计费时间与非计费时间：工时表如何帮助你平衡两者？

正确分配时间是企业管理员工的必要条件，这意味着了解并了解如何管理计费时间和非计费时间。更重要的是，需要能够在两者之间找到适当的平衡，这样才能最大限度地提高生产力、消除业务中的低效率并提高利润。

什么是计费时间和非计费时间？
 
听说过这些术语，但不太清楚它们的含义？我们先来给它们下个定义。
 
计费时间
 
计费时间是指与项目直接相关的工时。顾名思义，就是在部分或全部工作完成后，你向客户开具账单或发票的工时。计费时间的工作包括：
 
● 进行研究和收集背景资料
● 制定项目计划和时间表
● 完成你受雇完成的工作
● 参加会议和访谈
● 执行客户要求的变更
 
如果你是一名网站开发人员，你的计费时间将包括规划、设计和编码网站所花费的时间。如果你是一名会计师，你将为分析客户财务状况、审计客户账目并提出建议所花费的时间收费。
 
非计费时间
 
非计费时间是指花在与工作相关的任务上的时间，但无法向客户收取费用。他们仍然在工作，但不适合将这些时间列为发票上的细列项目。这些工作包括：
 
● 制定建议和推介
● 亲自或在线营销你的业务
● 参加培训课程或活动，以提高你的技能或知识水平
● 报价、开具发票、处理付款和其他行政任务
● 修正客户不负责的错误
● 超出项目范围的工作
 
如何记录计费时间
 
理想情况下，一个员工的利用率应在 60% 至 80% 之间。这意味着一个员工最多有 80% 的时间用于计费工作（对于许多人来说，这可能是一个很难实现的目标）。剩下的 20% 左右可以、甚至应该是非计费时间。
 
但如何真正知道自己的计费工作时数呢？
 
只是靠猜测吗？试着回忆一下过去做类似项目花了多长时间，然后据此报价并开具发票？这当然是一种方法，但可能不是最好的方法。你很可能最终低估了自己的时间，最终造成损失。
 
更准确的方法是使用工时表软件来跟踪你的时间。与记忆或手动 Excel 电子表格相比，一款实时运行的工时表软件（如8Manage工时表）能更可靠地告诉你某项任务花费了多长时间。有了可靠的信息，你就能保证你的报价和发票对客户和你都是公平的。
 
如何减少非计费时间
 
要保持较高的计费时间，就必须合理减少非计费时间。以下是一些计费时间最佳实践，可帮助你减少非计费工作时间。或者，更好的做法是，将其纳入你的计费时间中。
 
1. 决定哪些是计费时间，哪些是非计费时间
 
计费时间与非计费时间之间的区别并不总是一目了然。比如，开车去见客户算计费时间吗？简短的电话呢？如果客户取消预定的会议令你遭受损失又该如何计费？
 
这些没有统一的答案。收取什么费用取决于你，以道德且真实、客户能接受的以及你所在行业的标准为指导。律师和咨询师在项目上花费的每一分钟都要收费，有些企业在每张发票上都加收固定的管理费，这些都是出了名的。这并不是说你应该照搬这些做法，而是要注意不要让计费时间从你身边溜走。
 
不过，如果你要对取消的会议收费，请确保事先与客户沟通清楚，并在合同中注明。意想不到的费用会破坏已建立的关系。
 
2. 使用自动时间跟踪软件
 
跟踪自己的时间是牢牢掌握计费时间的最佳方法之一，可以帮助你了解自己有多少时间花在了没有报酬的工作上。
 
那些来回发送的电子邮件，那些 "只需要一分钟 "的任务……这些琐碎事情加起来有可能是几个小时的工作量。如果没有自动化软件，就不可能准确了解每一分钟的去向。先进的8Manage工时表软件可以帮助你捕捉每一个细节，让员工承担责任并捍卫你的业务：
 
● 跟踪每位员工在特定工作、任务或项目上花费的时间。
● 查明诸如走更长的路线、延长休息时间或在特定站点花费可疑时间等行为。
● 有效管理你的员工队伍
 
8Manage 支持定义项目和非项目的工作类型（例如假期，招聘，系统支持等），并根据不同的工作类型、项目、工作、员工级别或个人来跟踪员工的时间。同时，8Manage 可追踪员工的上班闲置时间与使用率，帮助管理者快速有效地作出准确的决策。
 
3. 依靠报告
 
时间跟踪报告是非常有价值的工具。它能让你以可操作的方式深入了解你是如何花费时间的、如何计费的，以及是否盈利。它还能帮助你发现错失的机会，如是否忽略了应获得报酬的计费时间。
 
每周或每月（最好是在开具发票之前），确保报告中的工作时间总量与你的计费时间总量相等。还要查找尚未分配给项目的活动和任务。这些活动是否仍然可以向客户收费？如果可以，就添加上去。如果不能，请记得定期查看报告。纠正这一点有助于提高你的计费工时，并确保你获得公平的报酬。
 
8Manage 工时表软件提供的交互式实时报表生成功能，可帮助管理者更准确更高效地分析资源的时间使用情况，从而使企业更好地管理其宝贵资源。
 
从现在开始记录并跟踪工时
 
牢牢掌握计费和非计费时间有助于企业提高工作效率、正确开具发票并确保业务成功。
 
虽然有很多方法可以在两者之间找到平衡，但首先都要准确了解员工的时间都花在哪里。掌握了这些信息后，你就可以开始采取措施，确保工作尽可能有效并尽可能多地计费。
 
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