如何有效跟踪员工时间：时间管理方法和工具

许多人认为时间追踪是一件麻烦事，会分散他们对主要职责的注意力。
 
员工不喜欢填写工时表，也不喜欢受到额外的监督；对于管理者来说，时间跟踪始终是一项额外的工作，要确保所有员工正确、按时地填写工时表。
 
但无论如何，对于大多数企业来说，时间跟踪是必须的。有的企业按小时向客户收费，有的则使用时间跟踪来分析团队的生产力。如果企业必须跟踪员工时间，那么使用高效的方法和工具就很有必要了。下面来看看哪些方法和工具可以轻松地为你提供必要的信息。

时间跟踪方法
 
企业会使用各种技术跟踪员工的工作时间，以下是一些常用方法。
 
1.笔和纸
 
一些企业仍在使用这种过时的时间跟踪方法。只用一支笔、一张纸和一个秒表，来测量并记录下完成一项任务所需的时间。
 
优点
● 易于使用
● 无需特殊工具或培训
● 无需前期费用
 
缺点
● 缺乏透明度、安全性和洞察力
● 不准确、易出错且耗时，尤其是当客户要求提供明细表时
● 存在丢失或损坏纸张的风险，可能导致无法获得报告
 
2.电子表格
 
电子表格（最常用的是Excel）允许员工使用模板手动记录时间。这些模板包括记录上班和下班时间、活动、完成的任务和总工时的栏目。
 
优点
● 员工可快速分享并向经理发送报告
● 使用基本公式简单计算员工工时
 
缺点
● 手动输入数据耗费时间
● 难以生成和分析报告
 
3.打卡系统
 
这种方法非常简单，通常为上下班时使用密码、指纹或人脸识别打卡。它更像是一种考勤跟踪解决方案，而不是时间跟踪解决方案。
 
优点
● 简单明了
● 不必亲自输入他们的上下班时间
 
缺点
● 无法详细记录员工如何度过工作时间
● 安全和隐私问题
 
4.时间跟踪软件
 
时间跟踪软件凭着其可用性、经济性和灵活性的优势而越来越受欢迎。时间跟踪软件使员工能够使用计时器自动跟踪时间，或手动记录他们在各种任务上花费的时间。时间跟踪还可以成为更广泛的项目管理解决方案的一部分，你可以在其中监控完成任务所花费的时间。
 
优点
● 不费吹灰之力即可详细了解任务所花费的时间
● 实时可见性
● 根据员工工时表自动生成报告
 
缺点
● 员工可能会忘记开始追踪自己的时间
● 自动计时器缺乏用户是否在做与工作相关的事情的信息
 
为了解决上述问题，新一代时间跟踪软件8Manage 工时表帮助你清晰准确地跟踪所有员工的工作时间，包括项目及非项目活动，有效地提高员工的工作效率，实现精细化管理。
 
8Manage 的 WIP 时间跟踪提供很多有用信息，例如团队中的哪些人可以有效地完成哪些类型的工作, 这有助于团队更好地组织，通过合适的人合适的工作来实现更高的效率。
 
使用新一代时间跟踪软件的原因
 
许多人认为时间跟踪只是控制员工的一种方式。然而，它对企业和员工都有好处。
 
企业可以全面了解当前任务和花费在这些任务上的时间，评估员工的工作效率，并为客户准备时间报告。反过来，员工也可以分析自己的工作效率，优化自己的日常日程安排，在更短的时间内完成更多任务。
 
以 8Manage 工时表为例，让我们来详细了解一下时间跟踪软件的作用。
 
-了解员工在做什么
 
使用8Manage 工时表这样的时间跟踪软件不仅可以了解总的工作时间，还可以了解工作时间的使用方式和内容。它可以提示员工工作时间的使用是否高效、是否拖延、是否分心，或者员工是否在正确的项目上，是否对当前的优先事项进行了适当的管理。
 
了解员工浪费了多少时间，并确定哪些是浪费时间的行为，对于改善企业流程和工作习惯非常有用。另一方面，详细记录工作进度的员工能够更好地管理时间，从而提高工作效率。
 
8Manage 工时表提供了一个实时概览，可以了解到每个员工的详细工时表，以及每个客户和项目的统计数据。
 
-计划和改进预测
 
提前规划资源是至关重要的。当你知道每天花在一个项目上的时间，你就可以估计需要多少人手。
 
在8Manage 工时表中，你可以创建一个项目计划，并估算计划中的每一个任务/里程碑。当员工开始将他们的时间添加到相应的任务中时，你会得到一个最初估计的时间和成本与花费的时间和实际支出的总览。因此，经理可以了解哪些任务经常被低估或高估，并随着时间的推移提高估算的准确性。
 
另外，8Manage 提供的交互式实时报表生成功能帮助管理者更准确更高效地分析资源的时间使用情况，从而能制定出有效的方案更好地管理宝贵的资源。
 
-将任务分配给合适的人
 
要想最大限度地提高员工的工作效率，就要先了解其优缺点。8Manage 工时表可以通过分析员工在任务中的表现，并将其与其他需要不同技能的任务进行比较，帮助确定员工是否被分配了与其技能相匹配的任务。
 
8Manage的员工工作量视图是你了解每个员工计划从事的项目和任务以及何时工作的窗口。在分配新任务时，你可以查看每个员工在任务日期范围内的可用小时数，了解他们是否有可用于项目的时间。
 
结论
 
时间跟踪不仅有助于向客户收费和准备工资单，还能发现关键的运营指标。先进的时间跟踪软件所收集的数据可帮助企业做出更明智的决策，并充分利用员工在工作时间内所花费的时间。
 
如果你正在寻找合适的时间跟踪软件，不妨考虑 8Manage 工时表。它支持工时表与项目管理一体化，并且在核算人工成本、考核员工绩效以及优化资源分配等方面有着无法比拟的优势。详情可联系8Manage申请免费试用。