如何有效跟踪项目进展以取得成功？

据项目管理协会报告，大约有 15%的项目被认为是彻底失败的。而那些成功的项目中，近一半未能按时完成，43%的项目超出预算，32%的项目在产品交付的某些方面存在不足。
 
时间、资金和产品是项目管理中最常见的三个绊脚石，那么如何才能在这些方面取得成功呢？
 
答案是：跟踪项目进度。这听起来似乎很简单，项目进度监控做得好可以决定项目成败。只要稍加用心，你就能带领团队成功完成项目。

跟踪项目进度面临的挑战
 
虽然及时了解项目进展情况很重要，但这通常也很困难。以下是导致难以跟踪项目进度的几个挑战：
 
许多项目往往没有详细的计划和文件记录
项目任务分配有时很随意，导致跟踪困难
许多项目缺乏适当的沟通，每个人都无法达成共识。
有些项目没有经常召开更新会议。
 
只要改善上述一个或多个境况，就能克服项目跟踪方面的挑战。
 
如何有效跟踪项目进度
 
跟踪项目进度可以是多种方法的组合，通过制定流程并提前规划，你可以为成功做好准备。以下是在项目管理中有效跟踪项目进度的五个技巧：
 
1. 团队合作
 
团队中的每个人都有同样的愿景：一个成功的项目。考虑到这一点，通过召开启动会议、分享你的愿景和客户的动机以及征求团队的意见，让每个人都参与进来。
 
尤其重要的是，你的项目团队成员要为制定目标做出贡献，因为实现项目目标在很大程度上取决于这些人。
 
2. 利用报告工具监控项目进度
 
利用项目管理软件自动生成进度报告非常有帮助。8Manage PM项目管理系统中的项目报告功能只需点击几下，就能为你提供准确的信息，不再需要人工单独评估最后期限的进度或尝试计算完成百分比。
 
3. 制定好目标
 
好的目标是现实的、明确的、可衡量的。写下项目目标的粗略图，然后检查它们是否符合以下要求：
 
现实：有远大的目标是好事，但一定要保持现实。问问自己：我们能用分配给我们的时间和资源完成这个目标吗？
 
明确：许多项目经理认为，缺乏明确的目标是项目失败的最常见原因。请确认项目团队是否清楚被要求做什么，团队中的每个人是否都明白。
 
可衡量：仅仅说 "及时完成第一阶段 "或 "提高产能 "是不够的。你需要具体的数字。确定第一阶段应在什么日期完成，并确定能力的基准、可接受和理想数字。确认好团队是否有可量化的指标来评判每个目标。
 
4. 让项目显而易见
 
促进项目成功的最佳方法之一就是让团队中的每个人都能看到项目。当团队能够看到他们帮助建立的目标以及在实现这些目标方面取得（或未取得）的进展时，将极大地激发他们的积极性。
 
看板方法是一种简单有效的可视化工作流程组织系统。它有助于防止瓶颈，鼓励渐进式改进，并根据可用能力平衡需求。
 
首先，确定工作流程的步骤或项目阶段，并为每个步骤或阶段创建一栏。其次，为需要完成的每项任务或项目内容创建一张卡片。第三，将卡片放入代表每个任务或项目在工作流程中所处位置的列中。当任务从一个阶段转到下一个阶段时，将卡片移到下一列，直到完成工作流程的所有阶段。
 
团队中的每个人都可以一目了然地看到任务在各个阶段的进展情况。这可以让每个团队成员知道谁在等待、谁需要帮助、哪些任务已经晚了，以及下一步需要做什么。
 
5. 定期与团队沟通
 
为自己制定一个项目时间表，检查与团队共同制定的目标。截止日期是显而易见的重要节点，但如果等到截止日期，再想纠正就为时已晚了。与其采取这种被动的方法，不如主动出击。
 
在整个项目过程中，为自己设定定期评估进度的时间间隔。这样就可以及早解决问题，使项目步入正轨。
 
建议：使用项目管理软件
 
一款优质的项目管理软件可以让你的项目与众不同。广受赞誉的项目管理软件8Manage PM集成了一系列项目管理功能，是一款全面的项目管理工具，可让你和团队有效协作、使用看板进行可视化、生成报告等等。
 
通过待定截止日期通知和任务超时测量，8Manage PM使跟踪变得轻而易举。此外，它还提供各种视图和实时视图，以便更快地获取所需的信息，让你不再需要费力跟踪。
 
● 完整的审计跟踪，项目计划与执行实时同步
● 支持看板，通过“完成”、“进行中”和“暂停”来明确状态
● 提供多种视图和报表来可视化项目
● 简化沟通流程，实现整个组织的无缝沟通
● 通过实时仪表板每周报告，随时访问报告
● 项目风险与问题及时上报预警
● 随着项目的进展，让利益相关者了解情况
 
8Manage PM项目管理软件可帮助团队更高效地协作和工作，同时为经理提供所需的透明度，以确保一切都按计划和预算进行。时间跟踪、任务跟踪、资源管理、团队管理和许多其他关键功能都存在于8Manage这个统一平台中。
 
跟踪你的项目以取得成功
 
项目失败有多种形式：时间安排混乱、预算超支、交付质量低劣、最终用户不满意、流程效率低下、沟通不畅——这样的例子不胜枚举。这就是为什么跟踪项目进度对于成功至关重要。通过正确的方法、工具和指标，项目跟踪可以指导团队的行动，甚至可以在问题出现之前向你发出警告。
 
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