项目日程管不好，大家总有冲突？有了这些方法，轻松避免！

在基于项目的业务中，日程安排冲突是一个不争的事实。从需求资源的意外重复预订，到日程表蠕动和员工生病，有很多原因会导致日程安排冲突。
 
日程安排冲突的问题在于它们具有很强的破坏性。通常它们会导致日常的延误。最坏的情况，它们会导致项目停滞，成本增加，甚至破坏交付成果。
 
什么是日程安排冲突？
 
日程安排冲突是指一个人被分配同时做两件事。这可能是从单个任务到整个项目的任何事情。  

举个例子，某人同时被预订了一次员工会议和一次客户会议。或者计划同时进行项目 A 和 B。

显然，工作人员一天只有一定的时间。因此，除非你期望他们加班很多，否则他们将无法同时做这两件事。作为项目经理，你有责任解决这样的冲突。 
 
项目日程安排冲突的五种类型
 
在专业服务、咨询和机构中，时间安排冲突很常见。这是因为有很多人、项目和任务需要协调。 
 
项目进度有时不可避免地会变得混乱，尤其是当你没有强大的内部资源调度系统的时候。下面是基于项目的企业中常见的五种冲突类型。
 
1、重复预订
 
当同一资源同时安排到两个任务或项目时，会意外发生重复预订。当你对谁被安排做什么，什么时候做，没有足够的可视性时，这是个很容易犯的错误。
 
2、不可用的团队成员
 
员工可能休年假、接受培训或生病而变得不可用。你可能会把任务分配给不可用的员工，或者为时间紧迫的任务预订不可用的时间段，从而在任务未完成时造成混乱。
 
3、临时项目
 
临时项目是未计划且未出现在原本工作计划中的项目。它们的出现可能是由于新的市场机会、老板的突发奇想或任何人为无法控制的事情，例如紧急错误修复。如果你已经满负荷工作，这可能导致日程安排冲突。 
 
4、进度延误
 
项目进度可能会延误的原因有很多。也许是一项任务比预期的要花更多时间、客户更改项目范围，或者项目预测可能不准确。当发生这种情况时，你可能需要更长的时间或在不同的时间使用你的资源。如果他们也被分配到其他项目，就会发生日程安排冲突。
 
5、资源容量问题
 

团队成员在工作周中只有一定的工作时间，你需要知道他们有多少工作能力以及何时工作。否则，你可能会不小心超额预订资源。这可能会导致任务花费的时间比预期的要长、计划延误和计划冲突。

 
如何防止和处理日程安排冲突？
 
掌握资源调度的方法
 
资源调度是识别项目所需资源并将其分配给项目的过程。简而言之，就是在正确的时间将正确的人员分配给正确的任务，这样你就能按计划、按预算、按客户要求交付项目。这对基于项目的企业的成功是相当基本的。
 
要有效地分配资源，您需要访问有关所有资源的实时信息
• 技能和资历
• 可用性或分配 
• 当前的容量
 
有了这些信息，就没有什么借口会造成为人为的时间安排冲突了（除了临时项目或员工生病等意外情况）。但是，许多企业通过使用过时或不适合的软件（例如在电子表格中管理资源可用性），破坏了此流程的有效性。 
 
电子表格的问题是，信息往往是过时的，而且需要时间来提取你需要的信息。精明的企业会使用资源规划软件，比如8Manage PM，来永久解决资源冲突。
 
理解容量和利用率
 
当你考虑容量时，通常认为员工的容量是其工作时间的 100%。但事实并非如此。根据专家 Robert Handler的说法，将资源调度到 80% 的容量是最佳的。 
 
为防止调度冲突，你需要密切关注资源利用率以确保它们没有被过度利用，即调度或工作量超过 80%。在这段时间内，你应该预计他们大约 80% 的时间用于计费使用，另外 20% 用于会议、电子邮件、培训等。
 
创建一个集中的资源日历
 
资源日历的目的是将你的资源库集中在一个地方，并提供每个人的预订情况的鸟瞰图。它可以帮助项目经理：
• 了解他们团队的日程安排
• 查看是否有人分配过多或不足
• 发现即将发生的任何日历冲突
 
它还有助于将任务重新分配给其他团队成员，因为你可以看到谁有时间和技能来承担任务。 
 
解决日程安排冲突的项目管理软件
 
毫无疑问，日程安排冲突会严重降低生产力并影响项目盈利能力。 好在有项目资源管理解决方案可以解决这个问题。
 
8Manage PM项目管理软件就是这样一种解决方案，凭着十多年深耕行业的实践经验，它受到数百家公司的信赖，可以更有效地管理他们的资源并带来更高的利润。

• 计划和调度——了解可用资源和可用时间
• 可用技能和所需技能——评估每个人的技能以及是否需要添加额外的技能（或人员）
• 资源利用——了解已经在哪里投入资源以及这些分配是否合适
• 资源能力——了解真正的工作能力，认识到并非所有时间都可以利用
• 资源优先级和分配——确定那些需要最多注意力和专业技能的优先计划

当资源冲突发生时， 8Manage PM会第一时间针对受影响的项目发出提醒，并提供资源搜索让受影响的项目经理重新搜索和分配受影响的资源。系统还提供谈判工具, 让受影响的项目经理通过沟通和谈判解决冲突。

此外，8Manage PM 资源管理可以让你的团队在任何地点协同工作，共享关键信息并进行有效沟通。这种完整的可见性创建了更加连贯的工作流程，并允许以最高效率跟踪资源。
 
8Manage PM项目管理软件不仅解决代价高昂的冲突，它还具有全面的项目管理功能，覆盖计划、范围、质量、成本、变更、风险等方面，使你的整个基于项目的业务更加高效和敏捷 ，增加额外工作的能力，提高资源成本的投资回报率，并保护项目利润率。详细方案可联系8Manage申请免费试用。