽视——这可能会导致团队成员之间缺乏协调，以及整体项目管理效率低下。

什么是项目可见性？
 
项目可见性是指组织数据和信息，帮助团队成员了解整个项目的全貌。这样做可以让团队成员更容易了解项目的整个生命周期和所取得的进展，因为他们可以看到当前和下一步的步骤，以及潜在的风险。
 
真正的项目可见性可帮助你分析：
 
● 项目绩效和指标
● 资源分配
● 任务状态和进度
● 截止日期的复杂性和潜在风险
 
有效的策略包括在一个集中的位置直观地展示所有因素，让每个团队成员都能访问并一目了然。简而言之，任何需要查看项目信息的人都能方便地查看。
 
这种可见性不仅能推动单个项目的成功。它还能促进整体协作、问责制和透明度，这些都是提高员工满意度的要素。当每个团队成员都知道完成一项任务需要采取哪些步骤、顺序如何，以及其他任务是否已经完成时，他们就更有可能取得成功。
 
项目可见性的 4 个组成部分
 
如上所述，理解项目可见性的确切含义可能比较棘手。让我们按照主要因素来分析一下：
 
1. 目标定义：可见性始于对高层次目标的清晰理解。项目的重点是什么？每项任务要完成什么？设定项目里程碑可让团队真正了解成功的愿景，并为实现目标设定清晰的路线图。
 
2. 状态更新：除了持续召开团队会议外，书面更新和可视化仪表盘也能让团队更好地了解项目进度。无论是共享文档还是在线工具都应实时更新，以反映项目的当前状态。
 
3. 角色识别：确保员工清楚自己负责什么以及何时负责，并让整个团队都能看到每项任务，这样每个人都能达成共识。
 
4. 风险记录： 风险是每个项目都会遇到的一个因素，但只要明确列出，就很容易避免。向团队公开风险，可以让更多人关注这些问题，并让他们有更好的机会阻止问题的发生。
 
项目管理中的可见性为何重要？
 
项目可见性是项目成功的关键。没有它，团队就像是在黑暗中投掷飞镖，命中目标的可能性可想而知。
 
但是，如果能在一个统一平台中随时提供所有项目数据，就能保证每个人都能获得完成最佳工作所需的信息。反过来，这也确保了组织的长期成功，而不仅仅是项目的成功。
 
事实上，项目可见性还能在其他方面促进有效的项目管理。下面就来详细介绍一下：
 
更好地分配资源。有了充足的项目和资源信息，就能轻松决定谁是项目的合适人选。这将进一步确保所有项目交付成果的质量。
 
将项目延误和其他潜在风险的几率降至最低。有了可视化进度更新和定期项目状态报告（两者都是实现项目可见性的重要组成部分），你就能及时发现障碍，并在为时已晚之前采取纠正措施。
 
提高工作效率。如果找不到文档，大多数员工会重新创建文档，这就会增加重复工作，影响团队的工作效率。而项目可见性可以减少类似的重复性工作，节省企业的时间。它还能提高团队在项目截止日期前完成任务的几率，进一步促进项目成功和整体业务增长。
 
提高员工士气。你可以根据员工的专长和兴趣，仔细为他们分配项目，从而提高员工士气。此外，简化的工作流程、易于浏览的文档以及明确的工作预期都能减少混乱，为员工提供清晰的项目路线图。所有这些都能提高员工的工作效率和满意度。
 
提高客户满意度。项目可见性可确保你掌握项目的所有进展情况，包括任何可能的范围变更。反过来，你也能与利益相关者清晰地沟通项目更新，从而改善他们的工作体验。
 
如何实现项目的可见性？
 
制定有效的项目可见性策略对于团队的成功显然很重要，但如何做到呢？这里有一些简单的入门方法。
 
● 制定沟通计划

持续、及时的沟通是项目可见性的关键。创建一个沟通计划，规定谁应该在项目的不同阶段沟通什么。计划应明确：由谁进行沟通、何时发送、向谁发送信息以及使用哪种沟通渠道。
 
● 发送一致的状态报告

要在项目整个生命周期中保持可靠的信息，就需要定期提交状态报告。创建定期项目状态报告，以便任何人都能随时访问。将它们发送给利益相关者，并将其存档以供其他团队在以后的项目中参考。
 
● 使用项目管理软件

正确的技术可以轻松提供团队所需的关键可见性，以确保每个项目的成功，尤其是在业务和工作量增长的情况下。8Manage PM项目管理软件支持项目全生命周期管理，可以帮助你跟踪任务和项目的时间、成本、资源、风险等方面，让每个人都能了解项目每个阶段的真实状态。
 
在8Manage系统中，你可以随时随地轻松规划、捕获、管理和报告工作，使团队提高效率并完成更多工作。通过汇总报告、实时仪表板和自动化工作流程，报告关键指标并实时了解工作情况，8Manage PM可让团队保持联系并了解情况。
 
你还可以利用8Manage PM分配工作和关键里程碑的所有权，并设置提醒和截止日期，这样就能确保项目按计划进行以及按时实现关键目标，并在需要时为团队提供支持，甚至为将来更顺利的项目进行规划。
 
● 指定项目经理

要充分执行任务授权和有效沟通，最好有一个专门的项目经理来负责，尤其是在项目冗长或复杂的情况下。
 
● 有目的地召开会议

持续的沟通是很关键，但确保战略和状态会议提供价值也很重要。在项目开始时，要确定方向和愿景，沟通目标，并为项目进度表收集必要的信息。随着项目的进展，继续通过会议持续提供信息。
 
● 提供共享资源渠道

无论会议多么有成效，团队仍然需要能够访问所讨论的信息，否则这些信息可能会丢失。将项目成功所需的所有资源集中到一个位置，如8Manage PM这样的软件中，让所有团队成员都能轻松访问。重要的是，确保所有资源都是最新的，并包括整个项目生命周期中发生的任何进展。
 
使用8Manage PM集中储存资源，有利于轻松传达决策、时间线更新和优先级调整，让项目团队始终处于同一页面上。
 
结语
 
有了正确的战略，项目可见性就很容易实现，并对项目和团队的成功大有裨益。借助8Manage PM这样的实用项目管理软件，实现真正的可见性就不是什么难事了。快来联系我们申请免费试用，体验让团队保持一致并步入正轨是多么轻松简单。