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采购付款流程中的三向匹配是什么？有什么作用？
如果你的企业有高达 2% 的付款是重复的、收取了错误的金额或其他错误，你会怎么办？根据行业调查数据，许多企业都存在这种情况。企业必须确保其应付账款部门核实其支付的每张发票的合法性和准确性。这就是三向匹配的用武之地。企业使用这种对账方法来检测虚假发票、挪用公款、计算机故障或人为错误。通过这样，他们就可以防止未经授权的付款。
在应付账款中，三向匹配是一种内部控制流程，可确保发票、采购订单和收货报告都具有一致的细列项目详情。
这一审批流程的目的是确保每张发票都与采购订单上列出的订购产品和金额一致。然后，确保与交付给收货部门并列在相应收货报告中的货物相符。该付款流程确保每次交付的货物都与原始订单相符。
为什么要使用三向匹配？
在采购部门实施三向匹配流程的主要目的是降低成本。这是一项省钱措施，确保企业不会支付过高的费用。三向匹配之所以有意义，有以下几个原因：
● 消除发票错误。即使交易双方都很谨慎，错误可能会发生。供应链的波动可能导致延期交货和替换，或者人工输入可能导致价格计算出现偏差。三向匹配创建了一个人人都能从中受益的问责制度。
● 有助于识别欺诈行为。将每批货物与其采购和发票单据联系起来，通过流程转移虚假或夸大的发票将变得更难。它使问题更容易发现，并为研究采购欺诈行为提供了审计线索。
● 消除重复付款。将发票与会计数据挂钩，可以创建一个从采购到执行再到付款的清晰链条。通过确保每张发票都有归属，企业可以避免成本昂贵的重复支付，并节省寻求退款所需的时间和研究工作。
● 增强对数据的信任。混乱的流程会导致怀疑和沮丧。通过为每笔采购建立明确的内部控制，会计和财务团队可以信任他们在报告中提供的数字，执行团队也可以信赖根据这些数据创建的财务报表。
三向匹配还有简化簿记和审计的好处。通过集中所有历史订购和匹配数据，你可以了解其他采购情况，完善报告流程，并更快地发现问题和异常。
手动三向匹配流程的实际成本
选择采用三向匹配的企业主要是为了减少错误、识别非法活动和节省开支。然而，如果采用手动流程，即使做出很多努力，企业最终的处理成本往往也会高得多。
请看权威机构 Ardent Partners 最近关于年度会计报告和发票处理的一些研究结果：
● 人工处理发票的平均成本为 9.25 美元
● 超过 20% 的发票存在异常，需要花费时间和金钱来纠正
● 每 10 家受访企业中就有 4 家（38%）在过去 12 个月内报告过商业欺诈行为
在努力避免多付款的同时，手动发票匹配的支出可能会导致数千甚至数百万美元的额外处理成本。
三向匹配自动化如何提供帮助
从使用纸质发票的手动采购流程转向完全自动化系统的企业，已经取得了令人出乎意料的成果。它们充分证明了三向匹配流程自动化的价值和功效。请看一些成功转到自动化三向匹配的企业的成效：
● 应付账款成本节省 90%
● 应收账款支出减少近一半
● 发票错误减少 37%
● 发票处理成本平均降低 29%
● 每月发票超过 1 万张的企业节省了 30 万元
使用8Manage SRM自动化三向匹配流程
如果实施得当，正确的软件工具可以为你节省时间，避免不必要的复杂采购流程占用你的日程安排。这样，你和团队就可以高效地完成更多更有价值的工作。
许多企业都很难跟踪哪些供应商获得了审批、所有产品都从哪里订购以及何时交货。从不同站点的多个供应商处采购，并完成多个结账流程可能会很混乱。而有了正确的自动化解决方案，这些问题都可以轻松解决。
一站式的端到端采购管理软件8Manage SRM旨在简化端到端采购流程，并消除劳动密集型和繁重的管理流程。8Manage SRM将三向匹配自动化作为采购到付款流程的一部分，为企业提供电子采购、电子招投标、供应商管理、订单及合同管理等，大大提升采购流程效率。
● 将订单和供应商数据集中到一个平台中
● 供应商审核及绩效评价
● 直接通过系统创建采购订单
● 自动接受电子发票
● 在采购订单、交货单和发票之间进行自动三向匹配
● 自动化发票审批和付款流程
● 从平台内报告所有这些活动
8Manage SRM简化工作流程的实践
某建筑行业公司：全面可见性和订单连续性
某建筑行业公司在简化多个办公地点的采购和付款方面面临着重大挑战。通过实施集成的采购和支付流程，该公司提高了采购流程的可见性并消除了异常支出。用自动化流程取代手动三向匹配，使他们能够轻松处理数万张发票。此举为公司带来了更好的采购连续性、提高了与供应商的关系，并节省了大量成本。
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